Hierarchische Kanzleistrukturen und Top-Down-Management sind heutzutage nicht mehr der Schlüssel zum Erfolg. Wer in Zeiten des Fachkräftemangels nicht versteht, was Mitarbeiter motiviert und langfristig an die Kanzlei bindet, kann schnell den Anschluss im Kanzleiwettstreit verpassen.
Warum ein Umdenken in der Mitarbeiterführung notwendig ist
In der digitalisierten Arbeitswelt, die auch in der Steuerkanzlei mehr und mehr Realität wird, können unflexible, hierarchische Strukturen langfristig nicht erfolgreich sein. Die Digitalisierung verändert nicht nur die Art der Zusammenarbeit. Automatisierte Routinetätigkeiten ebnen zudem den Weg für neue Geschäftsfelder und hochwertige Unternehmensberatungen. Diese erfordern vom Steuerberater neue fachliche wie auch soziale Kompetenzen. Statt passiver Reaktion erwarten heutige Mandanten proaktives Engagement. Dies macht eine verstärkte Kundenorientierung und eine große Flexibilität notwendig. Für die Personalführung in der Steuerkanzlei bedeutet dies, lähmende Hierarchieebenen so weit wie möglich abzubauen und den eigenen Mitarbeitern mehr Vertrauen entgegenbringen. Dafür ist zugleich wichtig, sie zu neuen Aufgaben zu befähigen und als Coach beratend zur Seite zu stehen.
Professionelle Personalführung bedeutet auch, sich auf die veränderten Ansprüche und Wünsche von nachwachsenden Generationen einzustellen. So bevorzugen die digital autark agierenden Vertreter der sogenannten Generation Y offene, flexible Arbeitskulturen, die nur geringe Hierarchien aufweisen. Ihr Wunsch nach eigenständigem Arbeiten und Individualität macht eine Personalführung notwendig, die sie einerseits fördert und unterstützt und andererseits ausreichend Freiraum bietet. Anders als ältere Generationen halten sie zudem nicht zwangsläufig lebenslang an einem Arbeitgeber fest. Entsprechend wichtig sind ein attraktiver Arbeitsplatz und ein gelungenes Image, um auch jüngere Generationen an die Kanzlei zu binden.
Wie moderne Mitarbeiterführung gelingt
In erfolgreichen Kanzleien führt langfristig kein Weg an zufriedenen Mitarbeitern vorbei. Für die Personalführung ist dies eine nicht zu unterschätzende, jedoch lösbare Herausforderung.
Umsetzungsverantwortung stärken
Keine Frage: Delegieren ist für viele Führungskräfte eine der größten Herausforderungen. Denn wenn Delegieren ernsthaft erfolgreich sein soll, muss der Chef auch Verantwortung abgeben. Und dies fällt vielen oftmals schwer. Die Befürchtung: Erledigt ein anderer die Aufgabe, leidet die Qualität. Denn dieser verfügt nicht über die gleichen Voraussetzungen. Doch genau das ist der Punkt, an dem Führungsverantwortliche in der Steuerkanzlei dringend ansetzen sollten. Statt minutiöser Vorbereitung und Kontrolle von Aufgaben, die Mitarbeiter zu Erfüllungsgehilfen degradiert, ist eine schrittweise Befähigung der Mitarbeiter zur eigenständigen und eigenverantwortlichen Umsetzung gefragt.
Anforderung an die Personalführung in der Steuerkanzlei: weniger delegieren, mehr coachen
Dass genau diese Vorgehensweise in der Steuerkanzlei dringend notwendig ist, ergibt sich aus der gestiegenen Nachfrage nach höherwertigen Tätigkeiten in der Branche. Statt Mikromanagement zu fördern, sollte der Chef die Umsetzungsverantwortung auf den Mitarbeiter übertragen. Er selbst fungiert fortan als Coach und Mentor, der Prozesse begleitet und beratend zur Seite steht. Er übernimmt allerdings nicht die Verantwortung. So kann die Personalführung Mitarbeiter Schritt für Schritt an Tätigkeiten heranführen und langfristig von besser qualifizierten Mitarbeitern profitieren. Der Angestellte kann hingegen an der Verantwortung wachsen, aus Fehlern lernen und durch das entgegengebrachte Vertrauen mehr Spaß an der Arbeit entwickeln. Die Anforderung an die Personalführung in der Steuerkanzlei heißt daher: weniger delegieren, mehr coachen. Prozessbegleitende Hilfestellung ist sinnvoll und notwendig, starre Vorgaben weniger.
