Ist eine robotergestützte Prozessautomatisierung für Steuerkanzleien wirklich sinnvoll? Und wenn ja, in welchen Bereichen kann die so genannte Robotic Process Automation (RPA) für Entlastung sorgen? Taxulting hat bei dem Steuerberater und Digitalisierungsexperten Eugen Müller, Mitinhaber der Steuerberatungsgesellschaft Müller Blum, nachgefragt.
Herr Müller, immer wieder fällt das Schlagwort Robotic Process Automation (RPA) auch im Zusammenhang mit der digitalen Transformation der Steuerberaterbranche. Was kann RPA leisten?
Eine RPA kann sich wiederholende, einfache Klicktätigkeiten übernehmen, insbesondere wenn es um einen Übertrag von Daten von einer Anwendung in eine andere geht. Hier kann diese Technologie einen Beitrag zur Effizienz im Kanzlei-Alltag leisten. Allerdings sollte man sich sehr gut überlegen, welche Prozesse dafür in Frage kommen. Wir waren überrascht, als wir die Möglichkeiten von RPA für unsere Kanzlei ausgelotet haben.
Welche Erfahrungen haben Sie gesammelt?
Wer beginnt, sich mit dem Thema zu beschäftigen, denkt oft zuerst an die Abläufe und Schnittstellen nach außen, also, dass RPA die Zusammenarbeit mit den Mandanten erleichtern könnte. Aber als wir uns genauer damit befassten, stellten wir schnell fest, dass diese nach außen gerichteten Prozesse bei uns bereits sehr gut funktionieren. Wenn man die vorhandenen Digitalisierungsmöglichkeiten nutzt, dürfte der Zeit- und der Effizienzgewinn durch den Einsatz von RPA an den Mandantenschnittstellen generell eher gering sein. Die Anzahl der Prozessdurchläufe müsste schon sehr hoch sein, damit sich die Investition dafür lohnt.
Idealerweise sollte die Kanzlei bereits weitgehend digitalisiert sein, bevor man einen RPA-Prozess implementiert.
Wo liegt Ihren Erfahrungen zufolge das größte Potenzial für den RPA-Einsatz?
Die Schnittstellen zu den Mandanten stehen als erstes auf der Agenda, wenn es darum geht, eine Kanzlei zu digitalisieren. Intern ist die Digitalisierung in vielen Kanzleien hingegen noch nicht so weit entwickelt wie extern – so war es auch bei uns. Wir haben festgestellt, dass bei internen Prozessen das Potenzial deutlich größer ist, da hier vieles noch manuell erledigt wird. Also haben wir unsere verschiedenen internen Abläufe auf den Prüfstand gestellt und sind zu der Erkenntnis gelangt, dass sich RPA sehr gut für das Mandanten-Onboarding eignet. Dort ist der positive Effekt am größten. Je nachdem, wie viele Mandate eine Kanzlei regelmäßig akquiriert, kann das Onboarding neuer Mandanten ein sehr aufwendiger Prozess sein, der viel Zeit benötigt und wichtige Ressourcen im Verwaltungsbereich einer Kanzlei bindet. Hier lohnt es sich, den Hebel anzusetzen.
Welche Voraussetzungen sind nötig?
Idealerweise sollte die Kanzlei bereits weitgehend digitalisiert sein, bevor man einen RPA-Prozess implementiert. Wenn die Infos von den Mandanten allerdings noch in Gesprächen abgefragt werden, sollte in einem ersten Schritt dieser Prozess digitalisiert werden. Erst wenn das Onboarding digital möglich ist, kann RPA eingesetzt werden, um weitere Potenziale zu heben.
Was bedeutet RPA für die Steuerkanzlei, gibt es bereits Beispiele und ist das ein notwendiges Zukunftsprojekt oder ein vorübergehender Trend? Dieser Artikel liefert einen Überblick.
Kann eine Kanzlei auch beides in einem Projekt angehen – also die Digitalisierung des Onboardings und anschließend die Automatisierung via RPA?
Ja, das ist möglich. Allerdings sollte man dafür die Mitarbeiter mitnehmen. Sie müssen verstehen was passiert und sollten insbesondere bei großen Digitalisierungsschritten frühzeitig in die Pläne eingeweiht und dafür sensibilisiert werden. Gegebenenfalls muss man ihnen Ängste nehmen. Denn schließlich geht es nicht darum, Personalkosten zu sparen, sondern die personellen Engpässen – die es heutzutage in fast jeder Kanzlei gibt – ein wenig zu reduzieren und wertvolle Kapazitäten für andere, wichtige Aufgaben freizubekommen.
