Weimann/Lang, Umsatzsteuer – national und international, ... / 2 Kommentierung

2.1 Aufzeichnungspflichtige Vorgänge

Rz. 12

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Aufgezeichnet werden müssen alle für die erbrachten und erhaltenen Leistungen (Ausgangs- und Eingangsleistungen) relevanten Merkmale. Ferner sind Nachweise für in Anspruch genommene Steuervergünstigungen (Steuerbefreiung gem. § 4 UStG, ermäßigter Steuersatz gem. § 12 Abs. 2 UStG, Nullsteuersatz gem. § 12 Abs. 3 UStG) aufzuzeichnen und vorzuhalten. Aus den Aufzeichnungen muss sich die Erfüllung der Voraussetzungen leicht und eindeutig erkennen lassen.

Rz. 13

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Aufzeichnungspflichtig sind auch die nicht (im Inland) steuerbaren Umsätze. Obwohl diese Umsätze in der Rechtsnorm nicht ausdrücklich erwähnt sind, werden sie dennoch durch die Formulierung in § 22 Abs. 1 UStG sowie § 63 Abs. 1 UStDV von der Aufzeichnungspflicht erfasst, da letztlich auch die Möglichkeit bestehen muss, nachzuweisen, weshalb diese Umsätze nicht der (deutschen) USt unterworfen wurden. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie es einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit ermöglichen, sich einen Überblick über die Grundlagen der Steuerberechnung zu verschaffen. Dazu gehört auch die Abgrenzung, ob das inländische oder ein ausländisches USt-Recht für die maßgeblichen Geschäftsvorfälle Anwendung findet.

Rz. 14

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Für Beleg- und Buchnachweise im i. g. Waren- und Dienstleistungsverkehr gelten besondere Aufzeichnungsvorschriften (§§ 17a–17d UStDV).

2.2 Inhalt der Aufzeichnungsverpflichtung nach § 22 UStG

Rz. 15

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Die Aufzeichnungspflichten umfassen im Wesentlichen:

• die vereinbarten (oder ggf. vereinnahmten) Entgelte für die ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen. Aus den Aufzeichnungen muss ersichtlich sein, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze (nach Steuersatz getrennt) und die steuerfreien Umsätze aufteilen;
• vereinnahmte Teilentgelte und Entgelte für noch nicht ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen (Vorauszahlungen/Anzahlungen). Auch hier muss eine Aufteilung der Entgelte auf die jeweiligen Steuersätze und ggf. steuerfreie Entgelte erfolgen;
• ob und für welche Umsätze statt der Steuerfreiheit die Steuerpflicht gewählt wird (Option nach § 9 UStG);
• die Bemessungsgrundlagen für unentgeltliche Wertabgaben nach § 3 Abs. 1b sowie § 3 Abs. 9a UStG sowie Grundlagen für die Ermittlung der Mindestbemessungsgrundlage;
• Entgeltsminderungen nach § 17 UStG;
• wegen unrichtigen und unberechtigten Steuerausweises (§ 14c UStG) geschuldete Umsatzsteuerbeträge;
• die Bemessungsgrundlage für die Einfuhr von Gegenständen;
• Namen und Anschrift des Versenders und Empfängers sowie diverse Informationen zu den einzelnen Sendungen bei Anwendung der Sonderregelungen für die Einfuhr von Sendungen mit einem Sachwert von höchstens 150 EUR;
• die Bemessungsgrundlage und Steuer für i. g. Erwerbe;
• die Bemessungsgrundlage und Steuer für die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG; Land- und Forstwirte, die die Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG anwenden, schulden als Leistungsempfänger auch die Steuer nach § 13b UStG. Sie haben daher insoweit die Aufzeichnungspflichten nach § 22 Abs. 2 Nr. 8 UStG zu erfüllen;
• die Steuerbeträge, die auf sämtliche Entgelte und Leistungen entfallen und vom Unternehmen erbracht werden;
• Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge auf sämtliche Eingangsleistungen für das Unternehmen (Vorsteuerabzug); bei teilweisem Vorsteuerabzug müssen die abziehbaren und abzugsfähigen Vorsteuerbeträge leicht und eindeutig erkennbar sein;
• separate Aufzeichnung von vorsteuerschädlichen Umsätzen; diese müssen von den Umsätzen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen, getrennt aufgezeichnet werden;
• Bemessungsgrundlagen für Vorsteuerkorrekturen nach § 15a UStG;
• Zahlungsdaten, Anschriften und Abtretungsbeträge sowohl beim Abtretungsempfänger als auch beim Abtretenden bei Abtretungen i. S. v. § 13c UStG; diese Aufzeichnungsvorschriften gelten analog auch für Pfändungen und Verpfändungen von Forderungen;
• besondere Aufzeichnungen für das Steuerlager;
• die entrichteten Beträge bei Zahlungen in den Fällen der §§ 13c UStG sowie Anschriftendaten und Steuernummer des Umsatzsteuerschuldners;
• i. g. Verbringen von Gegenständen zur Verfügung des Unternehmers, wenn der Gegenstand im übrigen Gemeinschaftsgebiet bearbeitet wird oder mit dem Gegenstand im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen ausgeführt werden oder wenn der Gegenstand im übrigen Gemeinschaftsgebiet nur vorübergehend verwendet wird. Bedingung hierbei ist jedoch, dass die Einfuhr eines derartigen Gegenstandes aus dem Drittland steuerfrei wäre.

Sofern die Unterlagen zu den o. g. Bereichen elektronisch geführt werden bzw. in elektronischer Form vorliegen, sind sie – wie alle anderen steuerlich relevanten Unterlagen auch – ebenfalls elektronisch zu archivieren (vgl. Rz. 64).

Rz. 16

Stand: 6. A. – ET: 07/2024

Nach Rechtsprechung des BFH gelten die Aufzeichnungspflichten nach § 22 Abs. 2 Nr. 3, Nr. 1 S. 2 und § 3 Abs. 1b Nr. 1 UStG zu Entnahmen von Gegenständen durch den Unternehmer aus seinem Unter...