Compliance-Management: Maßnahmen, Umsetzung und Herausforderungen

Zusammenfassung

Überblick

Unter Compliance versteht man die Einhaltung von (gesetzlichen) Regelungen und Vorgaben sowie die Erfüllung von Organisations- und Aufsichtspflichten in Unternehmen und anderen Organisationseinheiten (z. B. Behörden, öffentliche Einrichtungen, Verbände). Konkret und negativ formuliert bedeutet Compliance das Verhindern von Verstößen und Missständen. Dabei können diese Verstöße sehr vielfältig sein. Insbesondere fallen Straftaten, Ordnungswidrigkeiten und die Missachtung interner Richtlinien mit Bezug zu dem jeweiligen Unternehmen hierunter. Beispielsweise handelt es sich bei unerlaubten Preisabsprachen, Korruption, leichtfertigem Umgang mit persönlichen Daten, Arbeitsunfällen, in Kinderarbeit hergestellten Produkten oder Bodenkontaminationen mit Altöl um entsprechende Compliance-Verstöße oder deren Folgen.

Sowohl Compliance-Verstöße als auch das Unterlassen entsprechender Präventionsmaßnahmen können nicht nur zu Sanktionen gegen die verantwortlichen natürlichen Personen (z. B. Geschäftsführung oder Compliance-Beauftragte), sondern auch zu Sanktionen gegen das Unternehmen, zu entsprechenden Schadensersatzansprüchen, zu arbeits- oder dienstvertraglichen Konsequenzen sowie zu Reputationsschäden führen.

Vor diesem Hintergrund wird die Gesamtheit der Maßnahmen zur Verhinderung und Aufdeckung entsprechender Verstöße und ihrer Folgen als "Compliance-Management-System" eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit bezeichnet.

Dieser Beitrag erläutert die Inhalte und Herausforderungen von Compliance mit dem Fokus auf (mittelständische) Unternehmen.

1 Umsetzung von Compliance

Unternehmen sollten heute so organisiert sein, dass Risiken aus Regelverletzungen und unredlichem Verhalten rechtzeitig erkannt und verhindert werden können. Regelverletzungen sollten aufgrund der drohenden erheblichen Risiken durch präventive organisatorische Maßnahmen (Prozessmanagement), Schulungen und ggf. externe Beratung, Aufsichts- und Kontrollpflichten vermieden werden.

Das gilt insbesondere für die Einhaltung von Regelungen, deren Verletzung mit Strafe oder anderen Sanktionen bedroht ist oder zu erheblichen Rufschädigungen und wirtschaftlichen Nachteilen führen kann.

Hinweis

Compliance-Maßnahmen sollten dabei insbesondere die folgenden Themenbereiche im Blick behalten:

• Datenschutz,
• Kartellrecht,
• Korruptionsstraftaten,
• Vermögensdelikte,
• Geldwäsche,
• Arbeitssicherheit und
• Umweltschutz.

Die Gesamtheit dieser Compliance-Maßnahmen wird als Compliance-Management-System (CMS) eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit bezeichnet. Ziel des CMS ist es, entsprechende Verstöße und deren Folgen zu verhindern bzw. aufzudecken.

Kommt es zu einem Compliance-Verstoß mit Unternehmensbezug, drohen verschiedene negative Konsequenzen, insbesondere wenn ein Unternehmen keine geeigneten Compliance-Maßnahmen ergriffen hat. Die Verletzung bestimmter Normen und behördlicher Auflagen kann mit Bußgeldern nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz, Strafen nach dem Strafgesetzbuch, nebenstrafrechtlichen Bestimmungen in Spezialgesetzen und Gewinnabschöpfungen geahndet werden. Auch nicht unmittelbar tatbeteiligte Personen mit Führungs-, Aufsichts- oder Kontrollverantwortung können durch die Verletzung von Aufsichts- und Sorgfaltspflichten betroffen sein.

Praxis-Beispiel

Konsequenzen können vor diesem Hintergrund insbesondere sein:

• Sanktionierung von verantwortlichen natürlichen Personen (z. B. Geschäftsleitung oder Compliance-Beauftragte)
• Sanktionierung des Unternehmens (z. B. im Wege der Verbandsgeldbuße oder durch Ausschluss von öffentlichen Aufträgen)
• Schadensersatzansprüche
• Arbeitsrechtliche oder dienstvertragliche Folgen
• Reputationsschäden
• Beeinträchtigung von Geschäftsbeziehungen.

Ein effektives Compliance-Management-System kann für Unternehmen auch sanktionsmildernd wirken.

2 Compliance-Herausforderungen

Auch wenn Compliance-Management-Systeme heute zum Standard einer jeden Organisationseinheit gehören, stellt der Aufbau und Betrieb viele Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Kostenaspekte, personelle und wirtschaftliche Kapazitäten, der befürchtete hohe organisatorische Aufwand und Kosten-Nutzen-Überlegungen spielen dabei eine Rolle.

Richtig umgesetzt, lässt sich ein rechtssicheres und effektives Compliance-Management-System auch effizient in die Unternehmensprozesse und -kultur integrieren:

Nahezu alle Unternehmen haben zumindest bereits ein Mindestmaß an entsprechenden Prozessen und Strukturen etabliert, um ein rechtskonformes Verhalten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicherzustellen. Eine Reihe von Unterstützungs- und Kontrollfunktionen im indirekten Bereich, wie etwa Risikomanagement, Personalwesen, Rechtsabteilung oder -berater, Rechnungswesen, Controlling, Qualitätsmanagement, Unternehmenssicherheit und Revision oder die verschiedenen vorgeschriebenen Beauftragten arbeiten bereits an der Umsetzung von Compliance.

Vor diesem Hintergrund ist es nicht immer zwingend erforderlich, eine eigene Compliance-Abteilung einzurichten. Oftmals kann die Verantwortung für die entsprechenden Compliance-Pfli...