Der Vermieter schuldet eine formell und materiell richtige Abrechnung. Für den Fall, dass die Abrechnung zwar materiell richtig ist, aber formelle Fehler enthält, hat der Vermieter seine Abrechnungspflicht nicht erfüllt. Die Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB des Mieters wird durch eine formell nicht richtige Abrechnung nicht in Gang gesetzt. Umgekehrt aber gilt, dass der Vermieter seiner Abrechnungspflicht grundsätzlich genügt, wenn die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, sie aber inhaltliche Fehler hat.
Seit dem BGH-Urteil v. 23.11.1981 entspricht es ganz herrschender Meinung, dass eine Betriebskostenabrechnung folgende Voraussetzungen enthalten muss, um als formell rechtmäßig zu gelten:
- Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Angabe und Erläuterung der Umlageschlüssel
- Berechnung des Mieteranteils
- Abzug der Vorauszahlungen
Diese vier wesentlichen Bestandteile einer formell rechtmäßigen Betriebskostenabrechnung müssen gedanklich und rechnerisch für den Mieter nachvollziehbar sein.
Insbesondere die Entscheidung des BGH vom 25.11.2009 zeigt, dass es dem BGH weniger auf die Frage der Berechnung im Einzelnen ankommt. So ist er in der zitierten Entscheidung hinsichtlich eines Ausweises der Brennstoffkosten der Meinung, dass es weniger darauf ankomme, ob die Berechnung der Differenz zwischen einem Anfangs- und einem Endbestand, durch Addition der Werte mehrerer Beschaffungsvorgänge oder durch eine Kombination solcher Erfassungsmethoden geschehen sei. Die Abrechnung müsse nicht aus sich heraus eine vollständige Überprüfung auf ihre materielle Richtigkeit erlauben, sondern nur so detailliert sein, dass der Mieter ersehen kann, welche Gesamtbeträge dem Vermieter in Rechnung gestellt worden sind und mit welchen Rechenschritten er daraus den auf den einzelnen Mieter entfallenden Betrag errechnet hat.
Hier hat es dem BGH genügt, wenn der Brennstoffverbrauch und die dafür angesetzten Kosten summenmäßig in die Abrechnung eingestellt wurden, da diese Angaben dem Mieter zeigen, mit welchen Werten tatsächlich abgerechnet worden ist. Diese Angaben würden ihn in die Lage versetzen, gezielt nach den entsprechenden Belegen zu verlangen und über deren Einsichtnahme die inhaltliche Richtigkeit der angegebenen Verbrauchswerte und -kosten nachzuprüfen.
Insofern bedeutet die Rechtsprechung des BGB nichts anderes als die Erfüllung der Anforderungen des § 259 BGB. So ist die Betriebskostenabrechnung ein bloßer Rechenvorgang, der über Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft ablegt (vgl. oben zu 1). Will der Mieter in die materielle Tiefe gehen oder hat er aufgrund des dargestellten Rechnungsvorgangs Zweifel, kann er in einem zweiten Schritt Belegeinsicht verlangen. Dies berührt aber die materielle Rechtmäßigkeit der Abrechnung. Nur wenn die Abrechnung aus sich heraus unverständlich ist, ist die Abrechnung formell fehlerhaft. Hier kann der Mieter mit der Abrechnung "nichts anfangen". Kann der Mieter aber mit der Abrechnung "etwas anfangen" und wurde "lediglich" falsch gerechnet oder verteilt, ist die Abrechnung inhaltlich fehlerhaft.
1.1 Zusammenstellung der Gesamtkosten
Bei der Zusammenstellung der Gesamtkosten ist zu beachten, dass die Betriebskosten einzeln und unterscheidbar nach den unterschiedlichen Kostenarten zu unterteilen sind. Die Aufstellung hat sich an den Kostenarten des Betriebskostenkatalogs in § 2 zu orientieren. Denn nur so kann der Mieter die Rechtmäßigkeit der jeweiligen Position auch dahin gehend überprüfen, ob es sich um eine vereinbarte Betriebskostenposition handelt.
Eine Ausnahme bilden nur eng zusammenhängende Kosten, wie die Positionen "Frischwasser" und "Abwasser" oder Kosten für die Straßenreinigung nach Nr. 8 und für die Pflege der Außenanlage nach Nr. 10. Die Nennung der jeweiligen Betriebskostenart bzw. Betriebskostenposition ist ausreichend.
Eine Aufgliederung innerhalb der entsprechenden Position ist nicht erforderlich. Zur Transparenz gehört es, dass der Vermieter nicht vorab Kostenanteile herausrechnen und abziehen darf, ohne dies in der Abrechnung kenntlich zu machen. Nur so ist für den Mieter ersichtlich, ob und in welcher Höhe die abgerechneten Kosten reduziert wurden. Bei der Darstellung ist es ausreichend, wenn die Gesamtkosten und die herausgerechneten Kosten angegeben werden und der Grund durch einen entsprechenden Zusatz mitgeteilt wird. Der Hinweis "Abzug für nicht umlagefähige Kosten ist erfolgt" genügt nicht.
Hinzuweisen ist auf folgende Problematik: Sofern der Vermieter einen an sich erforderlichen Abzug nicht vornimmt, handelt es sich nicht um einen formellen, sondern um einen inhaltlichen Fehler. Die Abrechnung ist falsch. So hat der BGH en...