FG Düsseldorf Urteil vom 21.09.2004 - 9 K 1073/04 H (L)

Entscheidungsstichwort (Thema)

Excel-Tabelle kein Nachweis für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Leitsatz (redaktionell)

1. Die Erfassung der Privatfahrten von Arbeitnehmern mit firmeneigenen Kfz in einer Excel-Tabellenkalkulation erfüllt nicht die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, da durch dieses Programm nachträgliche Änderungen weder verhindert noch hinreichend dokumentiert werden.
2. Der Nachweis der inhaltlichen Richtigkeit der Aufzeichnungen kann nicht durch andere Beweismittel geführt werden.
3. Die 1%-Regelung ist auch dann anzuwenden, wenn zwar ein Fahrtenbuch geführt worden ist, diesem aber mangels Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen keine ausreichende Beweiskraft zukommt.

Normenkette

EStG § 4 Abs. 1, § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3, § 8 Abs. 1

Streitjahr(e)

2000, 2001, 2002, 2003

Tatbestand

Die Klägerin stellte ihren beiden Geschäftsführern in den Streitjahren 2000 bis 2003 jeweils firmeneigene Kraftfahrzeuge auch zur privaten Nutzung zur Verfügung. Zur Ermittlung der auf Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallenden Nutzungsanteile führten die Arbeitnehmer Aufzeichnungen mit Hilfe der Tabellenkalkulationssoftware Microsoft Excel. Sie erfassten in den Tabellenblättern jeweils zeilenweise für jede Fahrt den Wochentag mit Datum, den Anlass der Fahrt - aufgeteilt nach den Kategorien privat, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und geschäftlich - mit der jeweils zurückgelegten Streckenlänge und dem am Ende der Fahrt sich ergebenden Kilometerstand. Dabei wurden vereinzelt Fahrten mit der einfachen Fahrtstrecke erfasst, andere hingegen mit der summierten Strecke für Hin- und Rückfahrt, ohne dass dies unmittelbar aus den Aufzeichnungen kenntlich wäre. Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf den Inhalt der jeweiligen Tabellenblätter, die sich bei den Akten befinden, sowie der vorgelegten Excel-Dateien Bezug genommen. Die den nachträglich erstellten Aufzeichnungen zu Grunde liegenden Originalaufzeichnungen, wie etwa Terminkalender, wurden vernichtet.

Bei den Lohnabrechnungen berücksichtigte die Klägerin die geldwerten Vorteile in Höhe der durch die Aufzeichnungen ermittelten privat veranlassten Kosten. Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung für die Streitjahre erkannte der Beklagte - anders als in den Vorjahren - die Aufzeichnungen nicht als ordnungsgemäße Fahrtenbücher an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung. Mit Haftungsbescheid vom 1. Oktober 2003 nahm der Beklagte die Klägerin für Lohnsteuer i.H.v. 11.330,31 € und Solidarzuschlag von 632,17 € in Anspruch. Die Klägerin erhob am 3. November 2003 Einspruch, den sie im Wesentlichen damit begründete, dass der Gesetzgeber für die Ermittlung des geldwerten Vorteils anhand der tatsächlichen Kosten nicht mehr verlange, als ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Ein solches läge vor, wenn es inhaltlich richtig sei. Hilfsaufzeichnungen seien nicht aufbewahrungspflichtig. Die Fahrtenbücher seien durch ihre Arbeitnehmer fortlaufend und zeitnah geführt worden. Es sei kein gesetzliches Erfordernis, dass ein Fahrtenbuch so geführt werde, dass eine Manipulation ausgeschlossen sei. Auch bei Fahrtenbüchern in Papierform seien nachträgliche Änderungen möglich. Außerdem seien die Fahrtenbücher in Gestalt der Excel-Dateien in den Vorjahren anerkannt worden. Soweit einzelne Aufzeichnungen als unvollständig bemängelt würden, sei dies nicht zutreffend. Allerdings seien teilweise Hin- und Rückfahrten in einer Fahrt erfasst worden. Mit Einspruchsentscheidung vom 11. Februar 2004 wies der Beklagte den Einspruch als unbegründet zurück. Die elektronischen Aufzeichnungen seien nicht als ordnungsgemäße Fahrtenbücher anzuerkennen. Für die Führung elektronischer Fahrtenbücher sei zu verlangen, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert seien. Wenn kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorliege, sei die inhaltliche Richtigkeit der Aufzeichnungen nicht mehr zu prüfen, sondern der Nutzungsanteil nach der 1 % - Regelung zu schätzen.

Die Klägerin hat am 24. Februar 2004 Klage erhoben, zu deren Begründung sie ihr bisheriges Vorbringen wiederholt und vertieft. Ergänzend trägt sie vor, mit ordnungsgemäß könne nur ein inhaltlich richtiges Fahrtenbuch gemeint sein. Eine bestimmte Form habe der Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. Manipulationen seien immer möglich und sei es durch die Verwendung zweier identischer Programme.

Die Klägerin beantragt,

den Lohnsteuerhaftungsbescheid vom 1. Oktober 2003 in Gestalt der Einspruchsentscheidung vom 11. Februar 2004 aufzuheben,

hilfsweise die Revision zuzulassen.

Der Beklagte beantragt,

die Klage abzuweisen,

hilfsweise die Revision zuzulassen.

Er bezieht sich im Wesentlichen auf die Gründe seiner Einspruchsentscheidung und bestreitet die Richtigkeit der Aufzeichnungen.

Der Senat hat im Verfahren 9 V 387/04 mit Beschluss vom 19. Februar 2004 einen Antrag der Klägerin auf Aussetzung der Vollziehung abgelehnt. Dieser Beschluss ist mit Entscheidung des BFH vom 26. April 2004 au...