Aus Übernachtungskosten der Arbeitnehmer ist der Vorsteuerabzug allgemein bei Auswärtstätigkeit möglich. Der Vorsteuerabzug beschränkt sich also nicht nur auf Übernachtungskosten, die bei einer Dienstreise angefallen sind, sondern ist auch bei Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit und doppelter Haushaltsführung möglich. Zulässig ist – unabhängig von der ertragsteuerlichen Behandlung – auch der Vorsteuerabzug aus dem in der Übernachtungsrechnung enthaltenen Frühstücksanteil.
Wichtig ist, dass die Rechnung auf den Unternehmer ausgestellt ist. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto muss der Leistungsempfänger nicht genannt sein. Auf jeden Fall darf nicht der Name des Arbeitnehmers angegeben sein.
Hotelrechnung
Der Maschinenhersteller M aus Köln schickt einen Mechaniker (Arbeitnehmer) nach München zur Reparatur einer Maschine eines Kunden. In der an M adressierten Hotelrechnung für eine Übernachtung des Mechanikers ist im Gesamtbetrag von 80 EUR ein Betrag von 10 EUR für das Frühstück ausgewiesen.
Der Vorsteuerabzug ist in voller Höhe – auch aus dem Frühstücksanteil – zulässig. Da es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt, ist die abzugsfähige Vorsteuer wie folgt zu ermitteln bzw. herauszurechnen: Übernachtung 70 EUR x 7/107 = 4,58 EUR Vorsteuer; Frühstück 10 EUR x 19/119 = 1,60 EUR Vorsteuer.
Nach der ständigen BFH-Rechtsprechung muss jedoch der Arbeitgeber – und nicht der Arbeitnehmer – Empfänger der Übernachtungsleistung des Hotels usw. sein. Leistungsempfänger ist regelmäßig der Auftraggeber oder Besteller einer Leistung.[1] Bei Übernachtungen der Arbeitnehmer ist es deshalb formal betrachtet erforderlich, dass der Arbeitgeber das Hotel für seine Arbeitnehmer bucht. Bei unmittelbarer Buchung durch den Arbeitnehmer muss die Übernachtung mit rechtlicher Wirkung für den Unternehmer gebucht werden.
Vertretung
Der Arbeitgeber kann sich bei Vertragsabschluss jedoch vom reisenden Arbeitnehmer vertreten lassen. Bei unmittelbarer Buchung des Hotels durch den reisenden Arbeitnehmer sollte daher auf das Vertretungsverhältnis aufmerksam gemacht werden.
Hier kann es in der Praxis später Probleme geben, da die erfolgte Buchungsmodalität bei späteren Betriebsprüfungen oft kaum noch nachvollziehbar sein dürfte. Deshalb kommt es dann darauf an, dass die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt wurde bzw. bei Kleinbetragsrechnungen, dass diese nicht auf den Arbeitnehmer ausgestellt sind.
Vollmacht
Die S-GmbH aus Stuttgart verkauft Staubsauger durch den angestellten Außendienstmitarbeiter A. Sie hat A bevollmächtigt, Hotelübernachtungen im Namen und für die Rechnung der S-GmbH selbst zu buchen.[2] Bei manchen Reisen nimmt auch die Innendienstmitarbeiterin I die Buchungen für ihn vor.
Bei dieser Handhabung gilt die Hotelleistung als für die S-GmbH bestellt. Soweit die Rechnung des Hotels an die S-GmbH adressiert ist, ist der Vorsteuerabzug zulässig. Zulässig wäre auch eine Adressierung an die S-GmbH, z. Hd. Herrn A oder z. Hd. Frau I.
War aufgrund der Bestellungsmodalität nachvollziehbar der Arbeitnehmer Empfänger der Übernachtungsleistung, ist ein Vorsteuerabzug formal auch dann nicht möglich, wenn das Hotel nachträglich die Rechnung korrigiert und auf den Arbeitgeber ausstellt. Nur wenn der Arbeitgeber nachvollziehbar Besteller der Übernachtungsleistung war, ist der Vorsteuerabzug aus einer vom Hotel ggf. auf den Arbeitgeber berichtigten Rechnung zulässig. Hier ist jedoch zu beachten, dass ein derartiger Vorsteuerabzug erst in der Voranmeldung geltend gemacht werden kann, in der die berichtigte Rechnung dem Arbeitgeber zugeht. Korrigiert nicht das Hotel, sondern z. B. der Arbeitgeber die Rechnung, ist ein Vorsteuerabzug unzulässig.[3]
Auch sollen es die Finanzämter nicht beanstanden, wenn eine Rechnung über Aufwendungen aus Anlass einer Geschäftsreise auf einen anderen Adressaten (z. B. den Arbeitnehmer) ausgestellt ist, wenn aus dem übrigen Inhalt der Rechnung oder aus anderen Unterlagen, auf die in der Rechnung hingewiesen wird, Name und Anschrift des Unternehmens (Arbeitgeber) als umsatzsteuerlichem Leistungsempfänger eindeutig hervorgehen.[4]
Kürzung des Reisekostenzuschusses höher als Sachbezugswert
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten des Arbeitnehmers für eine dienstlich veranlasste Hotelübernachtung einschließlich Frühstück und kürzt der Arbeitgeber wegen des Frühstücks dem Arbeitnehmer den ihm zustehenden Reisekostenzuschuss auch um einen höheren Betrag als den maßgeblichen Sachbezugswert, liegt keine entgeltliche Frühstücksgestellung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer vor.[5]
Dieser Inhalt ist unter anderem im Umsatzsteuer enthalten. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen