Die Corona-Krise zwingt viele Angestellte ins Homeoffice. Gerade für den komplexen Steuerbereich ist das mobile Arbeiten eine Herausforderung, der man mit einer guten IT-Infrastruktur begegnen sollte.
Die hohe Komplexität des Steuerbereichs erfordert äußerst strukturierte Arbeitsabläufe. Um den vielschichtigen Aufgaben gerecht zu werden, ist Digitalisierung absolut unabdingbar. Fehlt eine digitale Struktur, ist die Arbeit im Steuerbereich praktisch unmöglich – insbesondere, wenn nicht mehr gemeinsam unter einem Dach gearbeitet werden kann.
Dokumente müssen zentral in einem System vorliegen, das allen Beteiligten in Echtzeit den Zugriff auf den aktuellen Arbeitsstand ermöglicht. Im Idealfall benachrichtigt das System nach Abschließen eines Arbeitsschrittes direkt die Person, die für den nächsten Schritt verantwortlich ist. Weitere digitale Tools können unter anderem ein Steuer-Reporting ermöglichen und unterstützen beispielsweise das automatisierte Erstellen von komplexen steuerlichen Verträgen auf Basis von Fragebögen, was die weitere Arbeit mit der Rechtsabteilung deutlich erleichtert.
Warum digitale Prozesse klare Strukturen schaffen
In manchen Abteilungen haben sich auch gewachsene Strukturen entwickelt, die gar nicht standardisiert sind. Während das im normalen Arbeitsalltag funktionieren kann, stellt es in einer Situation wie der jetzigen eine immense Herausforderung dar. Grundsätzlich sinkt die Effizienz mit der Zahl der manuellen Prozessschritte und der Größe eines Unternehmens. Umso wichtiger ist es, dass steuerliche Arbeitsabläufe digital abgebildet werden. So können Steuerabteilungen sicherstellen, dass Prozessverantwortliche von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klar zu erkennen sind und für aufkommende Fragen den richtigen Ansprechpartner finden. Besonders in einer Zeit, in der die Mitarbeiter vom Homeoffice aus miteinander arbeiten müssen, ist diese maximale Transparenz von enormer Bedeutung.
Doch auch wenn Prozesse digitalisiert und effizient sind, ist das Arbeiten aus dem Homeoffice eine technische Herausforderung. Manches lässt sich relativ simpel lösen, etwa wenn Mitarbeiter auf technisches Equipment angewiesen sind. Firmen sollten hier Möglichkeiten bedenken, ihre Mitarbeiter bei Bedarf Geräte wie Monitore oder Tastaturen mit nach Hause nehmen zu lassen, um effizient zu arbeiten.
Coronavirus-Krise wird zur Belastungsprobe für das Rechenzentrum
Vor einer größeren Aufgabe stehen die firmeneigenen Systeme selbst: Normalerweise findet der größte Teil des Datenverkehrs innerhalb des Systems der Steuerabteilung statt. Wenn nun alle Mitarbeiter gleichzeitig von außen darauf zugreifen müssen, ist es wichtig, dass die Netzwerkverbindung des Rechenzentrums selbst für derart große Datenmengen ausgelegt ist. Doch nicht nur Unternehmen selbst, auch die Politik ist gefordert. Denn auch die beste Netzwerkverbindung eines Rechenzentrums nützt nichts, wenn das Internet landesweit wegen des großen Ansturms überlastet ist. Die EU-Kommission hat bereits Gespräche mit dem Streaming-Anbieter Netflix geführt, um Lösungen wie eine automatische Reduzierung der Bildqualität bei hoher Auslastung des Netzes zu diskutieren.
Erleichterung für Steuerexperten: Zugriff auf die Cloud
Das Speichern von Daten in der Cloud könnte zumindest das Nadelöhr des firmeneigenen Rechenzentrums umgehen. Selbstverständlich müssen Steuerberater und Wirtschaftsprüfer dabei regulatorische Anforderungen und Wünsche von Mandanten beachten, die beispielsweise verlangen können, dass Daten nicht die Europäische Union (EU) oder sogar Deutschland verlassen dürfen. Datensicherheit kann jedoch auch eine Cloud gewährleisten, indem der Datenverkehr mit RSA-Zwei-Faktor-Authentifizierung verschlüsselt wird – der gleiche Standard wie für den externen Zugriff auf die eigenen Server. Somit ist beim Speichern und Verarbeiten von Daten in der Cloud die gleiche Sicherheit gewährleistet wie bei einer lokalen Speicherung im firmeneigenen System.
Die richtigen Tools können Unternehmen technisch, organisatorisch und kommunikativ unterstützen – nicht nur in der Krise.
Die aktuelle Situation hätte wohl kaum jemand in dieser Form vorhersehen können. Umso deutlicher zeigt sich jetzt, wie entscheidend die Digitalisierung von Steuerabteilungen ist: Die komplexen und vielschichtigen Vorgänge in diesem Bereich zu koordinieren, ist auf analogem Weg kaum möglich, insbesondere dann nicht, wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten müssen. Die richtigen Tools können Unternehmen technisch, organisatorisch und kommunikativ unterstützen – nicht nur in der Krise. Die Coronavirus-Pandemie sollte daher nicht zu einer Verzögerung der Digitalisierung der Steuerabteilungen führen, sondern diesen Schritt zur höchsten Priorität machen.
Fazit
COVID-19 breitet sich mit einer unglaublichen Schnelligkeit in der ganzen Welt aus. Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter nach Hause, die von dort im mobilen Büro arbeiten. Das sorgt für einen erhöhten Datenverkehr. Während manche Abteilungen noch vergleichsweise „entspannt“ aus dem Homeoffice arbeiten können, ist das für die komplexen Steuerabteilungen eine große Herausforderung.
Über den Autor
Julian Klein-Pohlmann ist Associate Partner bei EY Tax Technology and Transformation. Er leitet die Entwicklung und den Einsatz verschiedener Softwarelösungen zur Vereinfachung und Automatisierung steuerlicher Anforderungen für die Region Deutschland, Schweiz und Österreich.