Fachbeiträge & Kommentare zu HR-Bereich

Unternehmen, die KI-Systeme i. S. d. VO einsetzen oder einen solchen Einsatz in Zukunft in Betracht ziehen, sollten sich bereits jetzt auf die kommenden Regelungen und die o. g. Pflichten für Betreiber von KI-Systemen vorbereiten: Insbesondere sollte eine Inventur dahingehend erfolgen, ob überhaupt KI-Systeme im Einsatz (bzw. in Planung) sind, und wenn ja, ob es sich um Hochr...mehr

Die KI-VO richtet sich zwar in erster Linie an die Anbieter eines KI-Systems, also denjenigen, der ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt, um es unter ihrem eigenen Namen oder Marke zu vertreiben oder zu benutzen. Als Betreiber kommt aber auch in Betracht, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet. Es sei denn, dies erfolgt allein zu persönlichen, nicht be...mehr

Zusammenfassung Überblick Personalprozesse sind für den langfristigen Erfolg des Unternehmens kritisch. Als Personalmanager sind Sie daher gut beraten, sich mit den Techniken des Prozessmanagements vertraut zu machen, um die Abläufe des Personalmanagements richtig zu gestalten und zu optimieren. Darüber hinaus haben Sie aber auch die Aufgabe, Veränderungsprozesse zu einer eff...mehr

3.1 Kunden Kein Prozess ohne Kunde. Das Kundenbedürfnis ist der eigentliche Maßstab für die Güte eines Prozesses. Darum nehmen wir im Prozessmanagement immer die Kundenperspektive ein. Wir suchen eine Outside-In Perspektive und schauen mit den Augen unseres Kunden auf unsere Kommunikation. Wenn wir die Inside-Out Perspektive wählen, dreht sich die Betrachtung nur um uns selbs...mehr

2.1 Was ist ein Prozess? Ein Prozess ist eine "Reihe von festgelegten Tätigkeiten, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen".. So schreibt es die maßgebliche European Association of Business Process Management (EABPM) in ihrem "BPM Common Body of Knowledge". Dieses Verständnis ist also eine autorisierte Definition[1]. Es geht um...mehr

Wir werden die Personalprozesse digitalisieren. In manchen Unternehmen geht das schneller, in anderen dauert es etwas länger. Aber die Digitalisierung ist gesetzt. Machen wir uns also Gedanken darüber, wie wir dabei gute digitale Personalprozesse erreichen. 5.4.1 Software für standardisierte Prozesse Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass Unternehmen sich bei der Digitalisieru...mehr

Alle diese Optimierungsansätze sind abhängig von der Unterstützung durch geeignete IT-Systeme. Nur wenn Informationen da verfügbar sind, wo sie benötigt werden, kann Integration oder Differenzierung von Tätigkeiten gelingen. Nur wenn wir Redundanz in der Datenhaltung und Übertragung von Informationen vermeiden, sind Tätigkeiten zu eliminieren. Sehr viele mögliche Optimierunge...mehr

Meistens verstehen wir unsere Arbeit noch nicht als Prozesse, wenn wir mit der Prozesserhebung beginnen. Es ist also nicht selbstverständlich, dass ein benannter Prozess von allen Beteiligten und Stakeholdern so gesehen wird. Ein gemeinsam benannter Prozess ist bereits ein wichtiges Arbeitsergebnis des Prozessmanagement. 6.1.1 Start und Ende des Prozesses Zuerst stecken wir de...mehr

Die verbreitete Organisation der HR-Arbeiten über "HR Business-Partner" spiegelt diese Option der Integration von Tätigkeiten wider. Hier wird eine Person für einen Geschäftsbereich zu primären Ansprechpartner in allen Belangen der Personalarbeit, also gleichermaßen für Entgelt wie für Personalentwicklung, Recruiting und Führungssupport.mehr

Häufig verbunden mit Dokumenten-Management-Systemen ist die Steuerung der Bearbeitung von Dokumenten. Wenn ein Antrag von einer Person bearbeitet und von einer anderen freigegeben werden muss, kann das Dokument mit einer Vorgangssteuerung zuverlässig diesen Personen zugewiesen werden. Dazu müssen wir die Prozesse modellieren und den Dokumenttypen zuordnen. Tritt ein neues Do...mehr

