Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

1 Rechtslage Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht für alle Arbeitgeber. Das haben der EuGH[1] und das BAG[2] nunmehr entschieden. 1.1 Gesetzliche Grundlagen Das Arbeitszeitgesetz enthält keine allgemeine Regelung, die Arbeitgeber zu einer pauschalen Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern verpflichtet. Arbeitszeit ist nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zu...mehr

2.1 Personeller Geltungsbereich 2.1.1 Beschäftigte Das ArbSchG dient nach § 1 Abs. 1 ArbSchG dazu, "Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern". Das Gesetz und damit auch der für die Zeiterfassung maßgebliche § 3 ArbSchG gilt demnach für Beschäftigte, wobei Hausangestellte[1] in privaten Ha...mehr

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht für alle Arbeitgeber. Das haben der EuGH[1] und das BAG[2] nunmehr entschieden. 1.1 Gesetzliche Grundlagen Das Arbeitszeitgesetz enthält keine allgemeine Regelung, die Arbeitgeber zu einer pauschalen Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern verpflichtet. Arbeitszeit ist nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zum Ende der A...mehr

Es kommen sowohl Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht aus dem ArbSchG wie auch gegen das ArbZG in Betracht. Für die Einhaltung der sich aus den Gesetzen ergebenden Vorschriften ist der Arbeitgeber verantwortlich. Dies gilt unabhängig davon, ob er die Einhaltung der Vorschriften des ArbZG oder die Erfassung der Arbeitszeit auf den Arbeitnehmer delegiert hat. Arbeitsschutz Ei...mehr

Arbeitgeber sind für die Einrichtung und Vorhaltung eines Arbeitszeiterfassungssystems verantwortlich. Eine Übertragung der Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit ist aber nach aktueller Rechtsprechung ohne Weiteres möglich.[1] Denkbar ist auch eine Übertragung der Pflicht auf Vorgesetzte oder Schichtleiter. Hinweis Delegieren der Aufzeichnung Wird die Aufzeichnungspflicht...mehr

Der Ort der Tätigkeit ist für die Erfassungspflicht unerheblich; auch Arbeitszeiten, die im Rahmen mobiler Arbeit oder im Homeoffice erbracht werden, sind daher zu aufzuzeichnen. Arbeitnehmern, die ihre Tätigkeit außerhalb der Arbeitsstätte verrichten, müssen daher entsprechende Möglichkeiten zur Erfassung ihrer Arbeitszeit zur Verfügung gestellt werden.mehr

2.1.1 Beschäftigte Das ArbSchG dient nach § 1 Abs. 1 ArbSchG dazu, "Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern". Das Gesetz und damit auch der für die Zeiterfassung maßgebliche § 3 ArbSchG gilt demnach für Beschäftigte, wobei Hausangestellte[1] in privaten Haushalten explizit vom Geltungsb...mehr

Die Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten begründet das BAG mit der unionsrechtskonformen Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes unter Berücksichtigung des sog. "Stechuhr-Urteils" des EuGH. 1.2.1 "Stechuhr-Urteil" des EuGH[1] Der EuGH hat in seinem Urteil festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Hergeleitet wi...mehr

Der EuGH hat in seinem Urteil festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Hergeleitet wird diese Verpflichtung aus der EU-Grundrechtecharta sowie der Arbeitszeitrichtlinie[2]: Grundrecht der Arbeitnehmer auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit sowie die Einhaltung von Ruhe- und Pausenzeiten. Arbeitszeitrichtlinie verfolgt da...mehr

Arbeitgeber müssen Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfassen. Das Zeiterfassungssystem muss geeignet sein, die Dauer der wöchentlichen Höchstarbeitszeit, die Gewährung eines Zeitausgleichs bei einem Abweichen von der erlaubten Höchstarbeitszeit sowie die Einhaltung der täglichen und wöchentlichen Ruhezeit nachzuweisen. Zu erf...mehr

Da eine bestimmte Form für die Arbeitszeiterfassung vom Gesetz bislang nicht vorgeschrieben ist, kommen als Arbeitszeitnachweis digitale Dateien, Aufzeichnungen in elektronischen Zeiterfassungssystemen oder in Apps in Betracht. Es besteht ein weiter Gestaltungsspielraum der Arbeitgeber, mithin auch die Möglichkeit händischer Erfassung durch Stundenzettel oder die Stechuhr. H...mehr

