Aufzeichnungspflichten

Zusammenfassung

Begriff

Der Unternehmer ist verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen. Die Aufzeichnungen richten sich danach, welche Art von Umsätzen der Unternehmer hat, welche Vorsteuerbeträge er geltend machen will oder welche Sondervorschriften für ihn gelten. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, einen Überblick über die Umsätze des Unternehmers und die abziehbaren Vorsteuern zu erhalten und die Grundlagen für die Steuerberechnung festzustellen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die wichtigsten Rechtsquellen bzw. Verwaltungsanweisungen sind § 22 UStG, §§ 63–68 UStDV, § 25 Abs. 5 UStG, § 25a Abs. 6 UStG, § 25b Abs. 6 UStG, § 25c Abs. 6 UStG, Abschn. 22.1–22.6 UStAE.

1 Allgemeines

Der Unternehmer ist verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen. Diese Verpflichtung gilt in bestimmten Fällen auch für Personen, die nicht Unternehmer sind:

• Fälle des § 13a Abs. 1 Nr. 2 und 5 UStG,
• Fälle des § 13b Abs. 5 UStG,
• Fälle des § 14c Abs. 2 UStG.

Zudem sind für Fälle des § 18k UStG auch für den im Auftrag handelnden Vertreter und für Fälle des § 21a UStG für die gestellende Person Aufzeichungspflichten vorgesehen.

Ist ein land- und forstwirtschaftlicher Betrieb nach § 24 Abs. 3 UStG als gesondert geführter Betrieb zu behandeln, so hat der Unternehmer Aufzeichnungspflichten für diesen Betrieb gesondert zu erfüllen.^[1]

[1] § 22 Abs. 1 UStG.

2 Konkrete Aufzeichnungspflichten

Es gibt eine Vielzahl von Aufzeichnungspflichten, die sich überwiegend aus der Rechtsvorschrift des § 22 UStG ergeben.

2.1 Lieferungen und sonstige Leistungen

Aus den Aufzeichnungen müssen die vereinbarten Entgelte für die vom Unternehmer ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen zu ersehen sein. Dabei ist ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen. Dies gilt entsprechend für die Bemessungsgrundlagen nach § 10 Abs. 4 UStG^[1], wenn Lieferungen i. S. v. § 3 Abs. 1b UStG^[2], sonstige Leistungen i. S. v. § 3 Abs. 9a UStG^[3] sowie des § 10 Abs. 5 UStG (Mindestbemessungsgrundlage) ausgeführt werden.

Aus den Aufzeichnungen muss außerdem hervorgehen, welche Umsätze der Unternehmer nach § 9 UStG als steuerpflichtig behandelt (Option zur Umsatzsteuer). Bei der Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten^[4] treten an die Stelle der vereinbarten Entgelte^[5] die vereinnahmten Entgelte.

Im Fall des § 17 Abs. 1 Satz 6 UStG (Sonderfall der Berichtigung des Vorsteuerabzugs bei Änderung der Bemessungsgrundlage) hat der Unternehmer, der die auf die Minderung des Entgelts entfallende Steuer an das Finanzamt entrichtet, den Betrag der Entgeltsminderung gesondert aufzuzeichnen.^[6]

[1]

S. Bemessungsgrundlage.

[2]

S. Unentgeltliche Wertabgaben (Lieferungen).

[3]

S. Unentgeltliche Wetabgaben (Sonstige Leistungen).

[4]

S. Istversteuerung.

[5]

S. Sollversteuerung.

[6] § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG.

2.2 Anzahlungen

Aus den Aufzeichnungen müssen die vereinnahmten Entgelte und Teilentgelte für noch nicht ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen zu ersehen sein. Dabei ist ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte und Teilentgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen.^[1] Aus den Aufzeichnungen muss außerdem hervorgehen, welche Entgelte der Unternehmer nach § 9 UStG als steuerpflichtig behandelt (Option zur Umsatzsteuer).

[1] § 22 Abs. 2 Nr. 2 UStG.

2.3 Unentgeltliche Lieferungen und sonstige Leistungen

Aus den Aufzeichnungen muss die Bemessungsgrundlage für Lieferungen i. S. v. § 3 Abs. 1b UStG^[1] und für sonstige Leistungen i. S. v. § 3 Abs. 9a Satz 1 Nr. 1 UStG^[2] zu ersehen sein.^[3] Dabei ist ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen.

[1]

S. Unentgeltliche Wertabgaben (Lieferungen).

[2]

S. Unentgeltliche Wertabgaben (Sonstige Leistungen).

[3] § 22 Abs. 2 Nr. 3 UStG.

2.4 Steuerbeträge nach § 14c UStG

Aus den Aufzeichnungen müssen die wegen unrichtigen Steuerausweises nach § 14c Abs. 1 UStG und wegen unberechtigten Steuerausweises nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldeten Steuerbeträge^[1] zu ersehen sein.^[2]

[1]

S. Rechnung (Falscher oder unberechtigter Steuerausweis).

[2] § 22 Abs. 2 Nr. 4 UStG.

2.5 Vorsteuerbeträge

Aus den Aufzeichnungen müssen die Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, die an den Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind, zu ersehen sein. Entsprechendes gilt für die vor Ausführung dieser Umsätze gezahlten Entgelte und Teilentgelte, soweit für diese Umsätze nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG die Steuer entsteht, sowie die auf die Entgelte und Teilentgelte entfallenden Steuerbeträge.^[1]

Wichtig

Keine Aufzeichnungspflicht für Vorsteuerbeträge, wenn Vorsteuerausschluss besteht

Diese Aufzeichnungspflichten entfallen, wenn der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist.^[2] Ist der Unternehmer nur teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigt^[3], müssen aus den Aufzeichnungen die V...