Die Informationssicht auf den Prozess beleuchtet die Daten und Dokumente, die im Prozess verarbeitet werden und die verwendeten Anwendungen. Wir fragen danach, welche Informationen als Input für den Prozess erforderlich sind, woher diese Informationen kommen und wie sie für die Arbeit vorliegen. Ebenso wollen wir wissen, welche Informationen der Prozess als Output liefert, w...mehr

Eine grafische Darstellung als Prozessmodell ist hilfreich für das Verständnis, wenn das Prozessmodell übersichtlich gestaltet ist. Das Prozessmodell enthält Ereignisse Aktivitäten Verzweigungen (Gateways) Ereignisse bezeichnen beobachtbare Zustände im Prozess, sei es als Zustand bei Start und Ende oder als relevante Zwischenzustände des Prozesses. Aktivitäten bezeichnen die Arb...mehr

Die automatische Verarbeitung von Personalzahlungsläufen ist in allen Unternehmen heute Standard. Die Herausforderung besteht häufig darin, unternehmensspezifische Anforderungen wie Zeitmodelle oder Bonuszahlungen in diesen Automatismen zu berücksichtigen. Anwendungen zur Automatisierung von HR Massentransaktionen sind häufig auf Standardanwendungen beschränkt.mehr

Die Dokumentation dient dazu, den beobachteten Ablauf im Prozess festzuhalten. Sie stellt ein "Soll" dar, mit dem wir die tägliche Arbeitsrealität als "Ist" vergleichen. Die beobachteten Abweichungen geben Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten für den Prozess. Eine Prozessanalyse stellt diese gelebte Form der Zusammenarbeit in Frage. Wir wollen damit herausfinden, wie gut d...mehr

Kann man zu viel Personal „produzieren“? Nicht selten kommt es vor, dass Personal am Bedarf vorbei rekrutiert wird oder Personalentwicklungsmaßnahmen vorgehalten werden, die auf keine Resonanz stoßen. Vielleicht investieren HR-Teams auch innovative Personalbindungsinstrumente, die aber am tatsächlichen Bedarf der Mitarbeitenden vorbei gehen?mehr

Wie häufig müssen HR-Mitarbeiter von einem Kollegen zum anderen laufen, um an Informationen zu kommen? Wenn wir von Movement als Verschwendungsfaktor sprechen, dann meinen wir hier die überflüssigen Bewegungen derer, die die HR-Arbeit erledigen. Vielleicht müssen wir heute weniger körperlich durch das Büro laufen und kommunizieren stattdessen auf elektronischen Wegen – aber ...mehr

Fehler finden sich in HR-Prozessen ebenso wie in Produktionsprozessen. Fehler bedeuten Ärger, Unzufriedenheit, mühsame Recherche von Abweichungen, Korrekturen und weitere Kontrollen. Gutes Prozessdesign erkennt die Fehlerquellen und baut den Prozess so, dass Fehler in der Entstehung verhindert werden. Merke: Qualität kann man in einen Prozess nicht hinein kontrollieren.mehr

Wenn wir danach fragen, dann schauen wir auf die beiden Aspekte Führung und Digitalisierung. Zur Führung betrachten wir zwei verbreitete Führungskonzepte und beschreiben, wie Prozessmanagement Führung unterstützt und wir schauen auf Governance und Managementsysteme, für die Prozessmanagement ein elementarer Baustein ist. Zur Digitalisierung schauen wir auf den Zusammenhang z...mehr

Prozesse optimieren bedeutet, die Zusammenarbeit in der Organisation so zu verändern, dass sie eine höhere Prozessqualität oder Ergebnisqualität zeigen. Die Ziele der Optimierung sind generell in vier Aspekten zu beschreiben: Qualität Wirtschaftlichkeit Schnelligkeit Variabilität 7.1.1 Abhängigkeiten von Zieldimensionen Die vier Ziele können keinesfalls gleichzeitig verfolgt werde...mehr

7.1 Optimierungsziele und Maßnahmen Prozesse optimieren bedeutet, die Zusammenarbeit in der Organisation so zu verändern, dass sie eine höhere Prozessqualität oder Ergebnisqualität zeigen. Die Ziele der Optimierung sind generell in vier Aspekten zu beschreiben: Qualität Wirtschaftlichkeit Schnelligkeit Variabilität 7.1.1 Abhängigkeiten von Zieldimensionen Die vier Ziele können kein...mehr

