Aufsichtsrat einer Wohnungs- und Immobiliengesellschaft / 10.2.2 Mittel zur Überwachung der Geschäftsführung

Rz. 719

Das insoweit entsprechend anzuwendende Aktiengesetz hat dem Aufsichtsrat die Aufgabe des Kontrollorgans zugewiesen und ihm dafür folgende konkrete Mittel zur Verfügung gestellt, um seiner Überwachungsfunktion nachzukommen:

Rz. 720

Berichterstattung der Geschäftsführung

Der Aufsichtsrat kann von der Geschäftsführung jederzeit einen Bericht verlangen über Angelegenheiten der Gesellschaft, über ihre rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über geschäftliche Vorgänge bei diesen Unternehmen, die auf die Lage der Gesellschaft von erheblichem Einfluss sein können. Auch ein einzelnes Mitglied kann einen Bericht, jedoch nur an den Aufsichtsrat, verlangen (§ 52 Abs. 1 GmbHG; § 90 Abs. 3 AktG).^[1]

Rz. 721

Der Mustergesellschaftsvertrag für Wohnungsgesellschaften mbH sieht ebenfalls ausdrücklich vor, dass der Aufsichtsrat von der Geschäftsführung jederzeit eine Berichterstattung nach Maßgabe des § 90 Abs. 3, 4 und 5 Satz 1, 2 AktG verlangen kann (§ 11 Abs. 3 GV).

Rz. 722

§ 90 Abs. 4 AktG schreibt vor, dass die Berichte den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft zu entsprechen haben. Sie sind möglichst rechtzeitig und, mit Ausnahme des Berichts nach Absatz 1 Satz 3, in der Regel in Textform zu erstatten.

Rz. 723

Gemäß § 90 Abs. 5 Satz 1, 2 AktG hat jedes Aufsichtsratsmitglied das Recht, von den Berichten Kenntnis zu nehmen. Soweit die Berichte in Textform erstattet wurden, sind sie auch jedem Aufsichtsratsmitglied auf Verlangen zu übermitteln, soweit der Aufsichtsrat nichts anderes beschlossen hat.

Rz. 724

Einsichtsrecht und Prüfungsrecht

Der Aufsichtsrat kann die Bücher und Schriften der Gesellschaft sowie die Vermögensgegenstände, namentlich die Gesellschaftskasse und die Bestände an Wertpapieren und Waren, einsehen und prüfen. Er kann damit auch einzelne Mitglieder oder für bestimmte Aufgaben besondere Sachverständige beauftragen (§ 52 Abs. 1 GmbHG; § 111 Abs. 2 Satz 1, 2 AktG).

Rz. 725

Im Rahmen seiner Überwachungsfunktion muss der Aufsichtsrat die Möglichkeit haben, sämtliche Geschäftsunterlagen einzusehen, wozu auch die Protokolle der Sitzungen der Geschäftsführer gehören. Die Geschäftsführer sind daher grundsätzlich nicht berechtigt, zum Beispiel mit Hinweis auf Geheimhaltung die Einsicht in die Protokolle der Sitzungen der Geschäftsführer zu verweigern. Aufsichtsratsmitglieder unterliegen schließlich im Rahmen ihrer Amtsausübung ebenso der Verschwiegenheitspflicht. Es liegt jedoch im Ermessen des Aufsichtsrats, ob und inwiefern er von diesem Einsichtsrecht Gebrauch macht.

Rz. 726

Im Hinblick auf die Einsicht in Unterlagen ist der Ansprechpartner für den Aufsichtsrat grundsätzlich die Geschäftsführung, ggf. ein bestimmter Geschäftsführer. Ein eigenes und selbstständig ausgeübtes Zugriffsrecht besteht nur in Ausnahmefällen, etwa wenn ein dringender Verdacht besteht, dass es schon zu Unregelmäßigkeiten gekommen ist, und die Gefahr der Verdeckung oder Vertuschung besteht (zum Beispiel in Form einer Vernichtung oder nachträglichen "Korrektur" von Unterlagen). Gleiches gilt für die Frage, ob der Aufsichtsrat im Rahmen seiner Prüfung direkt mit den Mitarbeitern der Geschäftsstelle korrespondieren darf. Diese sind im Normalfall nicht der zulässige Ansprechpartner für den prüfenden Aufsichtsrat.

Rz. 727

Prüfung von Jahresabschluss, Lagebericht und Vorschlag für die Verwendung des Jahresüberschusses

Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss, den Lagebericht und den Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns zu prüfen (§ 52 Abs. 1 Satz 1 GmbHG; § 171 Abs. 1 Satz 1 AktG). Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat über das Ergebnis der Prüfung schriftlich an die Gesellschafterversammlung zu berichten (§ 52 Abs. 1 GmbHG; § 171 Abs. 2 Satz 1 AktG). In dem Bericht hat der Aufsichtsrat auch mitzuteilen, in welcher Art und in welchem Umfang er die Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres geprüft hat (§ 171 Abs. 2 Satz 1, 2 Hs. 2 AktG). Ist der Jahresabschluss durch einen Abschlussprüfer zu prüfen, so hat der Aufsichtsrat ferner zu dem Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses durch den Abschlussprüfer Stellung zu nehmen. Am Schluss des Berichts hat der Aufsichtsrat zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss billigt (§ 171 Abs. 2 Satz 3, 4 AktG).^[2]

Rz. 728

Dementsprechend sieht auch der Gesellschaftsvertrag für Wohnungsgesellschaften mbH vor, dass der Aufsichtsrat den Jahresabschluss, den Lagebericht und den Vorschlag der Geschäftsführung über die Ergebnisverwendung zu prüfen und hierüber schriftlich an die Gesellschafterversammlung zu berichten hat. In dem Bericht hat der Aufsichtsrat ferner zu dem Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses durch den Abschlussprüfer Stellung zu nehmen. Am Schluss des Berichts hat der Aufsichtsrat zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den von der Geschäftsfü...