Zusammenfassung
"Benchmarking" ist ein kontinuierliches Verfahren, bei dem Produkte, Dienstleistungen sowie innerbetriebliche Prozesse, Methoden und Ergebnisse über mehrere Unternehmen hinweg verglichen werden. Der regionale Vergleich ist von besonderer Bedeutung, da die unternehmensinterne Betrachtung das Blickfeld einschränkt: Was im eigenen Unternehmen als "gutes" Objekt gilt, kann sich im regionalen Vergleich als ein Objekt mit überdurchschnittlich hohen Betriebskosten entpuppen.
Das Betriebskosten-Benchmarking bietet die Möglichkeit festzustellen, in welchen Kostenarten einzelne Objekte oder gar größere Teile des Wohnungsbestandes eines Unternehmens zu hohe Betriebskosten verursachen. Benchmarking hilft somit beim Erkennen von Schwachstellen. Mittels gezielter Maßnahmen können Einsparpotenziale genutzt werden sowie die Ertragskraft der Objekte und die Wettbewerbsvorteile bei der Vermietbarkeit steigen. Wird das Benchmarking-Instrument rechtzeitig vor Aussendung der Betriebskosten-Abrechnungen an die Mieter durchgeführt und zum Bestandteil der Plausibilitätsprüfung der Betriebskostenabrechnung, können viele in der Bearbeitung zeitaufwendige Verwaltungsvorgänge in Wohnungsunternehmen vermieden werden.
Richtig und rechtzeitig angewandt, ist Betriebskosten-Benchmarking ein wesentliches Instrument des Betriebskostenmanagements der ertragsorientierten Wohnungsunternehmen. Es sind die Gesamtkosten, die für den Mieter zählen: Miete netto/kalt plus Betriebskosten plus Heizkosten. Alles zusammen ergibt seine "Wohnungsbelastung", deren Angemessenheit er beurteilt. Damit entscheiden die Betriebskosten und die Heizkosten wesentlich mit über die Attraktivität der Wohnung und über die Vermietungschancen des Wohnungsunternehmens. Sie werden zu Beginn des Mietverhältnisses sichtbar über die Vorauszahlung für Nebenkosten, die neben der eigentlichen Miete zu zahlen sind. Verpflichtender Benchmark ist der Energiekennwert aus dem Energieausweis, der nach EnEV neben weiteren Informationen auch in Vermietungsanzeigen anzugeben ist.
Gelingt es, die Nebenkosten zu senken, ermöglicht dies die Erhöhung der Nettokaltmiete. Das gilt nicht immer – wenn die Mietspiegelmiete erreicht ist, ist auch bei Betriebskostensenkung keine Mieterhöhung möglich. Aber in vielen Fällen verschaffen Betriebskostensenkungen Mieterhöhungsspielräume. 10 Cent Betriebskostenverringerung ersetzen bei 5 Euro Miete/m²/Monat eine Mieterhöhung um 2 Prozent. Das ist oft das angestrebte durchschnittliche Mieterhöhungsziel. Aber selbst wenn die Nettokaltmiete nicht erhöht werden kann – die Verringerung der Betriebskosten steigert die Attraktivität der angebotenen oder vermieteten Wohnung. Die Gesamtmiete ist niedriger als vorher, auch im Vergleich zu anderen ähnlichen Wohnungen. Das verbessert die Vermietungschancen und senkt das Leerstandsrisiko.
Damit sind Kostensenkungsprogramme wichtig. Grundlage ist die Transparenz der Kosten und Leistungen, aus der das optimale Kosten-Leistungs-Verhältnis zu entwickeln ist. Anhaltspunkt sind die Vergleiche mit anderen vergleichbaren Wohnungsunternehmen (hilfreich hier: die Geislinger Konvention, s. u.). Über Kostensenkungsprogramme zu berichten ist genauso wichtig. Die Einschätzung des Mieters, dass sich das Unternehmen auch um die vom Mieter zu tragenden Kosten kümmert, gehört zur "gefühlten" Qualität einer Wohnung und der Wohnungsvermietung.
1 Vorteile des Betriebskosten-Benchmarkings
Zu den unmittelbaren (für Wohnungsunternehmen sofort greifbaren) Ergebnissen gehören:
- Transparenz über die eigenen Betriebskosten hinsichtlich Höhe, Relation zu anderen, Verteilung der Kostenarten etc.
- Qualifiziertes Zahlenmaterial für Einkaufsverhandlungen, Begründungen von Kostenhöhen oder -Erhöhungen, Berichtswesen gegenüber Gremien, Belege in Auseinandersetzungen, Dokumentation von Wirtschaftlichkeit u. Ä.
- Sichtbarmachen von Potenzialen zur Kostensenkung bzw. Steigerung der Mieterlöse
- Basiswerte für Zielvereinbarungen
- Qualitätssiegel
Zu den mittelbaren (in weiteren Prozessen des Wohnungsunternehmens wirksam werdenden) Ergebnissen gehören:
- Prozessoptimierung zur Vorbereitung der Betriebskostenoptimierung
- Unterstützung der Interessenvertretung der Verbände
- Ansatzpunkte für systematische Maßnahmensteuerung
- Controlling-Ansatz für den Bereich Betriebskosten als Teilaspekt des Portfoliomanagements
- interne Dokumentation von Aktivitäten im Unternehmen
- Dokumentation "wirtschaftlichen Handelns des Wohnungsunternehmens"
- Transparenz gegenüber Mietern
- Verringerung der Leerstandskosten durch Betriebskostensenkung
- Ausgangsbasis für weitere Aktivitäten der Öffnung gegenüber dem Mieter
Die meisten Wohnungsunternehmen werden für den einen oder anderen hier genannten Aspekt auch schon andere Lösungen bzw. Teillösungen gefunden haben, aber in dieser Kombination und Vielfalt sind die Vorteile nur durch das Betriebskosten-Benchmarking erreichbar.
Ziel eines Betriebskostenmanagements auf Basis der Ermittlung von Betriebskosten-Benchmarks ist es in erster Linie, alle Betriebskosten-Einzelpositionen zu optimieren. "Optimierung...