Wie war die Situation in Ihrer Kanzlei und wie groß ist der Effizienzgewinn?
Wie groß der Effizienzgewinn ist, hängt insbesondere davon ab, von welchem Ausgangspunkt man startet. Bereits der Schritt von einem klassischen Onboarding hin zu einer digitalen Datenerfassung spart sehr viel Arbeitszeit. Unser Onboarding war bereits digital. Wir hatten Online-Formulare, mussten sie lediglich so anpassen, dass der Bot sie verarbeiten konnte. Und obwohl wir schon weitgehend digitalisiert waren, erzielten wir durch den RPA-Einsatz eine Zeitersparnis 30-45 Minuten pro Fall. Bei etwa fünf Neumandaten pro Woche ist das ein relevanter Vorgang.
Trotzdem setzen Sie heute kein RPA mehr ein. Warum?
Dafür gibt es mehrere Gründe. Zum einen mussten wir den kompletten Prozess im Bot händisch neu justieren, sobald eine beteiligte Software ein Update durchgeführt hatte – um beispielsweise dem Bot zu sagen, dass ein wichtiger Button für den Nutzer nun links oben und nicht mehr rechts unten zu finden ist. Je nachdem, welche Veränderungen ein Update bewirkte, war der Pflegeaufwand mal größer oder kleiner – aber insgesamt auf einem hohen Niveau. Für unsere 26-köpfige Kanzlei war dieser Aufwand größer als der Nutzen. Aber noch entscheidender war für uns ein weiterer Aspekt: Es waren mittlerweile direkte Schnittstellen verfügbar, somit konnten die Daten automatisch und auf direktem Weg vom Onlineformular in unser Kanzleisystem übertragen werden. Das RPA wurde dadurch überflüssig und die monatliche Gebühr für den Bot damit nicht mehr gerechtfertigt.
Bei genauerer Analyse kann sich herausstellen, dass RPA nicht der große Wurf werden kann, den man sich erhofft.
Wie fällt ihr Fazit nach dem Praxis-Einsatz des RPA aus?
Der Einsatz von RPA kann in einer Kanzlei große Effizienzpotenziale heben, aber der Bot ist kein Universalwerkzeug für die Automatisierung. RPA ist eine hervorragende Brückentechnologie und überall dort sinnvoll, wo über sich wiederholende Abläufe Daten von einem System in ein anderes übertragen werden müssen und es dafür keine direkten Schnittstellen gibt. Sobald allerdings Schnittstellen vorhanden sind, bringt der Bot keinen Effizienzgewinn mehr. Man sollte also sehr detailliert hinschauen, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Bei genauerer Analyse kann sich herausstellen, dass RPA nicht der große Wurf werden kann, den man sich erhofft.
Worauf sollten Kanzlei-Inhaber achten, wenn sie eine RPA-Lösung einführen möchten?
Zunächst sollte man die Prozesse seiner Kanzlei genau kennen oder sie auf den Prüfstand stellen. Dort wo der händische Aufwand wiederkehrender Tätigkeiten besonders hoch ist, schlummert meist das größte Potenzial. Nach unseren Erfahrungen würde ich dazu raten, zunächst die internen Prozesse für RPA in Betracht zu ziehen, auch wenn Software-Anbieter in der Regel die externe Prozesse propagieren. Intern sind die Effizienzgewinne meist deutlich größer. Ein Vorteil dieser Technologie ist ihre schnelle Verfügbarkeit und vergleichsweise einfache Implementierung. Innerhalb von zwei Wochen kann eine Lösung einsatzbereit sein. Bei der Kosten-Nutzen-Abwägung müssen neben den Implementierungskosten in der Regel noch laufende Kosten für den Bot berücksichtigt werden, auch der Pflegeaufwand ist nicht zu unterschätzen. Aber die Technologien entwickeln sich rasant weiter. Mittlerweile sind erste Lösungen „von der Stange“ erhältlich. Kanzleien sollten die Entwicklung rund um RPA daher weiter im Blick behalten.