Vollziehungsanweisung - VollzA / 19. - Aufnahme von Urkunden

(1) Bei der Vollstreckung hat der Vollziehungsbeamte auch Urkunden aufzunehmen, zum Beispiel Niederschriften, Quittungen, Nachweisungen, Rechenschaftsvermerke, Pfandanzeigen. Diese Tätigkeit erfordert besondere Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit. Jede Verletzung der Wahrheit - selbst in nebensächlichen Punkten - kann eine disziplinarrechtliche, unter Umständen eine strafrechtliche Ahndung zur Folge haben.

(2) Bei der Aufnahme von Urkunden hat der Vollziehungsbeamte vorbehaltlich besonderer Bestimmungen, die für einzelne Urkunden getroffen sind (z. B. Abschnitt 21 und 44 VollzA), die folgenden allgemeinen Regeln zu beachten:

1.	Urkunden können schriftlich oder elektronisch aufgenommen werden. Die Urkunde muss den Ort und das Datum der Aufnahme, den Namen und die Dienststelle des Vollziehungsbeamten sowie die Angabe "Vollziehungsbeamter" enthalten. Schriftliche Urkunden sind vom Vollziehungsbeamten zu unterschreiben."

2.

Die Urkunde, insbesondere auch die Unterschrift des Vollziehungsbeamten, muss leserlich sein. Es dürfen nur urkundenechte Tinte, Kugelschreiber mit Mine auf der Grundlage der Norm DIN 16554/ISO 12757-2 oder sonstige von den für die Finanzverwaltung zuständigen obersten Bundes- oder Landesbehörden zugelassene Schreibmittel, nicht dagegen Bleistift oder ein anderer Trockenstift, verwendet werden. Ein Stempel darf zur Unterschrift nicht gebraucht werden. Eine Pfandanzeige im Freien kann mit Farbe geschrieben werden.

3.	Radieren oder Überkleben ist untersagt. Bei Änderungen muss der ursprüngliche Text lesbar bleiben; Datum und Namenszeichen sind beizufügen.

4.	Urkunden aus mehreren Bogen oder Blättern sind zu heften oder in sonst geeigneter Weise zu verbinden.

5.	Bei der Aufnahme elektronischer Urkunden dürfen ausschließlich solche technischen Hilfsmittel verwendet werden, die von der zuständigen Bundes- oder Landesbehörde zu diesen Zwecken zugelassen wurden.

DIN-Normen, auf die in dieser Vorschrift Bezug genommen wird, sind im Beuth-Verlag GmbH, Berlin und Köln (www.beuth.de) erschienen und beim Deutschen Patent- und Markenamt archivmäßig gesichert.