Erstberatungsbrief: Umsatzsteuer-Nachschau / Umsatzsteuer-Nachschau

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

die Umsatzsteuer ist als Verbrauchsteuer von wesentlicher Bedeutung für das Steueraufkommen in Deutschland. Dementsprechend ist sie schon seit längerer Zeit Prüfungsschwerpunkt der Finanzbehörden. Ein besonderes Prüfinstrument der Finanzverwaltung ist die Umsatzsteuer-Nachschau. Weil die Prüfer jederzeit unangekündigt bei Ihnen vor der Tür stehen können, sollten Sie die wesentlichen Besonderheiten dieser fiskalischen Kontrolle kennen. Sofern Sie wünschen, kann ich/können wir gerne weitergehende Einzelheiten und Ihr Verhalten im Ernstfall in einem gesonderten Beratungsgespräch erörtern.

Keine Prüfungsankündigung erforderlich

Von den Betriebsprüfungen bzw. Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sind Sie es gewohnt, rechtzeitig vor Beginn der Prüfung eine entsprechende Anordnung der Finanzverwaltung zu erhalten. Diese "Vorwarnzeit" haben Sie bei einer Umsatzsteuer-Nachschau nicht. Die Finanzbeamten haben nämlich vielmehr das Recht, ohne vorherige Ankündigung Grundstücke und Räume Ihres Unternehmens während der Geschäfts- und Arbeitszeiten zu betreten (§ 27b UStG). Theoretisch kann es Ihnen also jederzeit "blühen", dass ein Umsatzsteuer-Sonderprüfer bei Ihnen klingelt und einen bestimmten Sachverhalt im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau gezielt erforschen möchte. Allerdings ist dem Beamten lediglich das Betreten der geschäftlichen Räume erlaubt, durchsuchen darf er Ihr Anwesen nicht. Auch muss der Prüfer glaubhaft machen, dass er Prüfungen vornehmen oder Feststellungen treffen will. Eine reine Besichtigungstour ohne besonderen Anlass ist ihm nicht erlaubt. Sie sollten auch wissen, dass der Prüfer im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau grundsätzlich nicht berechtigt ist, Ihre privaten Wohnräume gegen Ihren Willen zu betreten.

Anlass der Umsatzsteuer-Nachschau

Als einer der häufigsten Anwendungsfälle der Nachschau bezeichnet die Finanzverwaltung Existenzprüfungen bei neu gegründeten Unternehmen. Die Prüfer sollen sich vor Ort vergewissern, ob das Unternehmen, das in der Anfangsphase regelmäßig hohe Vorsteuerbeträge geltend macht, überhaupt unter der offiziellen Firmenanschrift existiert. Auch wird geprüft, ob bestimmte (kostenintensive) Anschaffungen mit Vorsteuerabzug wirklich getätigt wurden, also z. B. teure Maschinen tatsächlich auf dem Werksgelände stehen. Die Gefahr einer Umsatzsteuer-Nachschau ist demnach insbesondere dann erhöht, wenn plötzlich sehr hohe Vorsteuerbeträge angemeldet werden. Außerdem bedient sich die Finanzverwaltung des Instruments der Nachschau zwecks Erledigung von Auskunftsersuchen zum Vorsteuerabzug anderer Finanzämter oder von Amtshilfeersuchen anderer EU-Mitgliedstaaten.

Ablauf einer Umsatzsteuer-Nachschau

Sobald der Prüfer bei Ihnen vor der Tür steht und mit der Nachschau beginnen will, muss er sich ausweisen. Darauf sollten Sie immer bestehen. Kann sich der (vermeintliche) Prüfer nicht ausweisen oder ist der Ausweis abgelaufen, sollten Sie ihm keinen Zutritt gewähren. Ist der Ausweis jedoch nicht zu beanstanden, müssen Sie auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen und Auskünfte erteilen. Im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau dürfen auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronische Rechnungen eingesehen werden. Sofern erforderlich, darf der Prüfer hierfür die bei Ihnen eingesetzten EDV-Systeme nutzen. Diese erweiterte Befugnis steht mit der Möglichkeit in Zusammenhang, den Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen auch dann in Anspruch zu nehmen, wenn diese keine qualifizierte Signatur enthalten. Sie müssen aber immer bedenken, dass sich Ihre Mitwirkung insoweit nur auf umsatzsteuerliche Gesichtspunkte beziehen muss. Sie sind nicht verpflichtet, Unterlagen vorzulegen oder Auskünfte zu erteilen, die sich auf andere Steuerarten (z. B. Einkommensteuer) oder Ihre Privatangelegenheiten beziehen. So müssen Sie z. B. nicht den Mietvertrag für die Geschäftsräume vorlegen, wenn die Vermietung umsatzsteuerfrei erfolgt. Auch muss der Prüfer Ihre Angestellten "in Ruhe lassen" und darf von diesen gegen Ihren Willen keinerlei Auskünfte einfordern. Außerdem sollten Sie dem Prüfer grundsätzlich keine Unterlagen aushändigen, die vergangene (umsatzsteuerlich bereits abgeschlossene) Zeiträume betreffen.

Nicht selten kommt es vor, dass Unternehmer in solchen Situationen keinen klaren Kopf behalten und Aussagen machen, die ihnen später zum Nachteil gereichen. Allein aus diesem Grund empfiehlt es sich, rechtzeitig mit mir/uns in Verbindung zu treten, um sich nochmals aus erster Hand über die Besonderheiten dieser Prüfungsform zu informieren.

Übergang zur Außenprüfung möglich

Sollten die bei der Umsatzsteuer-Nachschau getroffenen Feststellungen Anlass zu einer erweiterten Prüfung geben, kann das Finanzamt ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer ...