Aufbewahrungsfristen / 1 Allgemeines

Die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung gelten auch grundsätzlich für die Aufbewahrung von Unterlagen für Zwecke der Umsatzsteuer. Dabei sind nach § 147 AO die folgenden Aufbewahrungsfristen zu beachten:

Unterlagen	Frist
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, ­Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsanweisungen	10 Jahre
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe	6 Jahre
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe	6 Jahre
Buchungsbelege	8 Jahre
Unterlagen, die einer elektronisch abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörde auf die Vorlage verzichtet oder sie zurückgegeben hat	10 Jahre
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind	6 Jahre

Achtung

Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine

Früher waren Lieferscheine mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Wenn es sich um Buchungsunterlagen handelte, betrug die Aufbewahrungspflicht 10 Jahre. Seit 2017^[1] endet die Aufbewahrungspflicht bei empfangenen Lieferscheinen mit dem Erhalt der Rechnung. Bei abgesandten Lieferscheinen endet die Aufbewahrungspflicht mit dem Versand der Rechnung. Soweit aber die Lieferscheine Buchungsunterlagen darstellen, galt weiterhin die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (jetzt 8 Jahre).

Eine im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes III geplante Verkürzung der Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht von 10 auf 8 Jahre wurde schon im Gesetzgebungsverfahren wieder fallen gelassen. Im Rahmen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes^[2], das am 18.10.2024 final vom Bundesrat verabschiedet wurde, ist die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre abgesenkt worden. Wegen der weiterhin aber 10 Jahre lang lau...