[Datum]
[Name des Betroffenen]
[Adresse des Betroffenen]
Betreff: Ihre Anfrage nach Art. 15 DSGVO vom [Datum der Anfrage]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
wir beziehen uns auf Ihre Anfrage vom [Datum der Anfrage], in der Sie um Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gebeten haben. Nach sorgfältiger Prüfung Ihres Anliegens müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihrer Anfrage in diesem Fall nicht nachkommen können. Die Gründe hierfür sind wie folgt:
[Wählen Sie den zutreffenden Grund oder passen Sie ihn entsprechend an:]
- Ihre Anfrage ist als offenkundig unbegründet zu betrachten, da [konkrete Begründung, z.B. "wir keine personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten"].
- Ihre Anfrage ist als exzessiv einzustufen, da [konkrete Begründung, z.B. "Sie innerhalb der letzten drei Monate bereits vier gleichlautende Anfragen gestellt haben, ohne dass sich der Datenbestand geändert hat"].
- Die Erteilung der Auskunft würde die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen, da [konkrete Begründung, z.B. "die von Ihnen angefragten Informationen untrennbar mit personenbezogenen Daten Dritter verknüpft sind"].
Diese Entscheidung basiert auf den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere Art. 12 Abs. 5 und Art. 15 Abs. 4 DSGVO.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie das Recht haben, gegen diese Entscheidung Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: [Name und Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde]
Sollten Sie Fragen zu dieser Entscheidung haben oder weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter: [Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten]
Wir bedauern, Ihrem Anliegen in diesem Fall nicht entsprechen zu können, und danken für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
Mögliche Begründungen der Ablehnung:
- weil die Geheimhaltung der Daten aufgrund von Rechtsvorschriften (Berufsgeheimnis) erforderlich (§ 29 Abs. 2 BDSG) ist
- weil die Daten ihrem Wesen nach, namentlich wegen des überwiegenden rechtlichen Interesses eines Dritten, geheim gehalten werden müssen (§ 29 Abs. 1 BDSG)
- weil die Daten nur deshalb gespeichert sind, weil sie aufgrund gesetzlicher oder satzungsmäßiger Aufbewahrungsvorschriften nicht gelöscht werden dürfen, bzw. ausschließlich Zwecken der Datensicherung oder der Datenschutzkontrolle dienen und die Auskunftserteilung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde sowie eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist (§ 34 Abs. BDSG)
- weil die Auskunft über die Daten die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung zivilrechtlicher Ansprüche beeinträchtigen würde oder die Verarbeitung Daten aus zivilrechtlichen Verträgen beinhaltet und der Verhütung von Schäden durch Straftaten dient, sofern nicht das berechtigte Interesse der betroffenen Person an der Informationserteilung überwiegt (§ 33 Abs. 1 BDSG)
- weil die zuständige öffentliche Stelle gegenüber dem Verantwortlichen festgestellt hat, dass das Bekanntwerden der Daten die öffentliche Sicherheit oder Ordnung gefährden oder sonst dem Wohl des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde. (§ 33 Abs. 1 BDSG)