Eine Kaufmannsweisheit lautet: "Der Gewinn liegt im Einkauf." Im Zeitalter von 4.0 müsste sie allerdings lauten: "Der Gewinn steckt in den Prozessen." Je nachdem wie die Kanzleiprozesse strukturiert sind, steckt in ihnen eine Menge Geld, das entweder in die Kosten geht – oder in den Gewinn. Und das beginnt bereits mit der Aufnahme neuer Mandanten in der Kanzlei.
Die Mandatsannahme heute
Die Aufnahme eines neuen Mandats bewältigt jede Kanzlei im Freestyle, da keiner der Kanzleisoftware-Anbieter hier nennenswerte Unterstützung bietet. Also behilft man sich mit Tools, wie selbstgestrickten Checklisten oder Vertragsmustern, die irgendwann schon mal in anderen Fällen eingesetzt wurden, und andere ”Büro-Hacks”. Und natürlich sind die verwendeten Unterlagen so gut wie möglich verknüpft, aber trotzdem werden noch viele Daten händisch übertragen.
Dabei ist gerade zu Beginn des Mandats wichtig, dass die Weichen sauber und geordnet gestellt werden. Denn worauf kommt es letztlich an? Sicher, da ist der ”Nasenfaktor”. Aber das ist nicht alles. Primär benötigen Sie eine Reihe an Informationen über den Mandanten in spe. Und diese Informationen sind jedes Mal dieselben Grunddaten. Und dann müssen Sie den Beratungsbedarf ermitteln, und natürlich auch die Formalien wie Steuerberatungsvertrag, Vergütungsvereinbarung, Identifizierung nach Geldwäschegesetz (GwG) etc. erledigen. Letztlich sind das eine Menge Einzelschritte, die bei jedem Mandat annähernd gleich ablaufen. Und trotzdem wird in vielen Kanzleien mit jedem Mandanten das Rad mehr oder weniger neu erfunden.
Chatbots – eine zeitgemäße Lösung
Ein vielversprechender Ansatz, solche Probleme zu lösen, liegt in der Chatbot-Technologie. Ein Chatbot ist eine Software mit künstlicher Intelligenz (KI), die ein Gespräch (oder einen Chat) mit einem Benutzer in natürlicher Sprache führt.
Wenn Sie auf eine Webseite gehen und nach einer Weile poppt am Bildschirmrand ein kleines Fenster auf, in dem Sie gefragt werden, ob Sie Hilfe benötigen, dann sind Sie einem Chatbot begegnet. Gute Chatbot-Anwendungen führen den Anwender durch den Dialog und rationalisieren so die Interaktionen zwischen Menschen und Diensten. Gleichzeitig bieten sie neue Möglichkeiten, die Kundenansprache und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Eine gute Chatbot-Lösung sollte in der Lage sein, diese beiden Aufgaben effektiv zu erfüllen.
Der Virtual Guide Mandatsannahme
Der Virtual Guide Mandatsannahme (https://virtualguide.io) z. B. erfüllt diese Bedingungen. Er begleitet Sie und die Mandantin bzw. den Mandanten durch den gesamten Prozess der Mandatsannahme:
- Identifizierung (GwG) und Erhebung der Stammdaten
- Abbildung des Beratungsbedarfs und dessen Bepreisung
- Erstellung des Steuerberatungsvertrags nebst Vergütungsvereinbarung, der Vollmachten und Vereinbarungen (z. B. Allgemeine Auftragsbedingungen, Vereinbarung zum E-Mail-Verkehr, etc.)
In einem Dialog werden Sie durch den Prozess geleitet und haben am Ende eine gerichtsfeste Dokumentation von Auftrag und Honorar. Mit dem Virtual Guide Mandatsannahme stellen Sie sicher, dass Sie dabei alle wichtigen Punkte der Mandatsanbahnung im Blick haben: Gemeinsam legen Sie und Ihr Mandant den Beratungsbedarf fest. Sie haben die Gelegenheit, Ihre Leistungen zu erläutern und Ihr Mandant versteht den Arbeitsaufwand, der hinter dem Preis steht.
Fast schon ”nebenbei” erzeugen Sie elektronisch alle für das Mandatsverhältnis wichtigen Dokumente, wobei jeweils wirklich nur die benötigten Dokumente im erforderlichen Umfang erstellt werden.
Am Schluss haben Sie das gesamte Auftragsverhältnis dokumentiert und können die Auftragsdokumentation in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ablegen. Im Konfliktfall sind Sie also bestens gewappnet, denn Auftrag und Honorar lassen jetzt vor Gericht keinen Spielraum mehr für Interpretationen.
Autor: RA Hans-Günther Gilgan, Münster
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