Rz. 146
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Nach § 17d Abs. 1 UStDV muss der Unternehmer einen Buchnachweis über die Voraussetzungen der Steuerbefreiung führen. Unter Buchnachweis ist ein Nachweis durch Aufzeichnungen i. V. m. Belegen zu verstehen. Der Buchnachweis verlangt deshalb stets mehr als den bloßen Nachweis durch Aufzeichnungen oder Belege. Belege werden durch die entsprechenden und erforderlichen Hinweise und Bezugnahmen in den stets notwendigen Aufzeichnungen Bestandteil der Buchführung und damit des Buchnachweises, sodass beide eine Einheit bilden (vgl. BFH vom 07.12.2006, Az: V R 52/03, BStBl II 2007, 420 unter II. 1. b; vgl. Abschn. 6a.2. Abs. 1 UStAE). Der Buchnachweis umfasst auch die Aufzeichnung der USt-IdNr. des Abnehmers. Diese ist allerdings seit dem 01.01.2020 ohnehin materiell-rechtliche Voraussetzung der Steuerfreiheit.
Rz. 147
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Grundsätzlich muss nach der Rechtsprechung des BFH (vgl. BFH vom 02.04.1997, Az: V B 159/96 (NV), BFH/NV 1997, 629; bestätigt durch Beschluss des BFH vom 05.02.2004, Az: V B 180/03 (NV), BFH/NV 2004, 988 unter II.1.) die richtige USt-IdNr. des wirklichen Abnehmers aufgezeichnet (ggf. nachträglich) werden, um die Steuerpflicht der Umsätze zu vermeiden (im Beschlussfall ging es um Lieferungen an einen österreichischen Abnehmer, der dem liefernden Unternehmer die USt-IdNr. eines namensgleichen Unternehmens angegeben hatte – wegen des Vertrauensschutzes nach § 6a Abs. 4 UStG vgl. Rz. 175 ff.).
Rz. 148
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Die USt-IdNr. muss gültig sein. Der Unternehmer sollte möglichst das Bestätigungsverfahren nach § 18e UStG durchführen (vgl. Abschn. 6a.7. Abs. 2 UStAE, auch zum nachträglich erbrachten Buchnachweis bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung vor dem FG; vgl. Abschn. 6a.8. Abs. 6 UStAE). Dabei empfiehlt sich die sog. qualifizierte Bestätigungsabfrage, d. h. neben der Prüfung der bloßen Gültigkeit der Nummer die Prüfung auf Übereinstimmung für die Merkmale "Name" und "Anschrift". Die Überprüfung kann digital über eine Datenschnittstelle zum BZSt erfolgen. Nach Auffassung des BFH (vgl. BFH vom 11.03.2020, XI R 38/18, BFHE 268, 376, ebenso BFH vom 02.07.2021, XI R 40/19) ist eine unterlassene zeitnahe Gültigkeitsprüfung eine Sorgfaltspflichtverletzung, die jedenfalls den Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG ausschließt. Es gibt aber keine gesetzliche Verpflichtung, die Gültigkeit zu prüfen. Das Risiko der Besteuerung liegt allerdings bei späterer Beanstandung beim liefernden Unternehmer. Je nach den Umständen des Einzelfalls könnte ihm dabei leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO), ein Organisationsverschulden (§ 130a OwiG) oder sogar (bedingt vorsätzliche) Steuerhinterziehung (§ 370 AO) vorgeworfen werden. Zum Ungültigwerden der USt-IdNr. während der Vertragsabwicklung, Pflicht zur erneuten Überprüfung der USt-IdNr. und zum Vertrauensschutz in derartigen Fällen vgl. FG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 04.11.2015, Az: 7 K 7283/13, EFG 2016, 1115, rkr.).
Rz. 149
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Zum Buchnachweis gehört auch der Nachweis der Unternehmereigenschaft des Abnehmers (§ 6a Abs. 1 S. 1 Nr. 2 Buchst. a UStG i. V. m. § 17d Abs. 1 UStDV), dazu reicht die Aufzeichnung der USt-IdNr. allein nicht aus (vgl. BFH vom 08.11.2007, Az: V R 26/05, BStBl II 2009, 49 und vgl. Rz. 107 ff., vgl. Abschn. 6a.7. Abs. 1 UStAE). Durch die Aufzeichnung der USt-IdNr. eines Scheinunternehmens kann die Unternehmereigenschaft nicht nachgewiesen werden (vgl. BFH vom 10.08.2016, Az: V R 45/15, DStR 2016, 2402, Rz. 18).
Rz. 150
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Zum Nachweis der Vollmacht eines Vertretungsberechtigten vgl. Abschn. 6a.7. Abs. 1 UStAE.
Rz. 151
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Zum formellen Charakter des Nachweises einer USt-IdNr. vgl. EuGH vom 27.09.2012, Rs. C-587/10, VSTR, DStR 2012, 2014 und EuGH vom 06.09.2012, Rs. C-273/11, Mecsek-Gabona, UR 2012, 796 (vgl. Rz. 199 jeweils a. E.). Diese Rechtsprechung ist jedoch grundsätzlich nach Einfügung des § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG nur noch für bis zum 31.12.2019 erfolgte i. g. Lieferungen relevant.
Rz. 152
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Der Nachweis ist im Geltungsbereich der UStDV zu führen und muss die Voraussetzungen der Steuerbefreiung eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben (vgl. Abschn. 6a.7. Abs. 7 UStAE zu ggf. auch Ausnahmen). Er ist grundsätzlich zeitnah und unmittelbar nach Ausführung der entsprechenden Umsätze zu führen (vgl. Abschn. 6a.7. Abs. 8 UStAE). Wie bei Ausfuhrlieferungen (vgl. die Kommentierung zu § 6) kann "grundsätzlich" lediglich der Belegnachweis noch bis zur letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht erbracht werden (vgl. BFH vom 30.03.2006, Az: V R 47/03, BStBl II 2006, 634 – zur Ausfuhrlieferung). S. zu dieser Problematik aber EuGH vom 27.09.2007, Rs. C-146/05 Albert Colée, BFH/NV Beilage 2008, 34 und vgl. Rz. 93 ff. (Änderung der Rechtsprechung). In Abschn. 6a.7. Abs. 8 UStAE geht die Verwaltung davon aus, dass der Buchnachweis bis zu dem Zeitpunkt geführt werden muss, zu dem die USt-Voran...