Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Rz. 100 Obliegenheiten sind nach h.M. abzugrenzen von vertraglichen Pflichten wie die der Prämienzahlung. Vertraglichen Pflichten sind einklagbar; Obliegenheiten hingegen sind Verhaltensnormen, die der Versicherungsnehmer sowohl vor dem Versicherungsfall als auch nach dem Versicherungsfall beachten muss, wenn er seinen Anspruch auf die Versicherungsleistung nicht gefährden w...mehr

Rz. 60 Die für die "Innenhaftung" relevanten allgemeinen Haftungsgrundlagen sind für Vorstandsmitglieder und deren Stellvertreter bei der Aktiengesellschaft insbesondere die §§ 93 Abs. 2, 94 AktG. Bei der GmbH gelten insbesondere die §§ 43 Abs. 2, 44 GmbHG [199] in Bezug auf Geschäftsführer und deren Stellvertreter. Daneben kommen für die zitierten versicherten Personen beson...mehr

Der Unternehmer ist allgemein zur Führung von Aufzeichnungen[1] verpflichtet.[2] Dies gilt auch für die Vorsteuern. Um hier die notwendige Nachprüfbarkeit zu gewährleisten, sind die Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, die an den Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind, und die darauf entfallende Steuer aufzuzeichnen. Ferner sind...mehr

Neu in der verabschiedeten Fassung: Verrechnungspreisdokumentation und Transaktionsmatrix Die Neuregelung der Aufzeichnungspflichten bei den Verrechnungspreisen in § 90 Abs. 3 und 4 AO soll zu einer Entlastung der Wirtschaft führen, da nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung nicht mehr sämtliche Verrechnungspreisunterlagen erstellt und automatisch vorgelegt werden müssen. § 90...mehr

Rz. 21a Gem. § 6b Abs. 1 Nr. 4 UStG hat der Lieferer die Beförderung oder Versendung des Gegenstands i. S. v. § 22 Abs. 4f UStG gesondert aufzuzeichnen. Für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten kann der liefernde Unternehmer einen Dritten beauftragen.[1] Damit stellen die Aufzeichnungspflichten eine materiell-rechtliche Tatbestandsvoraussetzung dar § 22 UStG Rz. 235a. Der...mehr

Rz. 24 Der Erwerber muss kein Unternehmer sein, der im Rahmen seines Unternehmens handelt; gem. § 6b Abs. 1 Nr. 3 UStG lediglich gegenüber dem Lieferer eine USt-IdNr. verwenden. Rz. 25 Das Führen von Aufzeichnungen ist in § 6b UStG für den Erwerber nicht normiert worden. Zwar soll er Aufzeichnungen nach Maßgabe des § 22 Abs. 4g UStG führen, Verstöße führen m. E. jedoch nicht zu...mehr

Rz. 10 Mit Wirkung vom 1.1.2020[1] ist § 6b UStG in Kraft getreten. Er setzt Art. 17a MwStSystRL [2] in nationales Recht um. Im Rahmen der Einführung des § 6b UStG haben sich auch Änderungen bei den Aufzeichnungspflichten, der ZM und beim innergemeinschaftlichen Erwerb ergeben. Darauf wird nachstehend an geeigneter Stelle hingewiesen. Unbestreitbarer Vorteil der in Art. 17a MwS...mehr

Nach Auffassung des Hessischen FG sind die Aufzeichnungspflichten für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gem. § 4 Abs. 7 EStG im Falle einer Gewinnermittlung gem. § 4 Abs. 3 EStG nur dann erfüllt, wenn der Steuerpflichtige sämtliche Aufwendungen von Anfang an, fortlaufend und zeitnah – insbesondere gesondert von sonstigen BA und in einer einzigen Aufstellung – sch...mehr

Rz. 27 Das Steuerrecht kennt die abgeleitete (derivative) Buchführungspflicht, sowie die originäre Buchführungspflicht. Rz. 28 Die sog. abgeleitete steuerrechtliche Buchführungspflicht gem. § 140 AO besagt, dass jeder, der nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, die Verpflichtungen, die ...mehr

