Reisekosten / 1.2.1 Verpflegungskosten des Unternehmers

Der Unternehmer kann aus den gesamten Verpflegungskosten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Getränke) anlässlich einer Geschäftsreise den Vorsteuerabzug unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG in Anspruch nehmen, wenn die Aufwendungen durch eine Rechnung mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer auf den Namen des Unternehmers bzw. durch eine Kleinbetragsrechnung belegt sind. Dies gilt auch für den Gesellschafter einer Personengesellschaft.

Bei Beherbergungsleistungen gilt seit 1.1.2010 für die Beherbergung der ermäßigte Steuersatz von derzeit 7 % und für andere Leistungen (z. B. das Frühstück, Sauna, Getränke aus der Minibar, TV-Telefon- und Internetnutzung, Parkplatzgestellung) der Regelsteuersatz von derzeit 19 %. Ggf. ist der Rechnungssteller verpflichtet, das nach verschiedenen Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie den jeweiligen Umsatzsteuersatz anzugeben. Für den Vorsteuerabzug können bestimmte in einem Pauschalangebot enthaltene Leistungen zum Regelsteuersatz in der Rechnung

• zu einem Sammelposten (z. B. "Business-Package, Servicepauschale") zusammengefasst werden und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen werden
• bzw. mit 15 % des Pauschalpreises angesetzt werden.^[1]

Wichtig

Ertragsteuerliche Pauschalen

Die in Rechnung gestellte Vorsteuer ist in voller Höhe auch dann abzugsfähig, wenn die tatsächlichen Verpflegungskosten höher sind als die ertragsteuerlich abzugsfähigen Pauschbeträge ("Tagegelder" bzw. Verpflegungspauschalen).

Gelten Gesellschafter-Geschäftsführer als Arbeitnehmer (z. B. bei einer GmbH), ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich, wenn die Rechnung auf den "Arbeitnehmer"-Geschäftsführer und nicht auf die Gesellschaft ausgestellt ist. Eine Beschränkung des Vorsteuerabzugs greift ausnahmsweise dann, wenn die Verpflegungskosten nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen wären (Vorsteuerausschluss des § 15 Abs. 1a UStG i. V. m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG).

Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschalen und Vorsteuerabzug

Der in der Computerbranche tätige Unternehmer U besucht aus geschäftlichen Gründen 3 Tage die Cebit-Messe in Hannover. Ertragsteuerlich kann gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 i. V. m. § 9 Abs. 4a EStG ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte für den An- und Abreisetag jeweils pauschale Tagegelder von 14 EUR (bis 31.12.2019: 12 EUR) als Betriebsausgabe abziehbar, für den Tag dazwischen 28 EUR (bis 31.12.2019: 24 EUR). U hat 6 verschiedene Restaurantrechnungen und Belege (Kleinbetragsrechnungen jeweils im Gesamtwert unter 250 EUR für seine Verpflegungskosten über insgesamt 400 EUR zzgl. 76 EUR Umsatzsteuer vorliegen. Für 2 Übernachtungen mit Frühstück stellt ihm eine Pension 250 EUR zzgl. 21,10 EUR Umsatzsteuer (Übernachtung 7 %, Frühstück 19 %) in Rechnung. Darin getrennt aufgeführt ist auch das anteilige Entgelt für das Frühstück (2 x 15 = 30 EUR).

Ertragsteuerlich kann der Unternehmer pauschaliert nur 56 EUR (2 × 14 EUR + 28 EUR) als Betriebsausgaben für die Verpflegung geltend machen (bis 31.12.2019: gesamt 48 EUR). Umsatzsteuerlich dagegen erhält er die gesamte Umsatzsteuer aus Verpflegungskosten i. H. v. 76 EUR und die gesamte Umsatzsteuer aus den Übernachtungen i. H. v. 21,10 EUR als Vorsteuer. Die Vorsteuer ist nicht um die sog. Haushaltsersparnis zu kürzen, obwohl eigene Verpflegungskosten eigentlich immer "privat" veranlasst sind.^[2]

Bewirtet der Unternehmer während einer Geschäftsreise Geschäftsfreunde, liegen – auch wenn der Unternehmer wie üblich mitspeist – ertragsteuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben i. H. v. 30 % der Aufwendungen vor.^[3] Umsatzsteuerlich dagegen ist der Vorsteuerabzug aus unternehmerisch veranlassten Bewirtungsaufwendungen zu 100 % zulässig.^[4] Nach § 15 Abs. 1a UStG ist allerdings aus Bewirtungsaufwendungen ein Vorsteuerabzug dann nicht zulässig, wenn sie nicht angemessen bzw. nicht nachgewiesen sind.

Praxis-Beispiel

Bewirtung von Geschäftsfreunden

Der Unternehmer im o. g. Beispiel legt zusätzlich eine Restaurantrechnung über die Bewirtung von Geschäftsfreunden über 400 EUR zzgl. 76 EUR Umsatzsteuer vor.

Ertragsteuerlich sind 70 % der Betriebsausgaben abzugsfähig, umsatzsteuerlich ist jedoch der volle Vorsteuerabzug i. H. v. 76 EUR zulässig (soweit die Aufwendungen angemessen und nachgewiesen sind).

[1] Abschn. 12.16 Abs. 12 Satz 2 UStAE; für die Zeit vor dem 1.7.2020 wurde der o. g. Aufteilungs-Prozentsatz mit 20 % angesetzt. Auch nach Ablauf der befristeten Senkung des Steuersatz von 19 % auf 7 % für die sog. Restaurations- und Verpflegungsumsätze (mit Ausnahme der Getränke) vom 1.7.2020 bis 31.12.2023 wurde dieser Aufteilungs-Prozentsatz bisher nicht wieder auf 20 % erhöht.

[2] BMF, Schreiben v. 28.3.2001, BStBl 2001 I S. 251.

[3] § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG.

[4] S. Bewirtungskosten.