Gehaltsabrechnung

Zusammenfassung

Begriff

Jeder Arbeitnehmer erhält am Ende des Monats eine schriftliche Abrechnung (Lohn- oder Gehaltsabrechnung), aus der die Höhe seiner Bezüge, die gesetzlichen und sonstigen Be- und Abzüge sowie der Auszahlbetrag zu ersehen sind.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 38 ff. EStG, § 14 SGB IV, § 4 LStDV, § 108 GewO, Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)

1 Bruttobezüge

Im Steuerrecht wird ausschließlich der Begriff "Arbeitslohn" für sämtliche Einnahmen der Arbeitnehmer verwendet, während im Sozialversicherungsrecht von "Arbeitsentgelt" die Rede ist. Beide Begriffe stehen für die Bruttobezüge der Arbeitnehmer, wobei die Steuer- und Sozialversicherungspflicht bzw. -freiheit jeweils getrennt zu prüfen sind. Man unterscheidet verschiedene Arten der Bruttobezüge:

Gehalt/Lohn

Formal unterscheidet man zwischen "Gehalt" für Angestellte und "Lohn" für gewerbliche Arbeitnehmer. Arbeitsrechtlich, steuerrechtlich und SV-rechtlich sind Arbeiter und Angestellte gleichgestellt.

Ausbildungsvergütung

Die Ausbildungsvergütung wird monatlich entsprechend dem gültigen Tarifvertrag für Auszubildende gezahlt.

Zulagen/Zuschläge/Zuschüsse

Zulagen sind Leistungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum vereinbarten Grundlohn oder -gehalt gezahlt werden. Gebräuchlich sind:

• Erschwerniszulagen (zum Ausgleich für besondere Belastungen, z. B. Hitzezulagen, Schmutzzulagen)
• Funktionszulagen (wegen Übernahme zusätzlicher Verantwortung)
• Leistungszulagen (nach Bewertung der Arbeitsleistung)
• Persönliche Zulagen (z. B. für Betriebszugehörigkeit)
• Sozialzulagen (z. B. Kinder- und Ortszulagen)

Zuschläge sind ebenfalls zusätzliche Zahlungen des Arbeitgebers. Mit ihnen werden besondere Leistungen oder Belastungen des Arbeitnehmers abgegolten. Gebräuchlich sind Überstundenzuschläge, Zuschläge für Nachtarbeit oder Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit.

Zuschüsse werden z. B. zu vermögenswirksamen Leistungen oder zur betrieblichen Altersvorsorge gezahlt.

Sachbezüge

Unter Sachbezügen versteht man Einnahmen eines Arbeitnehmers, die nicht in Geld bestehen, z. B.:

• Private Nutzung von betrieblichen Pkws
• Freie oder verbilligte Kost und Unterkunft
• Mitarbeiterrabatte oder Deputate
• Essensmarken oder Kantinenmahlzeiten

Entgeltfortzahlung bei Krankheit/Urlaub

Bei Krankheit erhalten Arbeitnehmer für dieselbe Krankheit für 42 Kalendertage (6 Wochen) 100 % ihrer laufenden Bezüge weitergezahlt. Während des Urlaubs wird der Durchschnittslohn der letzten 3 Monate bzw. 13 Wochen als Urlaubsentgelt gezahlt.

Sonstige Bezüge

Sonstige Bezüge sind alle Lohnzahlungen, die keinen laufenden Arbeitslohn darstellen. Neben einmaligen Zuwendungen fallen hierunter sämtliche Arbeitslohnzahlungen, die nicht regelmäßig anfallen. Dazu gehören:

• Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Jubiläumsgeld
• Zuwendungen bei Geburt oder Hochzeit

2 Steuerpflichtiger Bruttoarbeitslohn

Der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn, welcher beim Arbeitnehmer individuell dem Lohnsteuerabzug unterworfen wird, ergibt sich aus den Gesamtbruttobezügen abzüglich steuerfreier Bezüge und pauschal besteuerter Bezüge. Ein Steuerfreibetrag mindert nicht das Steuerbrutto, sondern nur den für die Lohnsteuerermittlung anzusetzenden Betrag.

3 Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt

Arbeitsentgelt ist der sozialversicherungsrechtliche Begriff für die Einnahmen eines Arbeitnehmers. "Arbeitsentgelt" ist nicht identisch mit "Arbeitslohn" im steuerrechtlichen Sinne. So zählen alle lohnsteuerfreien und die meisten pauschal besteuerten Lohnbestandteile nicht zum Arbeitsentgelt. In vielen Fällen ist der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn jedoch mit dem Arbeitsentgelt i. S. d. § 14 SGB IV identisch (Ausnahme z. B. Direktversicherung durch Gehaltsumwandlung). Zu beachten ist, dass Beiträge nur bis zur jeweils gültigen Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung/Arbeitslosenversicherung bzw. Krankenversicherung/Pflegeversicherung erhoben werden. Die Beitragsbemessungsgrenzen werden jährlich neu festgelegt.

4 Vom Bruttolohn bzw. Bruttogehalt zum Auszahlbetrag

Die Gehaltsabrechnung wird wie folgt erstellt:

Bruttolohn oder -gehalt einschließlich steuerpflichtiger Lohnbestandteile (ggf. Sachbezüge)
–	Lohnsteuer
–	ggf. Solidaritätszuschlag (beträgt seit 2021 für ca. 90 % der Steuerpflichtigen 0 EUR)
–	ggf. Kirchensteuer
–	Krankenversicherung zzgl. individueller Zusatzbeitrag
–	Rentenversicherung
–	Arbeitslosenversicherung
–	Pflegeversicherung
=	gesetzlicher/s Nettolohn/Nettogehalt
–	sonstige Abzüge
+	sonstige Zuzahlungen
=	Auszahlbetrag

5 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Maßgebend für die Berechnung der Lohn- und Kirchensteuer (sowie ggf. des Solidaritätszuschlags) sind die beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers. Diese ruft der Arbeitgeber elektronisch aus der Datenbank ab (sog. ELStAM-Verfahren). Der Arbeitnehmer legt dem Arbeitgeber seine vom Bundeszentralamt für Steuern zugeteilte Identifikationsnummer vor und teilt sein Geburtsdatum mit.

6 Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug

Auch beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer sind seit dem 1.1.2020 in das ELStAM-Verfahren einbezogen. Nur noch in Ausnahmefällen wird ihnen eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vom Finanzamt ausgestellt. Bei fehlender Identifikationsnum...