Wie können Projekte rund um digitale Transformation in Steuerkanzleien gelingen? Auf die richtige Teamzusammensetzung kommt es an.
Veränderungen werden oft mit Projekten innerhalb der Organisation angestoßen. Damit diese Projekte nachhaltig etwas bewegen können, müssen sie von den richtigen Leuten angegangen werden.
Change Management: Es mangelt nicht an Initiativen
Aller Anfang ist schwer? Wenn es darum geht, neue Projekte ins Leben zu rufen, scheint dieser Grundsatz in vielen Organisation nicht unbedingt zu gelten. Vielmehr sprießen Initiativen und Projekte rund um die Themen Digitalisierung und zukünftiges Arbeiten wie Pilze aus dem Boden. Schnell werden vollklingende Projekttitel aufgesetzt und viele gute Ideen gesammelt. So weit, so gut.
Auf den Projektstart folgt die Ernüchterung
Nach einem euphorischen Start kommt mit dem hektischen Alltag allerdings oft die Ernüchterung und nach ein paar Monaten stellt sich heraus: Viel ist aus den guten Ideen nicht geworden und der anfängliche Tatendrang des Projektteams hat sich in Frustration gewandelt. Das Projekt ist in den Erinnerungen der meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verblasst und selbst das Projektteam trifft sich nicht mehr regelmäßig, noch arbeitet das Team an den sich selbst erlegten Projektaufgaben.
So bleibt von der Initiative nicht mehr als ein schön klingender Name und eine leere Hülle.
Damit der Zauber des Anfangs nicht schon nach ein paar Meetings verfliegt, lohnt es sich, ein besonderes Augenmerk auf die Zusammenstellung des Projektteams zu legen. Drei Rollen sind dabei entscheidend.
Diese drei Rollen dürfen in keinem Transformationsprozess fehlen:
Die Frau (oder der Mann) vom Fach
Ganz klar, ohne die fachliche Expertise ist es schwer, Neues zu implementieren. Wer beispielsweise seine Mandantenkommunikation digitalisieren möchte, braucht Know-how zu den passenden Kommunikationstools und Datenschutz.
Außerdem können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren tagtägliche Arbeit verbessert werden soll, am besten einschätzen, welche Neuerungen funktionieren und welche nicht. Im besten Fall bringen diese Fach-Promotoren schon viele Ideen in ein Projekt ein und können neue Ansätze gleich in der Praxis testen und Verbesserungen vorschlagen.
Der Organisator
Doch fachlicher Input ist nicht alles. Ein gutes Projektteam braucht mindestens eine Person, die den Prozess im Blick hat. Dieser Prozess-Promoter organisiert die Termine, protokolliert die Sitzungen und hält die Ergebnisse fest. Er schaut, dass das, was im Team besprochen wurde, auch realisiert wird und treibt das Team an. Zudem wirft diese Person immer wieder einen strengen Blick auf die Ergebnisse und benennt Probleme oder Herausforderungen.
Die Visionärin
Da die meisten Organisationen beziehungsweise Steuerkanzleien hierarchisch aufgebaut sind, ist für das Gelingen einer neuen Initiative auch der Rückhalt der Geschäftsführung beziehungsweise der Kanzleiinhaber von großer Bedeutung. Dieser Rückhalt sollte bereits bei der Zusammenstellung des Projektteams erkennbar sein. Ein Macht-Promotor macht sich für das Projekt stark, bringt eine Vision und Ziele mit in das Vorhaben und kann Ressourcen dafür gewinnen. Er oder sie trägt dazu bei, dass das Projekt Aufmerksamkeit bei der Geschäftsführung beziehungsweise den Partnern erhält und damit auch an Gewicht gewinnt.
Damit Projekte gelingen, müssen sie nicht nur aus guten Ideen schöpfen können, sondern auch Relevanz ausstrahlen und in einem gut organisierten Rahmen stattfinden können. Die drei Projektrollen machen das deutlich.
Reinhören: Im „New Generation Steuerberater“-Podcast spricht Anna Hinn, aus dem Bereich Innovation und Produktmanagement bei Haufe mit dem Kanzleistrategen Daniel Terwersche über E-Learning, Change-Management und digitale Transformation in der steuerberatenden Branche. Hier geht es zum Podcast. |