Der Unternehmer erhält den Vorsteuerabzug aus Verpflegungsleistungen anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers nur dann, wenn diese von ihm als Arbeitgeber empfangen und in voller Höhe getragen werden.[1]
Rechnung
Zusätzlich muss eine auf den Arbeitgeber lautende Rechnung mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer vorliegen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis brutto 250 EUR reicht es aus, wenn kein Leistungsempfänger bzw. nicht der Arbeitnehmer genannt ist.
Der Vorsteuerabzug ist in diesen Fällen möglich
- nicht nur bei einer Dienstreise, sondern auch aus Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit und doppelter Haushaltsführung,
- aus den vollen tatsächlichen Verpflegungskosten (Frühstück, Mittag- und Abendessen, Getränke), auch wenn diese über den ertragsteuerlich abzugsfähigen pauschalen Tagegeldern liegen.
Die an den "verzehrenden" Arbeitnehmer weitergegebene Verpflegungsleistung muss der Arbeitgeber aber nicht der Umsatzsteuer unterwerfen, da insoweit ein überwiegend betriebliches Interesse des Arbeitgebers vorliegt.[2] Dies gilt jedoch nur für Verpflegungsleistungen während einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers. Besteuern muss der Arbeitgeber weiter die Abgabe von Speisen und Getränken an Arbeitnehmer durch eine unternehmenseigene Kantine.[3]
Vereinbarte Kostenübernahme
Maschinenhersteller M aus Freiburg schickt seine Arbeitnehmer zur Montage von verkauften Maschinen zum Kunden nach Hamburg. Er vereinbart mit dem Hotel in Hamburg, dass sämtliche Übernachtungs- und Verpflegungskosten für diese Zeit von ihm übernommen werden. Das Hotel erteilt dementsprechend eine auf den Arbeitgeber lautende Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis.
Der Arbeitgeber erhält aus den ihm vom Hotel in Rechnung gestellten Umsatzsteuern den vollen Vorsteuerabzug, weil er Leistungsempfänger ist und weil er die Kosten voll übernommen hat.
Keine oder nur teilweise Kostenübernahme
Wenn der Arbeitgeber anlässlich einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers diesem entstandene Verpflegungsaufwendungen gar nicht oder nur teilweise (z. B. i. H. der lohnsteuerfreien Pauschalen) getragen hat, ist nach Verwaltungsauffassung ein Vorsteuerabzug nicht möglich (auch nicht anteilig).[4]
Die Verwaltung unterstellt offenbar insoweit, dass bei nicht vollständiger Erstattung der Arbeitnehmer Empfänger der Verpflegungsleistung ist. Unternehmer können daher nur dann den Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten für die Mitarbeiter im Rahmen einer Auswärtstätigkeit sicher in Anspruch nehmen, wenn sie die Auslagen in vollem Umfang erstatten.
Damit der Arbeitgeber Leistungsempfänger ist, empfiehlt es sich,
- den reisenden Arbeitnehmer zu bevollmächtigen, Hotelübernachtungen und Bestellungen in Restaurants im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers vorzunehmen[5],
- die Rechnung auf den Arbeitgeber ausstellen zu lassen bzw. in Kleinbetragsrechnungen nicht den Arbeitnehmer zu nennen.
Würde die vorstehende Bestell- und Abrechnungsmodalität eingehalten, sollte der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden, auch wenn der Arbeitgeber mehr erstattet als den angefallenen Aufwand.
Bezüglich des Nachweises, dass die Leistungen für das Unternehmen des Arbeitgebers bezogen wurden, ist die Regelung des Abschn. 15.2a Abs. 3 Satz 3 UStAE für die Praxis hilfreich. Danach sollen es die Finanzämter nicht beanstanden, wenn eine Rechnung über Aufwendungen aus Anlass einer Geschäftsreise auf einen anderen Adressaten (z. B. den Arbeitnehmer) ausgestellt ist, wenn aus dem übrigen Inhalt der Rechnung oder aus anderen Unterlagen, auf die in der Rechnung hingewiesen wird, Name und Anschrift des Unternehmens (Arbeitgeber) als umsatzsteuerlichem Leistungsempfänger eindeutig hervorgehen.
Höhere Erstattung
Arbeitgeber A erstattet seinem auf Dienstreise befindlichen Arbeitnehmer B pauschal 12 EUR (ertragsteuerlich steuerfrei erstattbare Verpflegungspauschale), da die Dienstreise länger als 8 Std. dauert. B, der von A zur Essensbestellung im Namen und für Rechnung des A bevollmächtigt ist, speist in einem Restaurant für 8 EUR.
Eine ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung liegt vor. Da der Arbeitgeber A Leistungsempfänger des Essens ist und den Aufwand voll bezahlt, kann er den vollen Vorsteuerabzug (19/119 aus 8 EUR = 1,27 EUR) geltend machen.
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