Rz. 21 Die Buchführungspflicht nach HGB ist an die Kaufmannseigenschaft geknüpft. Als Kaufmann bezeichnet das HGB denjenigen, der ein Handelsgewerbe betreibt.[1] Das ist gem. § 1 Abs. 2 HGB jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass er einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb[2] nicht erfordert. Rz. 22 Als Kaufmann gilt auch, wer kein Kau...mehr

Rz. 20 Die Buchführungspflicht ist im Interesse der Rechtssicherheit und der Gleichmäßigkeit der Besteuerung handelsrechtlich und steuerrechtlich eindeutig geregelt.[1] 2.1.1 Handelsrechtliche Buchführungspflicht Rz. 21 Die Buchführungspflicht nach HGB ist an die Kaufmannseigenschaft geknüpft. Als Kaufmann bezeichnet das HGB denjenigen, der ein Handelsgewerbe betreibt.[1] Das ...mehr

Rz. 38 Richtigkeit und Willkürfreiheit Der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit [1] verlangt die richtige Verbuchung der Geschäftsvorfälle in sachlicher und wertmäßiger Hinsicht. Die notwendige Übereinstimmung von Buchung und Geschäftsvorfall ist erfüllt, wenn der zugrunde liegende Tatbestand dem Buchungssatz sowie den Belegen vollständig entspricht.[2] Die (kontenmäß...mehr

Rz. 46 Die Normen des Steuerrechts enthalten in den §§ 145–148 AO "eigene" kodifizierten Grundsätze zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die sich weitgehend mit den handelsrechtlichen GoB decken und diese noch ergänzen (s. Anmerkungen zu den Rz. 38 ff.). Sie kommen v. a. zum Tragen, wenn nach § 241a HGB ( Rz. 26) handelsrechtlich keine Buchführungspflicht bzw. eine nur...mehr

Rz. 97 Ob auch Steuerpflichtige zur Unterstützung für Zwecke des Datenzugriffs verpflichtet sind, die ihren Gewinn gem. § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, ist streitig. Teilweise wird dies in der Literatur mit der Begründung verneint, dass diesen Personenkreis keine allgemeine Aufzeichnungspflicht, sondern nur spezielle Dokumentationspflichten beisp...mehr

Rz. 8 Der Steuerpflichtige hat die betroffenen DV-Systeme im Unternehmen zu identifizieren, anhand derer betriebliche Abläufe abgebildet werden. Die darin enthaltenen Daten sind nach Maßgabe der außersteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren (Erstqualifizierung) und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten. Die außers...mehr

Rz. 46 Handelsrechtlich werden die zum Geschäftsvermögen gehörenden Wertpapiere bilanziert. Das sind die dem Unternehmer persönlich zuzuordnenden Wertpapiere, soweit sie nicht zu seinem Privatvermögen gehören. Die Buchführungspflicht betrifft nur Handelsgeschäfte (§ 238 Abs. 1 Satz 1 HGB). Der Umfang der Rechenschaftslegung im Jahresabschluss reicht nicht weiter als die Buch...mehr

Rz. 68 Wertpapiere, die einem Gesellschafter einer Personengesellschaft gehören, können steuerrechtlich zum Sonderbetriebsvermögen des Gesellschafters gewillkürt werden. Rz. 69 Der Gesellschafter führt im Rahmen der Personengesellschaft keinen eigenen Betrieb, sondern er überlässt die Wertpapiere der Personengesellschaft zur Nutzung. Deshalb gehören sie nur dann zum gewillkür...mehr

Rz. 17 Die Grundlagen der neuen Aufzeichnungspflichten für die sog. Zahlungsdienstleister findet sich in § 22g Abs. 1 S. 1 UStG, in dem die aufzeichnungspflichtigen Angaben im Einzelnen aufgeführt werden. Das Ziel der Aufzeichnung besteht darin, die an dem Zahlungsvorgang beteiligten Personen und den Grund der Zahlung sowie dessen Höhe möglichst genau zu dokumentieren. Gem. §...mehr

