Die Abrechnung der Betriebskosten / 2.1 Die Abrechnungsfrist

Nach § 20 Abs. 3 Satz 4 NMV gilt für preisgebundenen Wohnraum und für den preisfreien Wohnraum nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB, dass der Vermieter dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zuzuleiten hat.

Der Abrechnungszeitraum ist "jährlich". Dabei muss der Abrechnungszeitraum nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein, es kann also als Beginn ein beliebiger Stichtag gewählt werden, etwa der Einzug des jeweiligen Mieters.^[1] Eine Verlängerung des Abrechnungszeitraums ist nach BGH nur zum Zweck der Umstellung auf einen anderen Abrechnungszeitraum denkbar.^[2] Der BGH betont jedoch den Ausnahmecharakter der Verlängerung.^[3] Bei preisgebundenem Wohnraum kann hingegen in keinem Fall abgewichen werden (vgl. § 20 Abs. 3 Satz 2 NMV).

Eine Verkürzung der Frist erscheint hingegen möglich, dürfte jedoch von nicht großer praktischer Relevanz sein.

Die Folge des Fristablaufs ist deutlich im Gesetz bezeichnet: Nach § 556 Abs. 3 BGB und § 20 Abs. 3 Satz 4 NMVO für preisgebundenen Wohnraum ist die Abrechnungsfrist eine Ausschlussfrist, es sei denn, der Vermieter hat die Geltendmachung erst nach Ablauf der Jahresfrist nicht zu vertreten. Dem Mieter ist die Abrechnung "zuzuleiten". Entscheidend ist also nicht die rechtzeitige Absendung, sondern der Zugang beim Mieter.

Sofern dem Mieter eine Betriebskostenabrechnung erst nach Fristablauf zugeht, kann dieses Versäumnis nur dann geheilt werden, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Dies ist – wie zumeist – eine Frage des Einzelfalls. Der Vermieter muss sich grundsätzlich darum bemühen, die notwendigen Unterlagen rechtzeitig zu erhalten.

Richtigerweise ist bei der Frage, ob der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat, zwischen dem Zeitpunkt bis zur Absendung der Abrechnung an den Mieter und dem anschließenden Zeitraum des Zugangs zu unterscheiden.

Zunächst geht es also um die Frage, ob der Vermieter die Abrechnungsunterlagen rechtzeitig beschafft und die Abrechnung rechtzeitig vorgenommen hat. Wenn beispielsweise Sachbearbeiter oder Erfüllungsgehilfen des Vermieters gem. § 278 BGB Belege zu spät sammeln und auswerten, so ist dies dem Vermieter anzulasten. Dies betrifft etwa den Sachbearbeiter der Hausverwaltung, der Belege zu spät zur Verfügung stellt, Hauswarte, die Stundenzettel nicht liefern, oder Mitarbeiter von Gartenpflege- oder Reinigungsfirmen, die nicht rechtzeitig Übersichten über Arbeits- und Materialeinsatz anfertigen.^[4] Unproblematisch dürften jedoch Fälle sein, in denen Grundsteuerbescheide von der Finanzverwaltung zu spät überreicht worden sind. Dies hat der Vermieter nicht zu vertreten. Sind sie aber überreicht, muss der entsprechende Betrag alsbald umgelegt werden.

Für den verspäteten Zugang bei der Post hat der BGH mittlerweile entschieden, dass die Post als Erfüllungsgehilfe des Vermieters anzusehen ist, dessen auch fahrlässige Fehler ihm daher zuzurechnen seien.^[5] Insofern kann sich der Vermieter nicht entlasten, wenn auf dem Postweg unerwartete oder nicht vorhersehbare Verzögerungen oder Postverluste aufgetreten sind.

Diese Entscheidung ist mit Recht auf Kritik gestoßen. Lammel^[6] verweist mit Recht darauf, dass in diesen Fällen der Dritte nicht aus eigenem Antrieb, sondern gezwungenermaßen eingeschaltet wird, was hinsichtlich seiner Haftung für das Fehlverhalten durchaus berücksichtigenswert erscheint. Weiter wird auf eine verfassungsrechtliche Problematik hingewiesen, da die Entscheidung tatsächlich zu einer Rechtsverweigerung führt. Wird es zeitlich "knapp", so sollten Vermieter – so auch Lammel – ihre Hausmeister losschicken, um die Betriebskostenabrechnungen persönlich zustellen zu lassen. Denn auch eine frühzeitige Aufgabe bei der Post verhindert nicht den nachforderungsausschließenden Verlust der Sendung.

Um sicherzustellen, dass die Betriebskostenabrechnung auch tatsächlich zugegangen ist, sollte diese mit einer Empfangsbestätigung versehen werden.

Ist die Abrechnung deshalb verspätet zugegangen, weil der Mieter ausgezogen und dessen neue Anschrift dem Vermieter unbekannt ist, ist zu ermitteln, wem das "Nichtkennen" der neuen Anschrift zuzurechnen ist. Die Problematik besteht darin, dass den Vermieter verpflichtet ist, über die Vorauszahlungen abzurechnen und die Abrechnung dem Mieter mitzuteilen. Insofern ist anzuraten, dass der Mieter dem Vermieter die neue Anschrift bei Auszug mitteilt. Diese Mitteilung ist dann zu dokumentieren. Ein vereitelter Zugang, etwa indem der Mieter Namensschilder vom Briefkasten entfernt oder den Namen verändert, hat der Vermieter selbstverständlich nicht zu vertreten.

Als Entschuldigungsgründe für den Vermieter kommen z. B. in Betracht:^[7]

• längerer Ausfall der EDV oder Softwareprobleme; nach einschränkender Meinung nur, wenn sie unvorhersehbar eintraten und mit zumutbaren Mitteln keine Abhilfe geschaffen werden konnte;
• hoher Krankenstand beim gewerblichen Vermieter oder der Hausverwaltung;
• Poststreik;
• Verweigerung des Zutritts durch den Mieter zur A...