Bei der Einführung ("Ob") einer Arbeitszeiterfassung haben Betriebsräte kein Initiativrecht, da die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung bereits gesetzlich geregelt ist.[1] Die Ausgestaltung ("Wie") der Einführung kann jedoch bei einer technischen Lösung der Mitbestimmung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegen. Davon kann die Auswahl des Systems zur Zeiterfassung oder ...mehr

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer in einem System zu erfassen, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Bei der Auswahl des Zeiterfassungssystems sind die Besonderheiten des jeweils betroffenen Tätigkeitsbereichs der Arbeitnehmer und die Eigenheiten des Unternehmens, insbesondere seine Größe zu berücksichtigen.[1] Zu beachten ist, dass de...mehr

Auch Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die eine Vertrauensarbeitszeit haben, müssen erfasst werden. Bei Vertrauensarbeitszeit steht nicht die Präsenz von Mitarbeitenden während einer vereinbarten Arbeitszeit im Vordergrund, sondern das Arbeitsergebnis. Arbeitnehmer können die Arbeitszeit eigenverantwortlich gestalten, wobei gesetzliche Vorschriften oder solche aus Tarifvertrag...mehr

Arbeitgeber können die Erfassung der Arbeitszeit auf ihre Arbeitnehmer delegieren, wobei sie für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich bleiben. Besteht eine Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Erfassung der Arbeitszeit und verstößt er gegen diese, kann der Arbeitgeber arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen. In Betracht kommt bei...mehr

Flexible Arbeitszeitmodelle, insbesondere Homeoffice und mobile Arbeit, sind auch nach der neuen Rechtsprechung des BAG[1] weiterhin möglich, da die Arbeitszeiterfassung unabhängig vom Arbeitsort erfolgt. 5.1 Vertrauensarbeitszeit Auch Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die eine Vertrauensarbeitszeit haben, müssen erfasst werden. Bei Vertrauensarbeitszeit steht nicht die Präsenz ...mehr

Das ArbSchG dient nach § 1 Abs. 1 ArbSchG dazu, "Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern". Das Gesetz und damit auch der für die Zeiterfassung maßgebliche § 3 ArbSchG gilt demnach für Beschäftigte, wobei Hausangestellte[1] in privaten Haushalten explizit vom Geltungsbereich ausgenommen...mehr

Das Arbeitszeitgesetz enthält keine allgemeine Regelung, die Arbeitgeber zu einer pauschalen Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern verpflichtet. Arbeitszeit ist nach § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen, wobei Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern zusammenzurechnen sind.[1] Nach Maßgabe des § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber ...mehr

Begriff Mit der Arbeitszeiterfassung kann auf verschiedene Arten die tägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmern dokumentiert werden. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Gesetzlich geregelt ist die Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie der Arbeitszeitrichtlinie RL 2003/88/EG. Rechtsprechung: BAG, Beschluss v. 13.9.2022, 1 ABR...mehr

Für die Zeiterfassung können verschiedenste elektronische Hilfsmittel, wie z. B. Excel, Apps für Smartphones oder Softwarelösungen genutzt werden. Hierbei sind die Besonderheiten des Unternehmens zu berücksichtigen. Die Verwendung einer App, die auch mit dem Smartphone verwendet werden kann, würde sich z. B. für Unternehmen anbieten, deren Arbeitnehmer nicht überwiegend vom ...mehr

Leitende Angestellte werden vom personellen Geltungsbereich des ArbSchG erfasst. Mit der Anknüpfung der Arbeitszeiterfassungspflicht an das ArbSchG und damit auch an den dort geltenden Beschäftigtenbegriff bzw. den weiten Arbeitnehmerbegriff der Arbeitszeitrichtlinie[1] müsste die Pflicht daher auch die Zeiterfassung leitender Angestellter umfassen. Selbst bei Zugrundelegung ...mehr

