Weimann/Lang, Umsatzsteuer – national und international, ... / 13.3 Aufzeichnungspflichten

Rz. 123

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Besteuerung ist der Unternehmer verpflichtet, im Inland umfangreiche Aufzeichnungen zu führen. Diese Verpflichtung gilt auch für Kleinunternehmer und Unternehmer, die ausschließlich steuerbefreite Umsätze ausführen. Eine besondere Form der Aufzeichnungspflichten ist nicht vorgesehen. Die Aufzeichnungspflicht des Unternehmers erstreckt sich insbesondere auf:

• die Entgelte für die ausgeführten eigenen Lieferungen und sonstigen Leistungen mit Aufteilung nach Steuersätzen und Ausweis der steuerfreien Umsätze;
• die vereinnahmten Entgelte für noch nicht ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen mit Aufteilung nach Steuersätzen und Ausweis der steuerfreien Umsätze;
• die Bemessungsgrundlage für den Eigenverbrauch;
• die kraft Rechnung sowie aufgrund der Bestimmung für Zentralregulierer geschuldete USt;
• die Bemessungsgrundlage für Lieferungen und sonstige Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet;
• die Entgelte für erhaltene Leistungen und die darauf entfallende USt;
• die vor Ausführung der Leistung geleisteten Anzahlungen;
• die Bemessungsgrundlage von eingeführten Gegenständen und die darauf entfallende Steuer;
• die Bemessungsgrundlage für den i. g. Erwerb;
• Gegenstände, die vom Inland in einen anderen Mitgliedstaat i. g. verbracht werden;
• Gegenstände, die der Unternehmer aus einem anderen Mitgliedstaat erhalten hat, um Arbeiten an diesen Gegenständen oder die Begutachtung dieser durchzuführen.

Rz. 124

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Besondere Aufzeichnungspflichten gelten für steuerfreie Leistungen, insbesondere für Ausfuhrlieferungen bzw. i. g. Lieferungen. Die Voraussetzungen der Steuerfreiheit müssen durch den so genannten Buchnachweis erbracht werden. Für den Buchnachweis ist es erforderlich, dass die nachzuweisenden Voraussetzungen aus im Inland zu führenden Büchern oder Aufzeichnungen leicht nachprüfbar ersehen werden können. Der Buchnachweis ist durch Bücher oder Aufzeichnungen i. V. m. den dazugehörenden Belegen (z. B. Rechnung, Lieferschein, Versandbestätigung) zu führen. Eine reine Belegsammlung reicht für sich allein nicht aus. Konkrete inhaltliche Anforderungen an den Buchnachweis wurden für i. g. Lieferungen im Verordnungsweg normiert (StF: BGBl Nr. 401/1996; aktuelle Änderung: BGBl II Nr. 172/2010).

Rz. 125

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Besondere Aufzeichnungspflichten sind darüber hinaus beim Dreiecksgeschäft (Art 25 i. V. m. Art 18 UStG) zu erfüllen. Zum einen müssen aus den Aufzeichnungen die Bemessungsgrundlagen für den i. g. Erwerb von Gegenständen und für die Lieferungen, für die die Steuer gem. Art. 25 Abs. 5 UStG geschuldet wird, jeweils getrennt nach Steuersätzen sowie die hierauf entfallenden Steuerbeträge zu ersehen sein. Zum anderen müssen aus den Aufzeichnungen des Erwerbers (der eine inländische USt-IdNr. verwendet) die Entgelte für die Lieferungen i. S. d. Art. 25 Abs. 5 UStG sowie die USt-IdNr. der Empfänger dieser Lieferungen zu ersehen sein.

Rz. 126

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Des Weiteren sind besondere Aufzeichnungspflichten i. R. d. One-Stop-Shop (OSS) und des Import-One-Stop-Shop (IOSS) zu erfüllen. Seit dem 1. Juli 2021 sind für grenzüberschreitende Warenverkäufe in der EU bzw. aus dem Drittland (Fernverkäufe) umsatzsteuerliche Registrierungs- und Meldeverpflichtungen in den EU-Mitgliedstaaten zu berücksichtigen. Seitens der EU wird für Zwecke der Aufzeichnung ein Standardformat (https://vat-one-stop-shop.ec.europa.eu/one-stop-shop/record-keeping-and-audits-oss_de) zur Verfügung gestellt.

Über den OSS bzw. IOSS können v. a. sonstige Leistungen an Nichtunternehmer und i. g. oder Einfuhr-Versandhandelsumsätze erklärt werden. Um den OSS verwenden zu können, muss sich der Unternehmer in einem Mitgliedstaat identifizieren und zum OSS registrieren lassen. Voraussetzung für eine Registrierung ist, dass der Unternehmer Umsätze, die unter die Regelung für den OSS fallen, tätigt. Für EU-Unternehmer erfolgt die Registrierung in jenem Mitgliedstaat, in dem der Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit liegt. Befindet sich der Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit im Drittland, erfolgt die Registrierung in jenem Mitgliedstaat, in dem eine Betriebsstätte vorliegt oder freiwillig gewährt wird. Die Antragstellung für eine Registrierung zum OSS in Österreich erfolgt elektronisch über FinanzOnline.