Steuerberater Thomas Teufel aus dem baden-württembergischen Mengen im Landkreis Sigmaringen ist einer der Pilotanwender der Steuerberaterplattform und des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs (beSt). Über seine Motivation, die ersten Erfahrungen und mögliche Ausbaustufen spricht er im Interview.
Herr Teufel, weshalb haben Sie sich als Pilotanwender bei der Entwicklung von Steuerberaterplattform und beSt engagiert?
In meiner Kanzlei verfolge ich schon seit einigen Jahren das Ziel, möglichst kein Papier mehr zu produzieren. Auf diesem Weg war die Kommunikation immer noch das Haupthindernis: Es gab bis dato keine Möglichkeit, mit Finanzgerichten per qualifizierter elektronischer Signatur zu kommunizieren. Deshalb habe ich unmittelbar auf eine Anfrage unseres Softwareanbieters reagiert, als dieser nach Pilotkanzleien suchte. Ein weiterer Aspekt war, dass die Anwendung ja ohnehin Anfang dieses Jahres verpflichtend wurde. Aus Erfahrung wusste ich, dass es oftmals sinnvoll ist, mehr Vorlauf zu haben, als es die gesetzliche Zeitschiene vorsieht.
Welche Schritte waren für den Start notwendig und wie verliefen diese?
Von der Anfrage Mitte 2022 bis zum Start der beta-Testphase im September ging es relativ zügig, ganz zu Beginn verzögerte sich lediglich die Registrierung etwas. Anschließend tauchte noch das Problem auf, dass der Chip auf meinem Personalausweis nicht funktionierte, ich einen neuen beantragen musste. Das ging aber, da wir hier in einer kleinen Stadt leben, schnell, innerhalb von zehn Tagen hatte ich den neuen Ausweis.
Welche Anwendungen konnten Sie anschließend unmittelbar zu Beginn nutzen?
Wir hatten ein Postfach auf der Plattform und konnten darüber untereinander im Kollegenkreis der Pilotkanzleien schreiben. Auch die Kommunikation mit dem Finanzgericht Nürnberg war rasch möglich, wir versandten Testseiten und stellten dabei fest, dass noch Schwierigkeiten bei der Registrierung bestanden. Diese wurden behoben.
Was die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden betrifft: Hier musste ich nicht viel Überzeugungsarbeit leisten, da es sich um eine Arbeitserleichterung handelt.
Wie verlief die Umstellung innerhalb Ihrer Kanzlei, in der Sie zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen?
Derzeit habe ich das Postfach mit zwei Zugriffen ausgestattet, neben mir kommuniziert ein weiterer Mitarbeiter darüber. Eine breitere Verteilung innerhalb des Teams ist momentan auch nicht notwendig, da ich ohnehin alles selbst freigeben muss, da ich der einzige Berufsträger bei uns bin. Die Implementierung und die Anpassung unserer Prozesse erfolgt schrittweise, da zu Beginn ja nicht klar war, wie die Anwendung genau strukturiert sein würde. Zu klären war etwa die Frage: Wie werden die Mails bei uns im System gespeichert? Das ist mittlerweile im Rahmen unseres DMS geklärt. Was die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden betrifft: Hier musste ich nicht viel Überzeugungsarbeit leisten, da es sich um eine Arbeitserleichterung handelt. 
Wie sieht diese Arbeitserleichterung genau aus?
Grundsätzlich so, dass niemand mehr Briefe ans Finanzgericht ausdrucken, kuvertieren und verschicken muss. Allerdings ist die Zeitersparnis im Moment noch sehr überschaubar, da wir erst drei Testfälle so abwickeln. Generell ist es natürlich so, dass sich auf diese Weise Fristen leichter einhalten lassen, man steht nicht mehr kurz vor zwölf am Faxgerät.
Eine weitere Gruppe, die ebenfalls in die Kommunikation via beSt integriert werden sollte, sind die Sozialversicherungsträger.
Welche Entwicklungsschritte – auch auf Seiten von Verwaltung und Justiz – wünschen Sie sich?
Es wäre schön, wenn in absehbarer Zeit auch die Kommunikation mit der Finanzverwaltung über beSt laufen könnte. Denn im Moment ist die Kommunikation über die Elster-Schnittstelle nur einseitig, wenn ich eine Nachricht in das vorgesehene Formular einstelle, dann erhalte ich als Antwort bei umfangreicheren Nachfragen oftmals vier- bis fünfseitige Schriftstücke per Papierpost zurück, die ich wieder bei mir in den Prozess integrieren muss. Dieser Medienbruch kostet Zeit. Eine weitere Gruppe, die ebenfalls in die Kommunikation via beSt integriert werden sollte, sind die Sozialversicherungsträger. Insbesondere bei der Deutschen Rentenversicherung läuft noch vieles faxgebunden, was bei umfangreicheren Außenprüfungen manchmal mühselig ist.
Haben Sie eine Tipp für Kolleginnen und Kollegen, um ihnen den Einstieg zu erleichtern?
Sich jetzt unmittelbar möglichst umfassend damit zu beschäftigen. Denn tatsächlich ist die ganze Sache so banal gar nicht. Dadurch, dass wir Pilotkanzlei waren, hatten wir ein halbes Jahr Vorlauf - und das fand ich gerade so ausreichend. Wer nun unmittelbar in den Echtbetrieb startet beziehungsweise starten muss, hat diese Zeitspanne so nicht.
Steuerberaterplattform und beSt - aktueller Stand
Die Steuerberaterplattform und das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) sind derzeit in der Startphase. Momentan werden gerade die Erstregistrierungsbriefe in Tranchen nach Alphabet verschickt. Die Bundessteuerberaterkammer weist aber ausdrücklich darauf hin, dass Beraterinnen und Berater mit akutem Bedarf jederzeit eine Fast Lane nutzen können und sich dazu nur an die Kammer wenden müssen.
Auch die Implementierung in die einzelnen Kanzleisoftwarelösungen der Hersteller ist noch nicht abgeschlossen, lediglich DATEV, Simba und Agenda haben die beSt-Anwendung bereits in ihre Lösungen eingebettet. Für Anwenderinnen und Anwender anderer Lösungen steht aber jederzeit der Basis-Client ohne Fachsoftware zur Verfügung.