Rz. 15 Der Textumfang der gesetzlichen Regelung des § 22g UStG ist groß, die Vorschrift besteht aus 10 teilweise sehr langen Absätzen mit einer Vielzahl von neuen Begriffen für das UStG. Inhaltlich enthält sie allerdings eigentlich keine umsatzsteuerrechtliche Regelung, sondern lediglich eine besondere Aufzeichnungspflicht und weitere Pflichten für sog. Zahlungsdienstleister...mehr

Rz. 12 Die Vorschrift des § 22g UStG regelt in insgesamt 10 teilweise sehr umfangreichen Absätzen die seit dem 1.1.2024 geltenden Aufzeichnungspflichten für sog. Zahlungsdienstleister (§ 22g Abs. 7 Nr. 1 UStG) bei bestimmten grenzüberschreitenden Zahlungen (§ 22g Abs. 2 UStG), dazu bedient sie sich einer ganzen Reihe spezieller "Begriffsdefinitionen" in ihrem Abs. 7. Mit den...mehr

Rz. 20 Gem. § 22g Abs. 1 S. 2 UStG sind zur Führung der vorgenannten Aufzeichnungen i. S. d. S. 1 dieses Absatzes (Rz. 15) Zahlungsdienstleister verpflichtet, wenn sie je Kalendervierteljahr im Rahmen ihrer jeweiligen Zahlungsdienste mehr als 25 grenzüberschreitende Zahlungen an denselben Zahlungsempfänger tätigen; es existiert also ein "Schwellenwert" für die Aufzeichnungsp...mehr

Rz. 25 Gem. §22g Abs. 3 S. 1 UStG gilt die Anforderung nach § 22g Abs. 1 S. 1 nicht für Zahlungsdienste, die von den Zahlungsdienstleistern des Zahlers in Bezug auf jegliche Zahlung erbracht werden, bei der mindestens einer der Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers gem. seiner BIC oder einem anderen Geschäftskennzeichen, die oder das den Zahlungsdienstleister und dess...mehr

Rz. 1 Die mWv 1.1.2024 bereits mit dem Jahressteuergesetz 2022 (Rz. 2) eingeführte Regelung des § 22g UStG beinhaltet eine (weitere) neu geschaffene Aufzeichnungspflicht des UStG, die unionsrechtlich vorgegeben war; betroffen sind davon die sog. Zahlungsdienstleister bei grenzüberschreitenden Zahlungen. Die umfangreiche Regelung enthält eine Vielzahl von aufzeichnungspflicht...mehr

Rz. 22 Der Begriff der Zahlung umfasst einen Zahlungsvorgang, der zur Bereitstellung, zur Übermittlung oder zur Abhebung eines Geldbetrags führt. Zudem fallen auch Finanztransfergeschäfte gem. § 1 Abs. 1 S. 2 Nr. 6 ZAG darunter. Zahlungen in Kryptowerten sind davon nicht erfasst.[1] Gem. § 22g Abs. 2 UStG sind grenzüberschreitende Zahlungen i. S. d. § 22g Abs. 1 S. 1 UStG Za...mehr

Rz. 26 Die Steuerbefreiungen in § 8 UStG sind ebenso wie in Art. 148 Buchst. c MwStSystRL dem Wortlaut dieser Bestimmungen nach an keine Voraussetzungen in Bezug auf den leistenden Unternehmer oder den Leistungsempfänger geknüpft. Der jeweilige Steuerbefreiungstatbestand stellt vielmehr auf bestimmte nach Beschaffenheit und Zweckbestimmung bezeichnete Gegenstände und sonstig...mehr

Rz. 13 § 8 UStG bezweckt neben anderen Vorschriften (Rz. 24, Rz. 25) die Begünstigung der unternehmerischen Seefahrt und internationalen Luftfahrt. Er trägt zu einer Sonderstellung der Unternehmer der Seeschifffahrt und der internationalen Luftfahrt bei, durch die diese Unternehmer weitgehend gleichsam außerhalb des Umsatzsteuerrechts gestellt werden. Da die Unternehmer der ...mehr

Rz. 160 Nach § 8 Abs. 3 UStG müssen die in den Abs. 1 und 2 bezeichneten Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung buchmäßig nachgewiesen sein. Das BMF kann durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrats bestimmen, wie der buchmäßige Nachweis zu führen ist. Von dieser Ermächtigung hat das BMF in § 18 UStDV Gebrauch gemacht. Nach § 18 UStDV sind die Vo...mehr

