Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG, MwStSystRL Einführung in ... / 2.3.16 Aufbewahrung von Rechnungen

Rz. 330

Für Zwecke der USt kann der Steuerpflichtige grundsätzlich den Aufbewahrungsort der Rechnung bestimmen, sofern er den zuständigen Behörden auf deren Verlangen alle aufzubewahrenden Rechnungen oder Daten unverzüglich zur Verfügung stellt.^[1] Die Mitgliedstaaten ihrerseits können den Steuerpflichtigen zur Auflage machen, ihnen den Aufbewahrungsort mitzuteilen, wenn sich dieser außerhalb ihres Hoheitsgebiets befindet.^[2] Darüber hinaus können die Mitgliedstaaten inländischen Unternehmern zur Auflage machen, alle von ihnen selbst oder von ihren Kunden oder einem Dritten in ihrem Namen oder für ihre Rechnung ausgestellten Rechnungen sowie alle Rechnungen, die sie erhalten haben, im Inland aufzubewahren, soweit es sich nicht um elektronisch aufbewahrte Rechnungen handelt, die einen vollständigen Online-Zugriff auf die betreffenden Daten gewährleisten.^[3] Die Mitgliedstaaten können in diesem Zusammenhang vorschreiben, dass die Rechnungen in ihrer ursprünglichen Übermittlungsform verbleiben müssen. Darüber hinaus können die Mitgliedstaaten die Aufbewahrung im Drittlandsgebiet verbieten. Demnach besteht für die Mitgliedstaaten lediglich die Verpflichtung, den Steuerpflichtigen die Aufbewahrung ursprünglicher elektronischer Rechnungen im EU-Ausland zu gewähren. In diesen Fällen wird den zuständigen Behörden des Mitgliedstaats, in dem der Unternehmer ansässig ist, im Rahmen der Rechtsvorschriften dieses Mitgliedstaats und soweit dies für diesen Mitgliedstaat zur Kontrolle erforderlich ist, für umsatzsteuerliche Zwecke ein Recht auf elektronischen Zugriff auf diese Rechnungen und auf deren Herunterladen und Verwendung eingeräumt (grenzüberschreitender Datenzugriff).

Rz. 331

Die Auslandsaufbewahrung von Rechnungen betrifft nur das Umsatzsteuerrecht. Sollten in anderen nationalen Rechtsvorschriften^[4] für andere Rechtsgebiete entgegenstehende Aufbewahrungspflichten gelten (z. B. Inlandsaufbewahrung), bleiben diese unberührt. Muss ein Unternehmer für Zwecke der ESt sowie für umsatzsteuerliche Zwecke Rechnungen aufbewahren, läuft die Richtlinienregelung für die Aufbewahrung aus umsatzsteuerlichen Zwecken wegen der entgegenstehenden Regelung in § 146 AO (Inlandsaufbewahrung) regelmäßig ins Leere.

Rz. 332

Die Mitgliedstaaten können zum Nachweis des Vorsteuerabzugsrechts die Vorlage der Originalrechnung verlangen. Besitzt der Unternehmer diese nicht mehr, können sie andere Beweise zulassen, dass der zum Vorsteuerabzug berechtigende Umsatz tatsächlich stattgefunden hat.^[5]

[1] Art. 245 Abs. 1 MwStSystRL.

[2] Art. 245 Abs. 2 MwStSystRL.

[3] Art. 245 Abs. 3 MwStSystRL.

[4] Z. B. AO oder HGB.

[5] EuGH v. 5.12.1996, C-85/95, Reisdorf, Haufe-Index 60606, HFR 1997, 183.