Weimann/Lang, Umsatzsteuer – national und international, ... / 13.2 Aufzeichnungspflichten

Rz. 104

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der Unternehmer verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Diese Verpflichtung gilt auch für Kleinunternehmer und Unternehmer, die ausschließlich steuerbefreite Umsätze ausführen. Eine besondere Form der Aufzeichnungspflichten ist grundsätzlich vorgesehen. Die Aufzeichnungspflicht des Unternehmers erstreckt sich insbesondere auf:

• die Entgelte für die ausgeführten eigenen Lieferungen und sonstigen Leistungen, aufgeteilt nach Steuersätzen, und den Ausweis der nicht steuerbaren und steuerfreien Umsätze sowie den Umsätzen, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen;
• die vereinnahmten Entgelte für noch nicht ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen mit Aufteilung nach Steuersätzen und Ausweis der nicht steuerbaren und steuerfreien Umsätze;
• die Bemessungsgrundlage für den Eigenverbrauch;
• die Bemessungsgrundlage für Lieferungen und sonstige Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet;
• die Entgelte für erhaltene Leistungen und die darauf entfallende USt;
• die vor Ausführung der Leistung geleisteten Anzahlungen;
• die Bemessungsgrundlage von eingeführten Gegenständen und die darauf entfallende Steuer;
• die Bemessungsgrundlage für den i. g. Erwerb;
• Gegenstände, die vom Inland in einen anderen Mitgliedstaat i. g. verbracht werden;
• Gegenstände, die der Unternehmer aus einem anderen Mitgliedstaat erhalten hat, um Arbeiten an diesen Gegenständen oder die Begutachtung von diesen durchzuführen.

Rz. 105

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Für diese Zwecke hat der Unternehmer ein Ein- und Ausgangsrechnungsbuch sowie weitere Aufzeichnungen wie z. B. Aufzeichnungen über den Erwerb von Waren aus anderen Mitgliedstaaten, Aufzeichnungen über erhaltene und erbrachte Dienstleistungen in anderen Mitgliedstaaten, Aufzeichnungen über erhaltene und erbrachte Dienstleistungen in Drittländern usw. zu führen. Der Inhalt des Ein- und Ausgangsrechnungsbuchs ist durch die Verordnung zum UStG vorgeschrieben. Weist jedoch ein Steuerpflichtiger in seiner Buchhaltung alle zur Bestimmung der Steuerbemessungsgrundlage bzw. der USt und Vorsteuer notwendigen Angaben aus, ist er zur Führung der durch die Verordnung vorgeschriebenen Bücher und Aufzeichnungen nicht verpflichtet.

Darüber hinaus müssen Steuerpflichtige, die die Vorsteuer in der USt-Voranmeldung erklären, eine Übersicht der eingehenden Rechnungen (Eingangsrechnungsbuch, sog. URA) ordentlich führen und beim FA einreichen. Das Format und der Inhalt der Übersicht ist durch das UStG vorgeschrieben. Die Einreichung erfolgt elektronisch innerhalb der Fristen für die Einreichung der USt-Voranmeldung.

Rz. 106

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Besondere Aufzeichnungspflichten gelten für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, insbesondere für Ausfuhrlieferungen bzw. i. g. Lieferungen. Die Voraussetzungen der Steuerfreiheit müssen durch den sog. Buchnachweis erbracht werden. Für den Buchnachweis ist es erforderlich, dass die nachzuweisenden Voraussetzungen aus Büchern oder Aufzeichnungen leicht nachprüfbar ersehen werden können.

Rz. 107

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Besondere Aufzeichnungspflichten sind darüber hinaus beim Dreiecksgeschäft zu erfüllen.