Reisekosten

Zusammenfassung

Begriff

Der Vorsteuerabzug des Unternehmers bei eigenen Reisekosten und den Reisekosten seiner Arbeitnehmer für Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Fahrtkosten für Fahrzeuge des Personals ist grundsätzlich zulässig. Insoweit ist jedoch zu unterscheiden, ob die Vorsteuer in Deutschland oder im Ausland in Rechnung gestellt wurde. In der Praxis ist darauf zu achten, dass Einzelrechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis vorliegen, die zwingend auf den Unternehmer (und nicht auf den Arbeitnehmer) ausgestellt sein müssen. Ohne Rechnungsbeleg ist ein Vorsteuerabzug allein aus den ertragsteuerlichen Pauschalen nicht zulässig. Bei Verpflegungskosten der Arbeitnehmer müssen diese vom Arbeitgeber empfangen und in voller Höhe getragen werden. Der Vorsteuerabzug aus Umzugskosten für einen betrieblich veranlassten Wohnungswechsel ist zulässig.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die wichtigsten Rechtsquellen sind § 15 Abs. 1 und 1a UStG sowie §§ 33 und 35 UStDV.

1 Reisekosten mit deutscher Umsatzsteuer

In Rechnung gestellte deutsche Umsatzsteuer ist immer beim deutschen Finanzamt als Vorsteuer geltend zu machen. Dies gilt auch für im Ausland ansässige Unternehmer (hier kommt das besondere Vorsteuervergütungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern zur Anwendung). Fällt bei betrieblichen Reisekosten ausländische Umsatzsteuer an, ist der Vorsteuerabzug in dem jeweiligen Land geltend zu machen. Allgemein ist in der Praxis Folgendes zu beachten:

1.1 Übernachtungskosten

1.1.1 Übernachtungskosten des Unternehmers

Der Unternehmer erhält aus Rechnungen für Übernachtungen anlässlich einer Geschäftsreise den vollen Vorsteuerabzug unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG. Dies gilt gleichermaßen für den Gesellschafter einer Personengesellschaft. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass

• der Unternehmer als Empfänger der Übernachtungsleistungen anzusehen ist^[1] und
• die Rechnung mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer auf den Namen des Unternehmers ausgestellt ist.

Aus einer Kleinbetragsrechnung mit einem Gesamtbetrag bis zu höchstens 250 EUR ist der Vorsteuerabzug auch dann möglich, wenn darin der Unternehmer typischerweise nicht bezeichnet ist.^[2] Auch bei Kleinbetragsrechnungen ist es jedoch schädlich, wenn der Arbeitnehmer als Leistungsempfänger bezeichnet ist.

Praxis-Tipp

Vorsteuerabzug

Umfasst die Rechnung des Hotels, der Pension usw. neben der Übernachtung auch das Frühstück, ist der Vorsteuerabzug auch aus den Frühstückskosten zulässig, da es sich insoweit um Verpflegungskosten handelt.^[3]

Gelten bei Übernachtungen in Luxushotels die Übernachtungskosten nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als unangemessen und sind diese deshalb ertragsteuerlich nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig^[4], ist die Vorsteuer ausnahmsweise nicht abzugsfähig. Hier greift die Vorschrift des § 15 Abs. 1a UStG.

[1] Abschn. 15.2b UStAE.

[2] § 33 UStDV; § 35 UStDV; bis 31.12.2016 galt eine Grenze von 150 EUR.

[3] S. Abschnitt 1.2.

[4] § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG.

1.1.2 Übernachtungskosten des Arbeitnehmers

Aus Übernachtungskosten der Arbeitnehmer ist der Vorsteuerabzug allgemein bei Auswärtstätigkeit möglich. Der Vorsteuerabzug beschränkt sich also nicht nur auf Übernachtungskosten, die bei einer Dienstreise angefallen sind, sondern ist auch bei Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit und doppelter Haushaltsführung möglich. Zulässig ist – unabhängig von der ertragsteuerlichen Behandlung – auch der Vorsteuerabzug aus dem in der Übernachtungsrechnung enthaltenen Frühstücksanteil.

Wichtig ist, dass die Rechnung auf den Unternehmer ausgestellt ist. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto muss der Leistungsempfänger nicht genannt sein. Auf jeden Fall darf nicht der Name des Arbeitnehmers angegeben sein.

Praxis-Beispiel

Hotelrechnung

Der Maschinenhersteller M aus Köln schickt einen Mechaniker (Arbeitnehmer) nach München zur Reparatur einer Maschine eines Kunden. In der an M adressierten Hotelrechnung für eine Übernachtung des Mechanikers ist im Gesamtbetrag von 80 EUR ein Betrag von 10 EUR für das Frühstück ausgewiesen.

Der Vorsteuerabzug ist in voller Höhe – auch aus dem Frühstücksanteil – zulässig. Da es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt, ist die abzugsfähige Vorsteuer wie folgt zu ermitteln bzw. herauszurechnen: Übernachtung 70 EUR x 7/107 = 4,58 EUR Vorsteuer; Frühstück 10 EUR x 19/119 = 1,60 EUR Vorsteuer.

Nach der ständigen BFH-Rechtsprechung muss jedoch der Arbeitgeber – und nicht der Arbeitnehmer – Empfänger der Übernachtungsleistung des Hotels usw. sein. Leistungsempfänger ist regelmäßig der Auftraggeber oder Besteller einer Leistung.^[1] Bei Übernachtungen der Arbeitnehmer ist es deshalb formal betrachtet erforderlich, dass der Arbeitgeber das Hotel für seine Arbeitnehmer bucht. Bei unmittelbarer Buchung durch den Arbeitnehmer muss die Übernachtung mit rechtlicher Wirkung für den Unternehmer gebucht werden.

Praxis-Tipp

Vertretung

Der Arbeitgeber kann sich bei Vertragsabschluss jedoch vom reisenden Arbeitnehmer vertreten lassen. Bei unmittelbarer Buchung des Hotels durch den reisenden Arbeitnehmer sollte daher auf das Vertretungsverhältnis aufmerksam gemacht werden.

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