Mit digitalen Steuerplattformen können Unternehmen den normalen Geschäftsbetrieb auch in außergewöhnlichen Zeiten aufrechterhalten. Die Arbeiten finden in agilen Teams und im Home-Office statt. Plattformen werden zur Soforthilfe für steuerliches Compliance Management.
Der Druck auf die Steuerabteilungen der Unternehmen steigt: Das weltweite Geschäft bringt eine Vielzahl zusätzlicher steuerlicher Pflichten und Prozesse mit sich. Auch qualitativ und technologisch stellen die nationalen Finanzbehörden in Bezug auf Tax Compliance und Datenübermittlung immer höhere Anforderungen. Parallel dazu müssen Geschäftsmodelle angepasst, ERP-Systeme erweitert und die Finanzfunktion stärker in die Unternehmenssteuerung integriert werden – dies alles bei steigendem Kostendruck, knappen Personalressourcen und immer höheren Erwartungen an den Beitrag der Steuerfunktion zum Unternehmenserfolg. Die Bewältigung der aktuellen COVID-19- Krise kommt noch dazu. Welche Maßnahmen können Steuerabteilungen helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen?
Steuerplattform 4.0
In jedem Land gibt es eine Vielzahl von steuerlichen Hilfsmaßnahmen. Jedes Unternehmen muss diese identifizieren, deren Relevanz und die Voraussetzungen beurteilen, Informationen für die Beantragung zusammenstellen und in Zukunft ggf. Auflagen und Fristen tracken. Ob es sich um Verträge, Bescheide, Steuererklärungsunterlagen oder sonstige Unternehmensdaten handelt, alle wichtigen Unterlagen müssen jederzeit und von jedem Ort aus schnell und einfach aufgerufen werden können. Anträge auf Fristverlängerungen, Steuerstundungen oder Verlustrückträge können in einem koordinierten und qualitätsgesicherten Workflow bearbeitet werden. Selten ist der Wertbeitrag der Steuerfunktion so wertvoll und sichtbar. Wenn es darum geht, ein Unternehmen in unsicheren Zeiten durch die Krise zu navigieren, zählt vor allem Schnelligkeit.
Steuerplattformen wie die Tax Suite von EY, bestehen aus unterschiedlichen, frei kombinierbaren Bausteinen. Sie ersetzen in vielen Bereichen manuelle Eingaben durch automatisierte Prozesse und verfügt über eine Vielzahl von Schnittstellen zur Datenübertragung in Echtzeit: ob zur Berechnung der laufenden und latenten Steuern, zum Managen der Compliance-Vorgaben, zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung oder vielem mehr.
Steuerplattformen: Agiles Arbeiten auch im Home-Office
Bedingt durch die Auswirkungen von COVID-19 war und ist es für viele Steuerabteilungen notwendig, schnell und ohne größere Kosten digital arbeiten zu können. Darauf haben einige Anbieter von Steuerplattformen reagiert und Basisversionen ihrer digitalen Tax-Management-Anwendungen auf den Markt gebracht, mit denen Unternehmen die Basisfunktionen der Plattform nutzen können. Bei EY heißt diese Version zum Beispiel „EY Tax Suite Quick Start“. Der Vorteil ist, dass solche Plattformen in der Regel kostenlos oder gegen eine geringe Aktivierungsgebühr verfügbar sind.
Das Stichwort ist hier Soforthilfe: Mit externer Hilfe lässt sich in sicherer Umgebung eine stabile Infrastruktur nutzen, die Unternehmen kurzfristig implementieren können. Über eine gesicherte Internetverbindung kann jeder Mitarbeiter – auch aus dem Home-Office – direkten Zugriff auf die Plattform bekommen. Somit können Unternehmen in wenigen Tagen für ihre Steuerabteilung eine digitale Basis schaffen – ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor in einer Krise, in der schnell gehandelt werden muss, um das Weiterarbeiten der Steuerabteilung zu gewährleisten.
Diese Funktionen sollte eine Basis-Steuerplattform beinhalten
Unternehmen, die vor der Herausforderung stehen, ihre Steuerabteilung – durch COVID-19 bedingt oder nicht spielt dabei eine untergeordnete Rolle – digitalisieren zu wollen oder zu müssen, sollten aber darauf achten, dass die Basis-Versionen trotzdem die notwendigen Kernfunktionen einer Plattform sowie eine Visualisierung in Infografiken und eine Echtzeit-Berichterstattung enthalten:
- Individuelle Fragebögen, Checklisten, Aufgaben, Termine und Fristen sollten zentral und einfach koordiniert werden können.
- Bei Fragebögen oder Aufgaben sollte jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Dokumente hochzuladen.
- Jeder Benutzer sollte alle Aufgaben über einen zentralen Punkt ansteuern und ausführen können.
- Das Dashboard sollte automatisiert Termin-Erinnerungen versenden, damit keine Fristen oder Termine verpasst werden.
- Die automatisierte Konsolidierung von Antworten und der Export des konsolidierten Berichts nach Excel sollten es ermöglichen, alle relevanten Informationen auf einen Blick zu erhalten, Entscheidungen zu treffen und weitere Maßnahmen abzuleiten.
- Dashboards mit Überblick über die wichtigsten Vorgänge sollten es ermöglichen, bestehenden Handlungsbedarf zeitnah zu identifizieren.
- In zentralen Übersichten sollten die Mitarbeiter alle Dokumente einsehen, nach Stichworten suchen und nach Belieben filtern und so beispielsweise alle Dokumente auf einen Blick erkennen und aufrufen können.
Die Auswirkungen der Pandemie zeigen die Wichtigkeit der Digitalisierung von Kernprozessen der Steuerabteilungen auf. Mit einer Steuerplattform – sei es in der Voll- oder der Basis-Version – können Unternehmen schnell Voraussetzungen schaffen, um Datensammlungen in aktuelle Informationsquellen und echte Entscheidungshilfen für die Unternehmenssteuerung zu verwandeln. Durch die Digitalisierung und Automation einiger Prozesse eröffnen sich den internen Steuerspezialisten neue Freiräume für hochwertige Tätigkeiten anstelle von Routinearbeiten.
Über die Autoren:
Günther Hüttinger ist Partner bei EY Tax Technology and Transformation (TTT)und Leiter Intelligent Tax Automation für Europa, den Nahen und Mittleren Osten, Indien und Afrika (EMEIA). Dabei ist er verantwortlich für die Einführung von Robotik und Intelligenter Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz (KI). Er unterstützt seine Mandanten bei der Erarbeitung und Durchführung der Transformationsstrategie zur digitalen Steuerfunktion 4.0.
Jochen Würges ist Associate Partner bei EY Tax Technology and Transformation (TTT) und unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung der Steuerfunktion. Er ist verantwortlich für die Entwicklung von anwendungsorientierten Technologien, insbesondere der EY Tax Suite.