Weimann/Lang, Umsatzsteuer – national und international, ... / 13.2 Aufzeichnungspflichten (§§ 22ff. dUStG)

Rz. 139

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der registrierte Steuerpflichtige verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Die Aufzeichnungspflicht des Steuerzahlers erstreckt sich insbesondere auf:

• ausführliche Aufzeichnungen nach einzelnen Besteuerungszeiträumen über gelieferte Waren und Dienstleistungen und über empfangene Waren und Dienstleistungen,
• die Aufzeichnungen über die Lieferung von Waren und Dienstleistungen in einen anderen Mitgliedstaat, über den Erwerb von Waren aus einem anderen Mitgliedstaat sowie über i. g. Warenverbringungen, die einer i. g. Lieferung bzw. einem i. g. Erwerb gleichgestellt sind, über die Entgegennahme der Dienstleistungen aus einem anderen Mitgliedstaat und über die Einfuhr von Waren, die getrennt zu führen sind,
• die Aufzeichnungen für Zwecke des Vorsteuerabzugs, in welchen eine Gliederung in Waren und Dienstleistungen mit der Möglichkeit des Vorsteuerabzugs, ohne die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs und mit der Möglichkeit des verhältnismäßigen Vorsteuerabzugs zu erfolgen hat (aufgegliedert nach den betreffenden Besteuerungszeiträumen),
• die Aufzeichnungen über die vor der Lieferung von Waren und Dienstleistungen empfangenen Anzahlungen und über die vor der Lieferung von Waren und Dienstleistungen geleisteten Anzahlungen,
• die Aufzeichnungen über die Waren und Dienstleistungen für den privaten Bedarf des Steuerzahlers oder für den privaten Bedarf seines Personals, über die unentgeltliche Warenlieferung, unentgeltliche Nutzung der Ware und unentgeltliche Dienstleistungen oder über die Nutzung für unternehmensfremde Zwecke, wenn beim Kauf oder der Selbsterstellung dieser Waren die Steuer vollständig oder teilweise abzugsfähig war,

• die Aufzeichnungen über die Warenverbringung vom Inland in einen anderen Mitgliedstaat

  • zum Zweck der Bearbeitung, Verarbeitung, Reparatur oder anderen ähnlichen Tätigkeiten, die physisch an diesen Waren für diese steuerpflichtige Person in dem Mitgliedstaat, in dem der Versand oder die Beförderung von Waren endet, ausgeführt werden; unter der Voraussetzung, dass diese Waren nach der Beendigung der Operationen an diese Person ins Inland zurückversandt werden,
  • zur vorübergehenden Verwendung dieser Waren in dem Mitgliedstaat, in dem der Versand oder die Beförderung von Waren endet, zum Zweck der Lieferung der Dienstleistungen durch diese steuerpflichtige Person,
  • zur vorübergehenden Verwendung für einen Zeitraum von höchstens 24 Monaten auf dem Gebiet eines anderen Mitgliedstaates, in dem die Einfuhr derselben Waren aus einem Drittlandgebiet als zum Verfahren der vorübergehenden Verwendung mit voller Einfuhrzollbefreiung gestellt gelten würde,
  • bei der Anwendung von "Call-off stock"-Vereinfachungsregelung,
• die Aufzeichnungen, die zur Identifikation beweglicher materieller Vermögensgegenstände aus einem anderen Mitgliedstaat erforderlich sind, an denen die Arbeiten geleistet werden oder diese bewertet werden, wenn diese Arbeiten für eine Person ausgeführt werden, die in einem anderen Mitgliedstaat zur MwSt erfasst ist,
• bei dem i. g. Erwerb in der Slowakei i. R. d. Warenverbringung und Verwendung der "Call-off stock"-Vereinfachung.

Seit dem 01.01.2024 ist ein inländischer Zahlungsdienstleister verpflichtet, für jedes Quartal die Aufzeichnungen über den Zahlungsempfänger einer grenzüberschreitenden Zahlung und über die grenzüberschreitende Zahlung i. Z. m. einem von ihm erbrachten Zahlungsdienst zu führen, falls er mehr als 25 grenzüberschreitenden Zahlungen pro Quartal für diesen Zahlungsempfänger durchgeführt hat.

Rz. 140

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Schwellenerwerber haben die Aufzeichnungen über die aus einem anderen Mitgliedstaat erworbenen Waren zu führen. Bei B2B-Leistungen sind Leistungserbringer und Leistungsempfänger verpflichtet, die Aufzeichnungen über die erbrachten Dienstleistungen zu führen.

Rz. 141

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Die Aufbewahrungsfrist von Aufzeichnungen beträgt zehn Jahre.

Rz. 142

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Neue Aufzeichnungspflichten haben die Steuerzahler, die in einem anderen Mitgliedstaat von einer in dem anderen Mitgliedstaat für die MwSt erfassten Person Kraftfahrzeuge zwecks Weiterverkaufs einkaufen, die bereits in einem anderen Mitgliedstaat registriert waren – diese Aufzeichnungen sind dem Steuerverwalter zusammen mit der Steuererklärung vorzulegen. Nichtvorlage, verspätete Vorlage oder Vorlage unkorrekter Angaben bei diesen Aufzeichnungen unterliegt einer Strafe bis i. H. v. 10.000 EUR.