Die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung gelten auch grundsätzlich für die Aufbewahrung von Unterlagen für Zwecke der Umsatzsteuer. Dabei sind nach § 147 AO die folgenden Aufbewahrungsfristen zu beachten:
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsanweisungen | 10 Jahre |
| Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Buchungsbelege | 10 Jahre |
| Unterlagen, die einer elektronisch abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörde auf die Vorlage verzichtet oder sie zurückgegeben hat | 10 Jahre |
| Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind | 6 Jahre |
Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine
Bisher waren Lieferscheine mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Wenn es sich um Buchungsunterlagen handelte, betrug die Aufbewahrungspflicht 10 Jahre. Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz[1] endet die Aufbewahrungspflicht bei empfangenen Lieferscheinen mit dem Erhalt der Rechnung. Bei abgesandten Lieferscheinen endet die Aufbewahrungspflicht mit dem Versand der Rechnung. Soweit aber die Lieferscheine Buchungsunterlagen darstellen, gilt weiterhin die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Eine im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetz III geplante Verkürzung der Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht von 10 auf 8 Jahre ist schon im Gesetzgebungsverfahren wieder fallen gelassen.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das jeweilige Handelsbuch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnungen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Die Aufbewahrungsfrist endet nicht nach einer abgeschlossenen Betriebsprüfung, selbst wenn der Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben worden ist und ein bestandskräftiger Steuerbescheid vorliegt.
Im Original sind dabei nur die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz aufzubewahren, die anderen Unterlagen können auch auf Datenträgern aufbewahrt werden, soweit dies den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff[2] entspricht. Allerdings müssen diese Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen und innerhalb der Aufbewahrungsfrist maschinell ausgewertet werden können; dazu wird in aller Regel erforderlich sein, auch bei einem Wechsel der Software eine Version der alten Software aufzubewahren; bei einer Umstellung des EDV-Systems ist es aber ab 2020 nach der Neufassung des § 147 Abs. 6 AO steuerrechtlich ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahrs, das auf die Umstellung folgt, die Daten ausschließlich auf einem lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorgehalten werden. Soweit die Festsetzungsfrist für eine Steuer noch nicht abgelaufen ist und die Unterlagen für die Steuer noch von Bedeutung sind, läuft die Aufbewahrungsfrist noch nicht ab.[3]
Die Abgabenordnung kennt nach § 169 AO die folgenden Festsetzungsfristen:
| Vorgang | Frist |
|---|---|
| Zölle, Verbrauchsteuern (ohne Umsatzsteuer), Zollvergütungen und Verbrauchsteuervergütungen | 1 Jahr |
| Alle anderen Steuern (mit Umsatzsteuer) und Steuervergütungen | 4 Jahre |
| Bei leichtfertiger Steuerverkürzung | 5 Jahre |
| Bei Steuerhinterziehung | 10 Jahre |
Die Festsetzungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist; wenn eine Steuererklärung oder eine Steueranmeldung einzureichen ist, erst mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuererklärung eingereicht worden ist. Wenn eine Steuererklärung oder eine Steueranmeldung entgegen der gesetzlichen Verpflichtung nicht abgegeben worden ist, beginnt die Festsetzungsfrist mit Ablauf des 3. Jahres, das auf das Jahr der Steuerentstehung folgt.
Ende der Festsetzungsfrist
Der Handelsvertreter H ist verpflichtet, für 2019 eine Umsatzsteuererklärung abzugeben.
Wenn H die Steuererklärung in 2020 abgibt, endet die Festsetzungsfrist mit Ablauf des Jahres 2024, soweit keine leichtfertige Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung vorliegt. Wenn H keine Steuererklärung abgeben sollte, endet die Festsetzungsfrist mit Ablauf des Jahres 2026.
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