Honorargestaltung für Steuerberater 07/2023 / 3 Kanzleimanagement: Veränderungen in der Kanzlei erfolgreich umsetzen

"Der Mensch ist ein Gewohnheitstier" sagt schon der Volksmund. Deshalb arbeiten viele Menschen nach dem Prinzip "Haben wir schon immer so gemacht". Auch Mitarbeiter stehen größeren Veränderungen am eigenen Arbeitsplatz zunächst meist skeptisch gegenüber. Bei dieser Denkweise besteht allerdings die Gefahr, Marktveränderungen nicht rechtzeitig zu erkennen und im Wettbewerb zurückzufallen.

Veränderungsbedarf erkennen

Die Steuerberatungsbranche unterliegt ständigen Veränderungen. Das Erkennen und Bewältigen dieser Veränderungen wird häufig als "Change-Management" bezeichnet. Eine wichtige unter­nehmerische Aufgabe jedes Kanzleiinhabers ist es, die Entwicklung der Steuerberatungsbranche zu beobachten.

Dazu können Branchenzeitschriften, Branchenmessen und Branchenstudien von Berufsverbänden oder Kreditinstituten herangezogen werden. Anhand dieser Branchenstudien kann sich jeder Kanzleiinhaber die Frage stellen: "Werde ich mit der derzeitigen Arbeitsweise und dem derzeitigen Dienstleistungsangebot auch in Zukunft wettbewerbsfähig sein? Oder gibt es Branchentrends, auf die ich unbedingt reagieren muss, um meine Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten?"

Zur Beantwortung dieser Frage ist auch eine kritische Betrachtung der eigenen Kanzlei erforderlich. Versetzen Sie sich in die Situation Ihrer Mandanten und fragen sich: "Wie würde ich mich als Mandant in meiner eigenen Kanzlei fühlen? Werden alle Beratungs- und Servicewünsche erfüllt? Wie verhält sich das Team im Mandantenkontakt?" Aus der Beantwortung dieser Fragen ergeben sich oft Ansatzpunkte für erforderliche Veränderungen.

Auch die Aktivitäten der (regionalen) Mitbewerber sollten regelmäßig beobachtet werden, um Handlungsbedarf in der eigenen Kanzlei rechtzeitig zu erkennen.

Veränderungsbedarf kommunizieren

Veränderungen durchzusetzen ist manchmal nicht einfach, solange in der Kanzlei "eigentlich alles ganz gut läuft" und noch kein akuter "Leidensdruck" besteht. In einigen Fällen werden Sie Ihre Mitarbeiter daher zunächst von der Notwendigkeit der geplanten Veränderungen überzeugen müssen. Erläutern Sie die Gründe für die Veränderung und verweisen Sie bei Bedarf auf die Marktstudien des Berufsverbandes oder auf die Aktivitäten anderer Kanzleien. Erklären Sie, dass Stillstand oft Rückschritt bedeutet und dazu führt, dass Arbeitsplätze in Gefahr geraten.

Unabhängig von konkret erforderlichen Einzelmaßnahmen können Sie auch in Mitarbeiterbesprechungen regelmäßig kommunizieren, dass wir in einer Zeit des schnellen Wandels leben und dass häufige Veränderungen im Berufsleben mittlerweile der Normalfall und nicht mehr der Ausnahmefall sind. Auf diese Weise schaffen Sie in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter ein generelles Verständnis für die Notwendigkeit von Veränderungen.

Mitarbeiter einbeziehen

Den meisten Menschen fällt es schwer, gewohnte Denk- und Arbeitsweisen aufzugeben. Bei Veränderungen fragt sich jeder Mitarbeiter instinktiv: "Welche Folgen hat diese Veränderung für mich ganz persönlich?"

Wenn derzeitige Arbeitsabläufe, Tätigkeitsbereiche, Arbeitszeiten oder "Besitzstände" in Frage gestellt werden, müssen Sie mit Widerstand aus dem Mitarbeiterkreis rechnen. Typische Reaktionen sind oft: "Warum sollen wir unsere bisherige Arbeitsweise ändern? Es läuft doch alles!" oder "Dafür fehlt uns die Zeit"! Rechnen Sie von vornherein mit derartigen Reaktionen. Bleiben Sie aber trotz dieser Widerstände gelassen und reagieren Sie nicht verärgert.

Zeigen Sie Verständnis für die Bedenken Ihrer Mitarbeiter, auch wenn Ihnen einzelne Argumente abwegig erscheinen. Wenn Sie sagen: "Ich verstehe Ihre Bedenken" bedeutet dies nicht, dass Sie derselben Meinung sind wie Ihr Gesprächspartner. "Ich verstehe" bedeutet in diesem Fall nur, dass Sie akzeptieren ("verstehen"), dass Ihr Gesprächspartner eine andere Meinung hat.

Greifen Sie Mitarbeiter auch niemals wegen abweichender Meinungen persönlich an. Die Diskussion sollte sich immer nur um sachliche Argumente ­drehen. Bauen Sie alle konstruktiven Anregungen in Ihr Konzept ein und bedanken Sie sich bei dem betreffenden Mitarbeiter für den Hinweis: "Sie haben Recht, vielen Dank für Ihren Hinweis. Das ist ein wichtiger Aspekt, den wir berücksichtigen müssen."

Machen Sie ggf. bei denjenigen Punkten Ihres Vorhabens Zugeständnisse, die den Kern Ihres Anliegens nicht gefährden. Sie werden Ihr Ziel leichter erreichen, wenn Ihre Mitarbeiter erkennen, dass ihre Bedenken ernst genommen werden und dass Sie sich kompromissbereit zeigen.

Bei manchen Veränderungen ist es auch möglich, Mitarbeiter durch eine "Testphase" zu überzeugen. Schlagen Sie vor, die neue Vorgehensweise zunächst über einen zeitlich begrenzen Zeitraum auszuprobieren und ggf. zur bisherigen Arbeitsweise zurückzukehren, wenn sich das neue Vorgehen nicht bewährt. Auch der Hinweis auf andere Kanzleien, die bestimmte Veränderungen bereits umgesetzt haben, kann zur Überzeugung der Mitarbeiter herangezogen werden.

Einwände vorwegnehmen

Bei größeren Veränderungen sollten Sie die Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter bere...