Rz. 63
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Nach § 146 Abs. 5 AO können Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
Zu digitalen Aufzeichnungen und elektronischer Archivierung hat sich das BMF insbesondere im Schreiben vom 28.11.2019, Az: IV A 4-S 0316/19/10003:001, BStBl I 2019, 1269 (GoBD) geäußert.
Hinweise zur Erfüllung der umsatzsteuerlichen Anforderungen bei elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen enthält das BMF-Schreiben vom 16.11.2021, Az: III C 2-S 7295/19/10001:001, BStBl I 2021, 2329.
Rz. 64
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Originär digitale Unterlagen (z. B. elektronische Rechnungen) müssen auch in elektronischer und maschinell auswertbarer Form archiviert werden. Als originär digitale Unterlagen sind solche anzusehen, die in elektronischer Form eingehen oder selbst elektronisch erzeugt wurden. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in ausgedruckter Papierform oder maschinell nicht auswertbaren Formaten (z. B. PDF-Datei).
Rz. 65
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Grundsätzlich können umsatzsteuerrechtliche Aufzeichnungs- und Nachweispflichten auch dadurch erfüllt werden, dass ursprünglich in Papierform vorliegende Unterlagen gescannt und elektronisch archiviert werden ("belegersetzendes Scannen"). Zur Lesbarmachung von gescannten Belegen gegenüber der Außenprüfung hat sich der BFH in einem Urteil geäußert (BFH vom 26.09.2007, I B 53, 54/07, BStBl II 2008, 415). Danach ist der Steuerpflichtige gehalten, im Original in Papierform erstellte und später durch Scannen digitalisierte Ein- und Ausgangsrechnungen über sein Computersystem per Bildschirm lesbar zu machen. Dieser Verpflichtung kann er sich nicht durch das Angebot des Ausdruckens auf Papier entziehen.
Zollbelege (z. B. im ECS/AES-Notfallverfahren erstellte Ausfuhrnachweise), die noch einen Originalstempel einer Zollbehörde aufweisen, sollten zusätzlich zum Scannen immer noch in Papierform aufbewahrt werden, da die Finanzverwaltung im Zweifelsfall die Echtheit der Zollstempel überprüfen können muss.
Rz. 66
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Das FA hat grundsätzlich das Recht, digitalisierte Daten gem. § 147 Abs. 6 AO auch in elektronischer Form zu nutzen. Dies gilt für alle Aufzeichnungen, die der Steuerpflichtige nach gesetzlichen Vorschriften zu führen hat (z. B. gem. § 147 Abs. 1 AO, § 22 UStG).
Rz. 67
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In einem Urteil des FG Baden-Württemberg wurde entschieden, dass auch bei relativ kleinen Sachverhalten (z. B. im Rahmen einer USt-Sonderprüfung) die Kosten für die Erstellung eines digitalen Datenträgers durch einen Dienstleister zur Durchführung der digitalen Prüfung verhältnismäßig und somit nicht ermessenfehlerhaft sind (FG Baden-Württemberg vom 11.05.2007, 9 K 178/06). Die gegen das Urteil eingelegte Revision blieb erfolglos (BFH vom 05.03.2008, VI B 74/07, n. v.).