Der Arbeitgeber muss im Lohnkonto die Zahlung des Sterbegeldes, die einbehaltenen Steuerabzugsbeträge usw. sowie die erforderlichen Angaben für die zutreffende Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag[1] aufzeichnen und in der elektronisch zu übermittelnden Lohnsteuerbescheinigung angeben.[2]mehr

Unter bestimmten Voraussetzungen sind für Sachbezüge, die unter die 50-EUR-Grenze fallen, Aufzeichnungserleichterungen vorgesehen. Der Arbeitgeber muss hierzu einen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt stellen. Das Finanzamt kann zulassen, dass keine Aufzeichnungen zu führen sind, wenn durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, d...mehr

5.1 Aufzeichnung im Lohnkonto Die Auslegung des Begriffs "Sachbezug" macht detaillierte Aufzeichnungen im Lohnkonto erforderlich. Für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze muss der Arbeitgeber jeden einzeln gewährten Sachbezug im Lohnkonto des Arbeitnehmers unter Angabe des Werts und des Zuflusszeitpunkts festhalten.[1] 5.2 Erleichterte Aufzeichnungspflichten auf Antrag Unter ...mehr

Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten. Wichtig Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der...mehr

Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfris...mehr

Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht aufbewahrt bzw. nicht ausreichend lange aufbewahrt, muss auch mit großen Nachteilen in Zivilprozessen rechnen. Die vernichteten Unterlagen haben keine Beweiskraft mehr. Insbesondere bei Überschuldung, drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit kann die Vernichtung von Belegen mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden.[1] Dane...mehr

Begriff Anzeigepflichten des Arbeitgebers bestehen in verschiedenen, zumeist gesetzlich geregelten Fällen, in denen das Arbeitsverhältnis auch öffentliche Interessen und Gemeinwohlinteressen betrifft bzw. ein besonderes, durch behördliche Aufsicht gesichertes Schutzbedürfnis seitens des Arbeitnehmers besteht. Die Anzeigepflichten dienen zum einen dazu, damit die Arbeitnehmer...mehr

Die Auslegung des Begriffs "Sachbezug" macht detaillierte Aufzeichnungen im Lohnkonto erforderlich. Für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze muss der Arbeitgeber jeden einzeln gewährten Sachbezug im Lohnkonto des Arbeitnehmers unter Angabe des Werts und des Zuflusszeitpunkts festhalten.[1]mehr

Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber alle zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlichen Angaben machen. Sie haben ihrem Arbeitgeber zusätzlich anzugeben, ob sie neben dem Arbeitsentgelt aus der Beschäftigung weitere beitragspflichtige Einnahmen erhalten. Die Art und die Höhe der Einnahmen muss nicht angegeben werden. Beschäftigte haben ggf. auch U...mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s...mehr

Rz. 50 Verlegt eine ausländische Kapitalgesellschaft ihre Geschäftsleitung (§ 12 AO) aus einem Drittstaat ins Inland, führt dies nach dem deutschen internationalen Privatrecht dazu, dass diese Gesellschaft im Inland aufgrund der hier geltenden Sitztheorie nicht rechtsfähig ist.[1] Bei einem Zuzug aus einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaft...mehr

Rz. 30 Die Buchführungspflicht der §§ 238ff. HGB beginnt mit der Aufnahme eines Handelsgewerbes i. S. d. § 1 HGB und bei einem Kleingewerbetreibenden mit der Einrichtung eines in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetriebs bzw. der früheren freiwilligen Eintragung im Handelsregister nach § 2 HGB. Rz. 31 Bei Handelsgesellschaften beginnt die Buchführungspflicht mit d...mehr

Rz. 29 Scheinkaufleute sind keine Kfl., werden aber in analoger Anwendung des § 5 HGB in bestimmten Fällen wie solche behandelt. Scheinkaufleute sind handelsrechtlich nicht buchführungspflichtig.mehr