Mitarbeiter motivieren
Motivierte Mitarbeiter sind ebenso wichtig für den Erfolg einer Kanzlei wie das Portfolio und die Qualifikation des Einzelnen. Wer sich nicht anerkannt und ernstgenommen fühlt, birgt entsprechend ein großes Unternehmensrisiko. Doch wie gelingt es, Mitarbeiter so zu führen, dass sie motiviert und zufrieden der eigenen Arbeit nachgehen?
Die Skandinavier machen es bereits seit vielen Jahren vor: Sie schaffen mehr, arbeiten weniger und sind glücklicher. Dabei geht es weniger darum, Angestellte tagtäglich in Euphorie zu versetzen. Vielmehr gilt es, eine konstante Grundzufriedenheit zu schaffen, die sowohl die eigene Anerkennung am Arbeitsplatz, die Atmosphäre und die Tätigkeiten betrifft. Im Zuge der grundlegend gestiegenen Anforderungen an Steuerberater ist dies auch für Kanzleien ein erstrebenswertes Ziel. Denn wenn es Angestellten gutgeht, sind sie nicht nur produktiver, sondern setzen sich auch stärker für die Ziele der eigenen Steuerkanzlei ein.
Wer als Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse mit einbezogen wird, fühlt sich schneller anerkannt und wertgeschätzt.
Die Personalführung in der Steuerkanzlei sollte Prozesse und Grundlagen etablieren, die auf Wertschätzung, Vertrauen und Respekt beruhen. Allen voran ist eine entspannte Work-Live-Balance wichtig. Insbesondere Mitarbeitern mit kleinen Kindern kommen flexible Arbeitszeiten und großzügige Homeoffice-Regelungen zugute. Sie bieten Freiräume, wenn diese dringend benötigt werden. Außerdem ist eine gute Arbeitsatmosphäre wichtig, die den produktiven Nährboden für neue Ideen bildet. Wer als Mitarbeiter außerdem in Entscheidungsprozesse mit einbezogen wird, fühlt sich schneller anerkannt und wertgeschätzt. Voraussetzung dafür ist ein Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis, das auf gegenseitigem Vertrauen beruht. Über diese Form der Mitarbeitermotivation können Sie letztlich auch langfristig Mitarbeiter an die Steuerkanzlei binden.
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Mitarbeiterentwicklung unterstützen
Qualifizierte Mitarbeiter sind die wichtigste Voraussetzung für erfolgreiche Steuerkanzleien. Ein wichtiger Schwerpunkt der Personalführung ist daher die Mitarbeiterentwicklung. Zum einen geht es in Zeiten von agiler Zusammenarbeit um die Förderung von Kompetenzen, die das produktive Miteinander unterstützen. Teams, die ihre divers zusammengesetzten Wissens- und Erfahrungsschätze sinnvoll nutzen, sind effektiver und gelangen schneller zu passenden Lösungen.
Lernen möglich machen
Zum anderen geht es darum, Möglichkeiten für den einzelnen Mitarbeiter zu schaffen, sich zu beweisen und neue Kompetenzen aufzubauen. Dies kann beispielsweise der nächste Schritt in der Kundenberatung sein. Entscheidend ist, dass die Personalführung den Mitarbeiter anleitet und begleitet, sodass dieser selbst eigene Entscheidungen treffen kann. Neben der Unterstützung im Daily Business sind an das Leistungsniveau angepasste Weiterbildungsangebote wichtig, während Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern Entwicklungsschritte festhalten und Erfolge aufzeigen. Regelmäßige Personalgespräche, in denen der Mitarbeiter ein wertschätzendes Feedback aus Lob und Kritik erhält, unterstützen zudem die persönliche Entwicklung.
Prozessabläufe verbessern
Verantwortung zu übertragen bedeutet nicht, dass die Personalführung in der Steuerkanzlei die gesamte Entscheidungsgewalt auf die Mitarbeiter überträgt. Vielmehr ermöglicht die Stärkung der Entscheidungskompetenz und die Abgabe von Projektverantwortung eine neue Form der Zusammenarbeit. Damit diese gelingen kann, ist die Personalführung gefragt, Ablaufregeln beispielsweise in einem Mitarbeiterhandbuch zu formulieren, die unabhängig von der individuellen Umsetzung immer eingehalten werden müssen. Dies sichert transparente Prozesse und sorgt dafür, dass Aufgaben auch kurzfristig von anderen Mitarbeitern übernommen werden können. Gemeinsam genutzte digitale Systeme schaffen eine gleiche Wissensbasis und Projektstände sind jederzeit für alle Mitarbeiter einsehbar. Als Führungskraft geben Sie somit den Rahmen vor, während sich der Mitarbeiter um die Umsetzung kümmert.