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bezieht sich ausschließlich auf die geleistete Arbeitszeit. Nicht umfasst ist demnach die Erfassung des Arbeitsorts oder der Tätigkeit. Unter geleisteter Arbeitszeit sind regelmäßig die Zeiten zu verstehen, die arbeitsvertraglich und vergütungsrechtlich relevant sind. Art. 2 Nr. 1 der europäischen Arbeitszeitrichtlinie[1] definiert die Arb...mehr

Aufzeichnungen der Arbeitszeit fallen unter den Begriff der personenbezogenen Daten i. S. d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Darunter sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, was bei Arbeitszeiten, die einem konkreten Arbeitnehmer zugeordnet sind, der Fall ist. Datenschutzrechtlicher Erlaubnistatbestand für d...mehr

Mit Blick auf die Entscheidung des EuGH hat das BAG festgestellt, dass Arbeitgeber bereits heute gesetzlich dazu verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen.[1] Der Entscheidung lag ein Antrag eines Betriebsrats auf Feststellung zugrunde, dass er hinsichtlich der initiativen Einführung einer elektronischen Zeiterfassung im Betrieb ein Mitbestimm...mehr

Um eigenen Verwaltungsaufwand zu vermeiden, sollten die Arbeitszeitkonten durch einen externen Dienstleister geführt werden. Dies umfasst die Erfüllung sämtlicher Aufzeichnungspflichten des Betriebs inklusive der Führung der erforderlichen Summenfelder zur Ermittlung der im Störfall zu verbeitragenden Beträge. Externe Dienstleister übernehmen die Erstellung der monatlichen G...mehr

Direktversicherungsbeiträge sind zwingend über die Lohnabrechnung im Lohnkonto zu erfassen und über den Buchungsbeleg der Lohnbuchhaltung in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen. In die Lohnsteuerbescheinigungen fließen sie nur dann als Bruttobetrag ein, wenn die steuerfreien bzw. pauschalversteuerten Beträge überschritten wurden. Wichtig Keine Berücksichtigung bei der Einkomm...mehr

Rz. 37 Nicht abziehbar sind ferner Vorsteuerbeträge auf Aufwendungen, die nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 7 oder Abs. 7 EStG nicht abziehbare Betriebsausgaben sind. Im Einzelnen geht es dabei um Aufwendungen für Geschenke[1], für Bewirtung[2], für Gästehäuser[3], für Jagd, Fischerei, Segel- oder Motorjachten und damit zusammenhängende Bewirtungen[4] und für unangeme...mehr

Rz. 2 Die Vorschrift regelt verschiedene Pflichten für Arbeitgeber und Insolvenzverwalter in Bezug auf das Kurzarbeitergeld (Kug) und Wintergeld sowie die Transfermaßnahmen und Arbeitskämpfe. Dadurch wird eine besondere Stellung der Arbeitgeber und Insolvenzverwalter normiert. Der Arbeitnehmer soll die Leistungen aus einer Hand erhalten, insoweit tritt der Insolvenzverwalter...mehr

Rz. 2 § 323 bestimmt, welche Leistungen der Arbeitsförderung Anträge voraussetzen, wer sie zu stellen hat und welche Gestaltungsmöglichkeiten und weitere Verpflichtungen hierbei bestehen. Ergänzende Regelungen können sich bei den Bestimmungen für die jeweilige Leistung der Arbeitsförderung finden, z. B. beim Arbeitslosengeld (Alg). Rz. 2a Abs. 1 Satz 1 bestimmt generell, dass...mehr

Rz. 7 Abs. 1 Satz 1 verpflichtet Arbeitgeber zur Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer. Die Vorschrift gilt nicht für Verleiher. Zwar ist auch der Verleiher Arbeitgeber, im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassung obliegt die Aufzeichnungspflicht jedoch dem Entleiher nach Abs. 1 Satz 2. Rz. 8 Die Aufzeichnungspflicht ist beschränkt auf die Beschäftigung von Arbe...mehr