Rz. 11 Die Verletzung der öffentlich-rechtlichen Verpflichtung zur Buchführung ist im Insolvenzfall strafbewehrt nach § 283 Abs. 1 Nr. 5 StGB (ordnungswidrige Führung oder Nichtführung von Handelsbüchern bei Überschuldung, drohender oder eingetretener Insolvenz) und § 283b StGB (Verletzung der Buchführungspflicht). Die Strafe kann bei besonders schweren Fällen bis zu zehn Ja...mehr

1 Überblick 1.1 Inhalt Rz. 1 § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB regelt die Buchführungspflicht; mit Buchführung meint das Gesetz die kaufmännische Buchführung. Keine kaufmännische Buchführung ist bspw. die über § 241a HGB zugelassene Einnahmenüberschussrechnung. Rz. 2 Buchführungspflichtig ist nur der Kaufmann; Kfm. ist, wer nach den §§ 1 ff. HGB Kfm. ist oder als Kfm. gilt (Rz 16). Rz. 3...mehr

2.4.1 Erklärung der Wahlrechtsausübung Rz. 16 § 241a HGB enthält keine Vorschriften, wie und ob die Ausübung des Wahlrechts zu erklären ist. Mangels Formvorschriften bestehen deshalb keine Bedenken, wenn der EKfm., statt eine Erklärung abzugeben, einfach eine Einnahmenüberschussrechnung erstellt oder die kaufmännische Buchführung einstellt (faktische Wahlrechtsausübung). Steue...mehr

Rz. 11 § 241a HGB enthält keine Bestimmung, welche Form der Rechnungslegung anstatt der kaufmännischen Buchführung nach §§ 238–241 HGB anzuwenden ist. Der Gesetzgeber hat jedoch in den Gesetzesmaterialien[1] klargestellt, dass nur eine Einnahmenüberschussrechnung i. S. d. § 4 Abs. 3 EStG zugelassen ist.[2] Rz. 12 Es kommt dabei nur eine inhaltsgleiche Anwendung des § 4 Abs. 3...mehr

Rz. 16 § 238 Abs. 1 HGB verpflichtet jeden Kaufmann zur Buchführung. Kfm. i. S. d. § 1 HGB ist, wer ein Handelsgewerbe gem. § 1 Abs. 1 HGB betreibt. Nach § 1 Abs. 2 HGB ist ein Handelsgewerbe jeder Gewerbebetrieb, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.[1] Rz. 17 Als Kfm. gilt auch, wer kein Kfm. i. S. d. § 1 HGB ist, aber sein gewerbliche...mehr

Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insb. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 210).[1] Rz. 2 Adressaten von...mehr

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Rz. 1 § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB regelt die Buchführungspflicht; mit Buchführung meint das Gesetz die kaufmännische Buchführung. Keine kaufmännische Buchführung ist bspw. die über § 241a HGB zugelassene Einnahmenüberschussrechnung. Rz. 2 Buchführungspflichtig ist nur der Kaufmann; Kfm. ist, wer nach den §§ 1 ff. HGB Kfm. ist oder als Kfm. gilt (Rz 16). Rz. 3 Mit der Buchführungsp...mehr

Rz. 35 Die Buchführungspflicht betrifft nur "seine" Handelsgeschäfte. Rz. 36 "Seine" Handelsgeschäfte sind die Geschäfte, die seinem kaufmännischen Geschäftsbetrieb zuzuordnen sind. Nicht von der Buchführungspflicht erfasst sind die Privatgeschäfte des Kfm. Rz. 37 Zum Begriff der Handelsgeschäfte vgl. Viertes Buch des HGB (§§ 343ff. HGB). Rz. 38 Die Buchführungspflicht erstreck...mehr

Rz. 1 Die §§ 238–241 HGB regeln die Buchführungspflichten und die Vorschriften zum Inventar. § 241a HGB ist eine im Zuge des BilMoG geschaffene Ausnahmeregelung, die kleine Einzelkaufleute von der kaufmännischen Buchführung der §§ 238–241 HGB ausnimmt. Rz. 2 Bei Verzicht auf die kaufmännische Buchführung lässt die Folgevorschrift des § 242 Abs. 4 HGB auch die Bilanzierungspfl...mehr