Schließlich dürfen: Welche Entscheidung darf ich treffen? Wen muss ich fragen, wenn ich nicht entscheiden kann? Die Darstellung von Prozessen zur Klärung von Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnissen ist unbestritten. Je klarer die Prozesse beschrieben sind, desto leichter tun sich Menschen, Verantwortung zu übernehmen.mehr

Zur Optimierung haben wir drei prinzipielle Ansätze: Wir erhöhen die Prozess-Sicherheit durch Dokumentation oder Digitalisierung. Wir ändern die Reihenfolge von Tätigkeiten, lassen Tätigkeiten weg oder ändern die Arbeitsteilung unter den Prozessbeteiligten. Wir automatisieren Tätigkeiten.mehr

Damit der Prozess in der Ausführung einheitlicher wird, schreiben wir den Prozess auf und trainieren die Prozessbeteiligten auf die festgelegte Ausführung. Dazu können wir Prozessmodelle nutzen, Handbücher oder Unternehmens-Wikis. Trainings können wir analog im Seminarraum anbieten, wir können Mitarbeitern Mentoren zur Seite stellen oder digitale Trainingsformate wie Videos ...mehr

Wir können Prozesse verändern, indem wir die Ausführung, Reihenfolge und Arbeitsteilung für Aktivitäten ändern. 7.3.1 Tätigkeiten eliminieren Kontrollen Eine Möglichkeit, die Durchlaufzeit und die Ausführungskosten zu minimieren ist es, Tätigkeiten wegzulassen. Viele Tätigkeiten dienen der Qualitätskontrolle im Prozess. Gelingt es, die Prozess-Sicherheit zu steigern, können wir...mehr

Der folgende Ablauf zeigt ein Vorgehensmodell, mit dem wir von einer groben Wahrnehmung eines Prozesses zu einem passenden digitalen Prozess im Sinne der prozessgesteuerten Digitalisierung (siehe oben) gelangen. Aber auch ohne den Einsatz einer Process Engine sind die meisten Schritte zur Prozessbearbeitung die gleichen. 6.1 Prozess verstehen Meistens verstehen wir unsere Arbe...mehr

4.1 Wertschöpfung identifizieren Im Lean Management unterscheiden wir grundsätzlich zwischen Wertschöpfung und Verschwendung. Wertschöpfung sind alle Anstrengungen, die dem Unternehmen einen Wert schaffen, die Kundenerwartungen erfüllen oder das Kundenerleben verbessern. Kundenerwartungen und Kundenerleben zahlen selbst auf den Unternehmenswert ein, denn sie helfen, den Markt...mehr

Outsourcing entspricht dem Konzept der Differenzierung von Tätigkeiten. Hier differenziert das Unternehmen, welche Teile des Prozesses von einem Ansprechpartner im Unternehmen verantwortet werden und welche Teile zur Abarbeitung von Massenvorfällen an externe Unternehmen verlagert werden.mehr

Die Verwaltung der Personaldaten, der Bewerberdaten und der Organisationseinheiten ist häufig über verschiedene Anwendungen verteilt. Die Integration dieser Datenhaltungen in eine gemeinsame Datenbank reduziert die Redundanz und die Übergabe von Daten zwischen den Systemen. Dabei stellt sich auch die Frage, ob eine Integration dieser Personaldatenhaltung in die allgemeine Re...mehr

Wenn wir auf Wartezeiten schauen, dann fällt der Blick schnell wieder auf den Recruitingprozess: Wie lange warten Interessenten auf Rückmeldung, wie lang ist ein Hiring-Prozess? Wann bekommen Mitarbeiter Antwort auf Anfragen zu Personalthemen?mehr

Natürlich lagern wir keine Personen, aber HR verantwortet den Personalbestand. Wie viele Personen werden für die operativen Prozesse im Unternehmen tatsächlich benötigt und wo haben wir zu viele Personen auf der Payroll? Wie lange sind Bewerber im Talent-Pool noch „frisch“ und wie sehr lassen wir uns von Karteileichen in die Irre führen? Arbeiten wir beim Recruiting nach Qua...mehr

1.1 Rolle von HR für das Prozessmanagement Mit Prozessen schauen wir anders auf das Unternehmen. Das Organigramm mit seinen Bereichen, Abteilungen und Stellen gilt nicht mehr der heilige Gral, wenn wir die Leistungen sehen, die mehrere Stellen und Teams zusammen erwirtschaften. Prozesse laufen horizontal durch das Unternehmen, während die hierarchisch gegliederte Aufbauorgani...mehr