Rz. 16 Abs. 1 Satz 2 verpflichtet bei Arbeitnehmerüberlassung den Entleiher zur Aufzeichnung der Arbeitszeit, wenn ihm ein Verleiher Leiharbeitnehmer zur Arbeitsleistung überlässt. Nur der Entleiher, der das Direktionsrecht über den Leiharbeitnehmer hat, kennt in der Regel den Beginn, das Ende und die Dauer dessen Arbeitszeit. Die Aufzeichnungspflicht ist beschränkt auf eine...mehr

Rz. 19 Die Aufzeichnungspflicht obliegt nach Abs. 1 Satz 1 dem Arbeitgeber und nach Abs. 1 Satz 2 dem Entleiher. Sie ist jedoch keine höchstpersönliche Pflicht.[1] Daher darf der Arbeitgeber sie auf eine andere Person delegieren,[2] z. B. bei Tätigkeiten außerhalb des Betriebs auf den Vorarbeiter, Altgesellen, Kolonnenführer, Bauleiter oder Objektleiter. Er kann auch jeden e...mehr

Rn. 74 Stand: EL 170 – ET: 01/2024 § 37b EStG enthält keine gesonderten Aufzeichnungspflichten, es gelten die allg Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs 7 EStG weiter, so dass für die Abgrenzung der Grenze von TEUR 10 pro Zuwendung und der Abzugsfähigkeit von Geschenken die Beträge einzeln und getrennt von den sonstigen BA aufzuzeichnen sind. Zur zeitnahen Aufzeichnung von Gesch...mehr

Rn. 1119c Stand: EL 170 – ET: 01/2024 In das Lohnkonto muss der ArbG nach § 3 Nr 28a EStG steuerfreie Zuschüsse eintragen (§ 41 Abs 1 S 4 EStG idF Art 2 Nr 3 Corona-SteuerhilfeG vom 19.06.2020, BGBl I 2020, 1385).mehr

Rn. 1899 Stand: EL 170 – ET: 01/2024 Nach § 4 Abs 2 Nr 4 LStDV sind grds steuerfreie Bezüge im Lohnkonto aufzuzeichnen. Jedoch macht die Vorschrift eine Ausnahme für Trinkgelder. Dies würde wegen deren Steuerfreiheit auch keinen Sinn machen. Rn. 1900–1919 Stand: EL 170 – ET: 01/2024 vorläufig freimehr

Arbeitgeber und Entleiher, die jeweils einem nach dem SchwarzArbG ausweismitführungspflichtigen Wirtschaftszweig angehören oder Mindestarbeitsbedingungen nach dem AEntG oder dem AÜG einhalten müssen, sind verpflichtet bestimmte Aufzeichnungen vorzunehmen bzw. Daten zu dokumentieren.[1]mehr

Rn. 1703 Stand: EL 170 – ET: 01/2024 Nach § 4 Abs 2 Nr 4 LStDV sind grds steuerfreie Bezüge im Lohnkonto aufzuzeichnen. Jedoch macht die Vorschrift eine Ausnahme für Vorteile iSd § 3 Nr 45 EStG. Rn. 1704–1769 Stand: EL 170 – ET: 01/2024 vorläufig freimehr

Rz. 23 3 Daten müssen – möglichst minutengenau – aufgezeichnet werden: der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit des Arbeitnehmers. Arbeitszeit ist die von Beginn und Ende her abgrenzbare Zeitspanne, in der ein Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber zur Verfügung steht, um die Pflichten, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben, an einem vom Arbeitgeber bestimmten...mehr

Rn. 949 Stand: EL 169 – ET: 12/2023 Der ArbG hat auf dem Lohnkonto (§ 4 LStDV) des ArbN die Entschädigungen für Verdienstausfall nach § 56 IfSG einzutragen (§ 41 Abs 1 S 4 EStG). In der elektronischen LSt-Bescheinigung sind diese Entschädigungen für Verdienstausfall zu vermerken (§ 41b Abs 1 S 2 Nr 5 EStG). Rn. 950–959 Stand: EL 169 – ET: 12/2023 vorläufig freimehr

Abgabepflichtige Unternehmen sind verpflichtet, alle an selbstständige Künstler oder Publizisten gezahlten Entgelte aufzuzeichnen. Bei Verletzung kann ein Bußgeld bis zu 50.000 EUR festgesetzt werden.mehr

