Wesentliche Inhalte
Seit dem 25.5.2018 gelten die DS-GVO und die neue Fassung des BDSG. Bewerbungen erfolgen größtenteils "online" über Job-Portale, E-Mails oder eigens auf den Internetseiten des Unternehmens befindliche Bewerbungsformulare, aber auch noch "klassisch" in Papierform per Post. Dabei werden personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet wie Name, Adresse, Wohnort, Alter, E-Mail und Telefonnummer, beruflicher Werdegang inklusive Schulen, Ausbildung, Studium etc.
Besonderheiten
Bei der "Stellenausschreibung" ist darauf hinzuweisen, dass und welche Daten "verarbeitet" werden und wie lange sie gespeichert bleiben und dass der Bewerber einen Anspruch auf Löschung hat, wenn nicht die gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen greifen.
Das Unternehmen muss v. a. darauf achten, dass nur möglichst wenige Mitarbeiter mit den Bewerberdaten in Berührung kommen und nur die, die für die Einstellung neuer Mitarbeiter verantwortlich sind (Unternehmer, Personalleiter etc.). Besteht ein Betriebsrat, hat dieser laut BetrVG u. a. ebenfalls Einsichtsrechte.
Wenn der (potenzielle) Arbeitgeber das Bewerbungsverfahren abgeschlossen hat, muss er gem. Art. 17 DS-GVO und § 35 BDSG Bewerberdaten löschen bez. der abgelehnten Bewerber, weil eine Aufbewahrung der entsprechenden Unterlagen und Daten nicht mehr nötig ist. E-Mails und entsprechende Anhänge sind zu entfernen. Bewerbungsmappen müssen fachgerecht entsorgt oder dem Bewerber zurückgeschickt werden (§ 311 Abs. 2, § 241 Abs. 2 BGB). Bei einer Online-Bewerbung müssen eine Menge an Metadaten, die über einen elektronischen Bewerbungsprozess generiert werden können, gelöscht werden. Mussten Bewerber ein Profil auf einer internen Seite des Unternehmes anlegen, müssen auch dort alle Angaben und hochgeladenen Dokumente entfernt werden. Auch Gesprächsnotizen während des Vorstellungsgesprächs oder Arbeitsproben des Bewerbers müssen gelöscht werden.
Haftungsfalle
Die späteste Frist zur Löschung ergibt sich aus § 15 Abs. 4 AGG. Ein abgelehnter Bewerber kann bei einem Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot gem. § 1 AGG Schadensersatz vom "Arbeitgeber" verlangen. Diesen Anspruch muss er innerhalb einer Frist von 2 Monaten schriftlich geltend machen. Die Frist beginnt im Fall einer Bewerbung oder eines beruflichen Aufstiegs mit dem Zugang der Ablehnung. Der Unternehmer sollte also den "Postausgang" und diese 2-Monatsfrist notieren.
Die nach § 15 Abs. 4 Satz 1 AGG erforderliche Schriftform zur Geltendmachung von Schadensersatz- und Entschädigungsansprüchen (§ 15 Abs. 1 und 2 AGG) kann auch durch eine Klage gewahrt werden. Dabei findet § 167 ZPO Anwendung. Es genügt der rechtzeitige Eingang der Klage bei Gericht, wenn die Klage "demnächst" zugestellt wird.
§ 61b ArbGG regelt, dass für den Fall der Klage auf Entschädigung nach § 15 AGG eine weitere Frist für die Erhebung der Klage vor dem Arbeitsgericht auf Entschädigung gilt, nämlich eine Frist von 3 Monaten. Die Frist beginnt mit der schriftlichen Geltendmachung des Anspruchs beim "Arbeitgeber". Auch den Ablauf der 3-Monatsfrist muss der Arbeitgeber notieren. Wird Klage vom abgelehnten Bewerber erhoben, dürfen die Unterlagen und Daten bis zum rechtskräftigen Abschluss des arbeitsgerichtlichen Verfahrens aufgehoben werden. Da im Zusammenhang mit dem arbeitsgerichtlichen Verfahren Kosten beim Arbeitgeber entstehen und u. U. eine Entschädigung an den abgelehnten Bewerber zu zahlen ist, darf der Arbeitgeber wohl das Az. des gerichtlichen Verfahrens, die Bankverbindung und den Namen des Bewerbers bzw. die Überweisung an den abgelehnten Bewerber für steuerliche Belange im Rahmen der Aufbewahrungsfristen (§§ 147 ff. AO) aufbewahren. Darüber sollte der entschädigte Bewerber informiert werden.
Gelegentlich wollen Arbeitgeber bei Interesse Bewerbungen für den Fall aufheben, dass eine ähnliche oder andere Stelle frei werden sollte bzw. der ausgewählte Bewerber die Stelle nicht antritt bzw. die Probezeit nicht besteht. Dies muss dem Bewerber jedoch mitgeteilt werden und sein ausdrückliches Einverständnis eingeholt werden. Wenn er eine Löschung der Bewerbungsunterlagen wünscht, ist dem unverzüglich nachzukommen.