Für viele Beobachter ist es bereits eine erhebliche Optimierung eines Prozesses, wenn die Ausführung nicht mehr beliebig den einzelnen Teams und Beteiligten überlassen ist, sondern einem vorgegebenen Muster folgt. Standardisierung gilt dann als Optimierung. Dazu ist es notwendig, dass sich alle Beteiligten zunächst der Unterschiedlichkeit ihrer Arbeitsmuster bewusst sind und ...mehr

Kontrollen Eine Möglichkeit, die Durchlaufzeit und die Ausführungskosten zu minimieren ist es, Tätigkeiten wegzulassen. Viele Tätigkeiten dienen der Qualitätskontrolle im Prozess. Gelingt es, die Prozess-Sicherheit zu steigern, können wir auf Kontrollen verzichten. Dokumentation Andere Tätigkeiten dienen der Dokumentation des Prozesses. Gelingt es, dass der Prozess selbst seine...mehr

Die gemeinsame Darstellung der gelebten Zusammenarbeit im Prozess stellt ein idealisiertes, abstrahiertes Bild dar. Wir alle wissen, dass die tägliche Praxis nicht immer genau so abläuft. Es wird immer kleinere oder größere Abweichungen und Varianten vom erhobenen Prozess geben. Die Beobachtung der täglichen Praxis erlaubt uns, auf diese Abweichungen zu achten. Ohne das gemei...mehr

Alternativ können wir auch die Prozesssteuerung digitalisieren. Dazu verwenden wir eine Anwendung, die den jeweiligen Ausführenden die Information über eine anstehende Aktivität zusammen mit allen inhaltlichen Informationen zur Aktivität zustellt (Process Engine). Der Anwendung müssen wir den verbindlichen Ablauf des Prozesses mit einem Prozessmodell füttern. Die tatsächlich...mehr

Alle gängigen Managementsysteme sehen die Beobachtung von Prozessen vor. Die oben gemachten Ausführungen über Prozessmanagement als Führungsfunktion werden in unterschiedlicher Form in allen Managementsystemen genannt. Viele Managementsysteme sind in einer ISO-Norm festgelegt, so zum Beispiel Systeme für Qualitätsmanagement, Umweltmanagement oder Informationssicherheitsmanag...mehr

Der Schlüssel dazu ist der weltweit verbreitete Standard zur Prozessmodellierung BPMN (Business Process Model & Notation). Wenn wir unsere Prozesse nach diesem Standard modellieren, dann können wir damit jedes logisch denkbare Ablaufszenario eindeutig abbilden. Für Ausnahmen bietet uns der Standard Bausteine zum kontrollierten "Ausbrechen" aus dem vorgegebenen Ablauf. Wir sta...mehr

Innerhalb des gesamten Unternehmens leisten die Personalprozesse eine Unterstützung. Für die Arbeit von HR stellen sie allerdings den Kern ihrer Arbeit dar. Betrachten wir die anderen Prozesse als Kunden von HR, dann erkennen wir deutlich die Kernprozesse der Personalarbeit: Personen für das Unternehmen gewinnen Personen an das Unternehmen binden Personen für ihre Arbeit entloh...mehr

Eine prozessgesteuerte Digitalisierung erfordert ein grundlegendes Umdenken: Nicht mehr die IT-Systeme geben den Prozess vor, sondern der Prozess stellt Serviceanfragen an die Integrationssoftware, und diese kommuniziert mit den Anwendungen. Die Benutzer werden im täglichen Doing nur noch die Oberfläche der Prozess-Engine sehen. Nur wenige Personen werden in den Unternehmens...mehr

Aus eins mach zwei. Wenn Aktivitäten aus mehreren Arbeitsschritten bestehen, erfordern die einzelnen Schritte häufig unterschiedliche Kompetenzen. Oft erledigt so eine höher qualifizierte Person Tätigkeiten, die auch eine andere Person erledigen könnte. Will man die knappe (teure) Ressource der hohen Qualifikation sparen, macht es Sinn, diese Tätigkeiten aufzuteilen und vers...mehr

