2.1 Aufbewahrungspflicht
2.1.1 Allgemeines
Rz. 9
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Nach § 14b Abs. 1 S. 1 UStG ist der Unternehmer verpflichtet, ein Doppel der Rechnungen, die er selber oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren (Ausgangsrechnungen). Dies gilt auch für vom Unternehmer erhaltene Rechnungen (Eingangsrechnungen) und für vom Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung von einem Dritten ausgestellte Rechnungen (Gutschriften). Die Vorschrift betrifft grundsätzlich alle Unternehmer und alle Rechnungen, sie postuliert eine generelle Aufbewahrungspflicht nach UStG.
Rz. 10
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Nach § 14b Abs. 1 S. 4 UStG gilt die Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 1–3 UStG auch für:
- den Fahrzeuglieferer nach § 2a UStG (der Fahrzeuglieferer ist letztlich Nichtunternehmer, wird aber für die i. g. Lieferung eines neuen Fahrzeugs wie ein Unternehmer behandelt),
- den letzten Abnehmer in Fällen, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach § 13a Abs. 1 Nr. 5 UStG schuldet (= § 25b Abs. 2 UStG/i. g. Dreiecksgeschäft),
- den Leistungsempfänger in Fällen des § 13b Abs. 5 UStG, in denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Übergang der Steuerschuldnerschaft vom Leistungsgeber auf den Leistungsnehmer; vgl. Abschn. 14b.1. Abs. 3 Anstrich 3 UStAE).
Rz. 11
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Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV gilt nach Verwaltungsauffassung eine Vereinfachung, wenn Rechnungen mithilfe eines elektronischen oder computergestützten Kassensystems bzw. einer Registrierkasse erteilt werden. In diesen Fällen reicht es aus, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann, die auch die übrigen Anforderungen der GoBD (vgl. BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Az: IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl I 2019, 1269) erfüllen, insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Erfassung (siehe auch § 146 Abs. 1 und 4 AO, vgl. Abschn. 14b.1. Abs. 1 S. 2 UStAE). Verpflichtungen zur Rechnungsaufbewahrung nach anderen Vorschriften bleiben von dieser Vereinfachungsregelung unberührt (vgl. Abschn. 14b.1. Abs. 1 S. 3 sowie Abs. 6. S. 3 UStAE). Soweit die Grenze des § 33 UStDV überschritten wird, ist der leistende Unternehmer jedoch auch weiterhin zur Aufbewahrung des Doppels der erteilten Rechnung verpflichtet (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG).
Rz. 12
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Sofern bei gemeinsamer Auftragserteilung durch mehrere Personen für Zwecke des Vorsteuerabzugs die einzelnen Gemeinschafter als Leistungsempfänger anzusehen sind (vgl. Abschn. 15.2b. Abs. 1 UStAE), muss einer dieser Gemeinschafter das Original der Rechnung und jeder andere dieser Gemeinschafter mindestens eine Ablichtung der Rechnung aufbewahren (Abschn. 14b.1. Abs. 1 S. 4 UStAE).
2.1.2 Lesbarkeit
Rz. 13
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Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung lesbar sein (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Durch das StVereinfG 2011 wurde § 14b Abs. 1 S. 2 UStG neu formuliert und verweist nunmehr auf § 14 Abs. 1 S. 2 UStG. Erforderlich ist daher, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnungen während des Aufbewahrungszeitraums gewährleistet sein müssen (vgl. Abschn. 14b.1. Abs. 5 S. 1 UStAE). Dies entspricht den Anforderungen des Art. 233 Abs. 1 MwStSystRL Im Zusammenhang mit der Neuformulierung des § 14 Abs. 1 UStG durch das StVereinfG 2011 führt die Gesetzesbegründung (BT-Drucks. 17/5125 vom 21.03.2011, 52) aus, dass damit keine Erhöhung der Anforderungen an Papierrechnungen einherginge, da diese Anforderungen bereits bisher Bestandteil der GoB gewesen seien (deklaratorischer Charakter). Gleiches dürfte auch für die Neuformulierung des § 14b Abs. 1 S. 2 UStG gelten.
Rz. 14
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Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig (vgl. Abschn. 14b.1. Abs. 5 S. 2 UStAE). Bei Ausdrucken auf Thermopapier muss die Rechnung durch einen nochmaligen Kopiervorgang konserviert werden, damit sie über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht lesbar ist. Die ursprünglich auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung muss nicht aufbewahrt werden (vgl. Abschn. 14b.1. Abs. 5 S. 3 und 4 UStAE).
Rz. 15
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Ausweislich der Gesetzesbegründung zum StÄndG 2003 (vgl. BT-Drucks. 15/1562 vom 23.09.2003, 49) bleiben die Regelungen des § 147 Abs. 2 AO unberührt, die Aufbewahrung kann daher auch auf Bildträgern (z. B. Mikrofilm) oder Datenträgern (z. B. Magnetband, Diskette, CD-ROM) erfolgen (elektronische Aufbewahrung). Zu beachten sind dabei bis 31.12.2014 die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS (vgl. BMF vom 07.11.1995, Az: IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl I 1995, 738) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GDPdU. Ab 01.01.2015 gilt das Schreiben des BMF vom 14.11.2014, Az: IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl I 2014, 1450 (GoBD), das ab dem 01.01.2020 durch das...