Der Nachweis der Nicht-Kirchensteuerpflicht kann auf 2 Arten geführt werden: Für die Pauschalbesteuerung des Arbeitslohns aus einer Aushilfs- oder Teilzeitbeschäftigung muss die Nichtzugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft durch eine Erklärung des Arbeitnehmers dokumentiert werden, für die ein amtliches Muster festgelegt wurde.[1] In allen anderen Fällen ...mehr

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Solidaritätszuschlag zusätzlich zur Lohnsteuer vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers einzubehalten. Der Zuschlag ist im Lohnkonto gesondert aufzuzeichnen und jeweils zum selben Zeitpunkt wie die Lohnsteuer an das Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und abzuführen. Der Zuschlag ist in der Lohnsteuer-Anmeldung gesondert zu erklären und in der L...mehr

Der Arbeitgeber hat die steuerfreien Aufstockungsbeträge im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben. Aufstockungsbeträge und Lohnsteuer-Jahresausgleich schließen sich aus Die Zahlung steuerfreier Aufstockungsbeträge schließt eine Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs durch den Arbeitgeber sowie des permanenten Lohnsteuer-Jahresausgleichs aus.mehr

Der Arbeitgeber kann die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an die Versorgungseinrichtung oder an den Arbeitnehmer auszahlen. Zahlt der Arbeitgeber die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an den Arbeitnehmer aus, muss der Arbeitnehmer die zweckentsprechende Verwendung durch eine entsprechende Bescheinigung des Versicherungsträgers bis zum 30.4. des Folgejahres nachweisen. Der...mehr

Das Vorliegen der Voraussetzungen für den BAV-Förderbetrag ist im Lohnkonto aufzuzeichnen.[1] Wichtig ist daran zu denken, dass die Höhe der Förderung vom Referenzjahr 2016 abhängen kann und dies dementsprechend ebenfalls im Lohnkonto zu dokumentieren ist.[2]mehr

Rz. 251 Die unterlassene oder nicht vollständige Führung der Handelsbücher, zu deren Führung die Geschäftsführung gesetzlich verpflichtet ist, oder die nicht ordnungsgemäße Aufbewahrung oder Vernichtung der Handelsbücher oder sonstiger Unterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können in der Krise des Unternehmens zur Straftat werden. Rz. 252 Praxishinweis Zu...mehr

Rz. 9 Werden Arbeitnehmer geringfügig beschäftigt, besteht die Aufzeichnungspflicht branchenübergreifend. Eine geringfügige Beschäftigung liegt nach § 8 Abs. 1 SGB IV vor, wenn das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig im Monat 538 EUR nicht übersteigt, die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens 3 Monate oder 70 Arbeitstage nach ihrer Eigenart ...mehr

Rz. 75 Die MiLoAufzV findet nur auf die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers Anwendung. Weitere Verordnungsermächtigung für die Verordnung ist § 19 Abs. 4 AEntG. Daher kann auch die Aufzeichnungspflicht nach § 19 Abs. 1 AEntG unter den Voraussetzungen der MiLoAufzV vereinfacht werden. Rz. 76 Die Verordnung gilt nicht bei Arbeitnehmerüberlassung. Die Verordnungsermächtigungen...mehr

Rz. 20 Nach § 21 Abs. 1 Nr. 7 handelt ordnungswidrig, wer als Arbeitgeber entgegen § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG oder als Entleiher entgegen § 17 Abs. 1 Satz 2 i. V. m. Satz 1 MiLoG Arbeitszeitaufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht mindestens 2 Jahre aufbewahrt. Den Tatbestand erfüllt, wer als aufzeichnungspflichtiger Arb...mehr

Rz. 1 § 17 verpflichtet Arbeitgeber und Entleiher zur Aufzeichnung der Arbeitszeit (Abs. 1) und Bereithaltung der Unterlagen, aus denen sich die mit dem Arbeitnehmer vereinbarten sowie die tatsächlich gewährten Arbeitsbedingungen ergeben (Abs. 2). Zweck der Vorschrift ist, dem Zoll eine effektive Kontrolle zu ermöglichen. Rz. 2 Ohne Aufzeichnung der Arbeitszeit ist die Kontro...mehr