Überlegungen zum Kundenerleben und zur Kundenbegeisterung beziehen sich meistens auf die Interaktion mit externen Kunden des Unternehmens. Es geht darum, mit Kundenbegeisterung die Bindung zu stärken und Marktanteile für die Zukunft zu sichern. Sind diese Überlegungen für interne Supportprozesse übertragbar? Im Unterschied zu externen Kunden fällt sofort auf, dass die interne...mehr

Für jedes IT-Projekt ist also zu bestimmen, welche operativen Prozesse von dem Projekt berührt werden. Dann müssen wir erst diese Prozesse kritisch anschauen, die Prozesskunden und die Prozessbeteiligten zu Rate ziehen. Welche Kundenerwartungen werden nicht erfüllt? Welche Verschwendung steckt im Prozess? Welche Verbesserungen sind in diesem Prozess möglich? Diese Verbesseru...mehr

Damit kommen wir zur zweiten Frage: Wer sind die Kunden und Stakeholder des Prozesses und welche Erwartungen haben diese Gruppen? Was sind für diese Gruppen Basis- und Begeisterungsfaktoren? Welche Rahmenbedingungen werden dem Prozess von den Stakeholdern vorgegeben? Daraus lässt sich der Anspruch an das Ergebnis formulieren: Was müssen wir in diesem Prozess als Ergebnis err...mehr

Mit diesem Prozess-Steckbrief gewinnen wir bereits eine sehr gute Orientierung für alle Mitarbeiter in den Prozessen. Wir wissen, wie die Tätigkeiten der verschiedenen Teams zu einem gemeinsamen Ergebnis zusammenfließen. Im nächsten Schritt können wir den Prozessablauf beschreiben, damit Prozessbeteiligte genauer wissen, wer was in welcher Reihenfolge tun soll. Diese Beschrei...mehr

Anforderungen sind explizite Erwartungen von Kunden und Stakeholdern. Viele dieser Erwartungen muss man nicht mehr eigens festschreiben, weil sie schon im gesetzlichen Rahmenwerk für das Personalwesen definiert sind. Darüber hinaus formulieren aber auch einzelne Geschäftspartner ihre Erwartungen an eine reibungslose Kommunikation. Innerhalb des Unternehmens sind die Erwartung...mehr

Im Lean Management unterscheiden wir grundsätzlich zwischen Wertschöpfung und Verschwendung. Wertschöpfung sind alle Anstrengungen, die dem Unternehmen einen Wert schaffen, die Kundenerwartungen erfüllen oder das Kundenerleben verbessern. Kundenerwartungen und Kundenerleben zahlen selbst auf den Unternehmenswert ein, denn sie helfen, den Marktanteil für das Unternehmen zu st...mehr

Aus diesem Begriff von Wertschöpfung folgt unmittelbar, dass wir für ein gutes Prozessdesign die Kunden- und Stakeholdererwartungen kennen und bewerten müssen. Nicht jeder Wunsch, der von einer Führungskraft an die Personalabteilung herangetragen wird, ist gleich eine relevante Kundenerwartung für alle Personalprozesse. Erkennen und Bewerten von Kundenerwartungen ist also ei...mehr

Im Personalprozess bewegen wir keine Güter, aber wir können das Konzept auf die Personen übertragen, die wir in den Prozessen verwalteten. Die werden nicht nur passiv von A nach B „umgelagert“, sie müssen vielleicht selbst „von Pontius zu Pilatus“ laufen, telefonieren oder mailen. Wie viele Kommunikationspartner hat ein Mitarbeiter in einem Recruitingprozess zu kontaktieren?...mehr

Der Blick auf Prozesse ermöglicht bisher ungewohnte Erkenntnisse über die Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Leistungen der HR-Arbeit sind das Ergebnis einer Zusammenarbeit von verschiedenen Rollen. Diese bilden für ihren Prozess jeweils ein Team, auch wenn dieses Team im Organigramm nicht sichtbar wird. Diese Prozess-Teams zu sehen und zu fördern ist das Ziel des Prozessman...mehr

Die häufigste Analyse von Prozessen gilt dem Verständnis von Mengen und Zeiten im Prozess. Wie häufig wird der Prozess genutzt? Wie lange dauert ein Durchlauf des Prozesses? Dies sind hier die zentralen Fragen. Damit will man herausfinden, welche Bedeutung ein Prozess für das Unternehmen hat. Prozesse, die nur selten stattfinden sollen von denen unterschieden werden, die für...mehr