Pflichtendelegation: Die wichtigsten Grundlagen für die Compliance-Organisation

Zusammenfassung

Überblick

Ein Unternehmer oder Geschäftsführer hat die Pflicht, durch Einsatz geeigneter Organisations- und Aufsichtsmaßnahmen die Einhaltung aller rechtlichen Bestimmungen im Betrieb zu gewährleisten. Dieses Dokument beschreibt die wichtigsten Grundlagen zum Thema Pflichtendelegation. Für Führungskräfte und Mitarbeiter gibt es je eine Checkliste. Diese Checklisten sind unternehmensspezifisch abzuarbeiten und soweit erforderlich an die Führungskräfte und Mitarbeiter weiterzuleiten.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die wichtigsten Paragrafen des Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG): § 9 OWiG, § 30 OWiG, § 130 OWiG.

1 Grundlageninformation und Arbeitshilfen zur Pflichtendelegation

Für die korrekte und wirksame Delegation von Pflichten finden Sie folgende Arbeitshilfen:

• Pflichtendelegation: Checkliste für delegierende Führungskräfte
• Pflichtendelegation: Checkliste für beauftragte Mitarbeiter
• Delegations- und Beauftragten-Richtlinie (für die Compliance-Organisation)
• Delegationsschreiben Geschäftsführung an erste Führungsebene
• Delegationsschreiben erste Führungsebene an zweite Führungsebene
• Bestellungsschreiben für Unternehmensbeauftragte

2 Worum geht es?

Der Unternehmer hat die Pflicht, durch Einsatz geeigneter Organisations- und Aufsichtsmaßnahmen die Einhaltung aller rechtlichen Bestimmungen im Betrieb zu gewährleisten.

Sind die Regelungen hier nicht aktuell oder vollständig, entstehen Haftungsrisiken für Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter mit Kontrollaufgaben sowie das Unternehmen selbst aus dem Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) und Strafrecht wie auch zivilrechtliche Schadensersatzrisiken.

3 Warum ist das wichtig?

"Wer als Inhaber eines Betriebes oder Unternehmens vorsätzlich oder fahrlässig die Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich sind, um in dem Betrieb oder Unternehmen Zuwiderhandlungen gegen Pflichten zu verhindern, die den Inhaber als solchen treffen und deren Verletzung mit Strafe oder Geldbuße bedroht ist, handelt ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung begangen wird, die durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre. Zu den erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen gehören auch die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen".^[1]

Bei Verstoß gegen die erforderlichen Organisations- und Aufsichtspflichten drohen hohe Bußgelder nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz (bis zu 1 Mio. EUR) gegen die verantwortliche Geschäftsleitung^[2] oder beauftragten Mitarbeiter^[3] oder das Unternehmen selbst (bei Vorsatz bis zu 10 Mio. EUR).^[4] Ferner kann der aus den ordnungswidrigen Aktivitäten erzielte Mehrumsatz abgeschöpft, d. h. vom Staat eingezogen werden.

[1] § 130 Abs. 1 OWiG über die Bestellung von Aufsichtspersonen.

[2] § 130 OWiG.

[3] § 9 OWiG.

[4] § 30 OWiG, Verbandsstrafe.

4 Was Sie wissen sollten

4.1 Pflichtendelegation – Von der Ausführungspflicht zur Aufsichtspflicht

Da die Geschäftsführung nicht für alle rechtlichen Pflichten persönlich zuständig sein kann, werden die Verpflichtungen innerhalb der Organisation delegiert:

Step by Step

1. auf Führungskräfte (Linienvorgesetzte wie Produktionsleiter, Stabsfunktionen wie Einkauf etc.),
2. auf verschiedene Beauftragte (Stabspersonen).

Nach der Delegation wandelt sich die Ausführungspflicht in eine Aufsichtspflicht:

Step by Step

1. Auswahlpflicht ("richtiger Mensch am richtigen Platz"),
2. Unterweisungspflicht ("instruieren" und "vertraut machen mit"),
3. Überwachungspflicht ("kontrollieren"),
4. Durchsetzungspflicht ("eingreifen" und "dafür sorgen dass"),
5. Ausrüstungs- und Schulungspflicht ("richtiges Arbeitsmittel am richtigen Platz, das erforderliche Wissen für die Aufgabe bereitstellen").

4.2 Was setzt eine wirksame Pflichtendelegation voraus?

Das sollte im Unternehmen vorhanden sein:

Step by Step

1. Delegations- und Beauftragten-Richtlinie.

2. Musterschreiben

   • zur Pflichtendelegation an Führungskräfte,
   • zur Bestellung von Beauftragten.
3. Dokumentierte Übertragung von Verantwortung an die einzelne Person mit der jeweils konkreten und aktuellen Beschreibung der jeweiligen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV).
4. Zugriff auf alle wesentlichen Rechtsvorschriften mit Aktualisierungsdienst.
5. Nachweise über durchgeführte Kontrollen der delegierten Pflichten

5 Besondere Herausforderungen

5.1 Komplexe Organisation oder "Die linke Hand weiß nicht, was die rechte tut".

Komplexe Organisationsformen im Unternehmensalltag (Matrixorganisationen) führen dazu, dass die Gefahr besteht, dass einzelne Bereiche nicht vollständig, vernünftig und lückenlos geregelt werden. Ergeben sich durch komplexe Strukturen unklare Regelungsbereiche, können Haftungsrisiken im Störfall entstehen.

Praxis-Beispiel

Lücken im Organisationsgeflecht vermeiden

Mit Hilfe einer Matrix nach dem AKV-Prinzip (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung) können solche Lücken vermieden werden. Möglich sind ebensogut auch andere Darstellungsfomen, wie z. B. die RACI-Technik (Responsible, Accountable, Consulted und Informed). Dieser Text legt für die Compliance-Zwecke der Pflichtendelegation die AKV-Technik zu Grunde. Diese ist u. E. in der Praxis leichter zu handhaben als die häufig gebrauchte RACI-Methode, die eine tiefer gegliederte Aufteilung der Verantwortlichkeiten verlangt (in der Regel sollte pro Aktivität nur eine Person Durchführungs- oder Überwachungsverantwortung haben).

Im Ergebnis gilt es, das Zusammenspiel der Verantwortung...