Die Überwachungsaufgabe des Aufsichtsrats und seiner Mit ... / 5.1 Auskunftsrecht

Gemäß § 38 Abs. 1 Satz 2 GenG können der Aufsichtsrat und seine Ausschüsse^[1] jederzeit vom (Gesamt-) Vorstand oder einzelnen Vorstandsmitgliedern Auskünfte über alle Angelegenheiten der Genossenschaft verlangen. Auch ein einzelnes Aufsichtsratsmitglied kann Auskünfte – jedoch nur an den Aufsichtsrat – verlangen, um so einen gleichmäßigen Informationsstand aller Aufsichtsratsmitglieder zu gewährleisten (§ 38 Abs. 1 Satz 4 GenG). Zugleich ermöglicht es das Auskunftsrecht als Individualrecht der Aufsichtsratsmitglieder, Auskünfte auch gegen den Willen der Aufsichtsratsmehrheit zu erzwingen. Die Berichts- und Informationspflichten des Vorstands stellen zugleich "Holschulden" des Aufsichtsrats gegenüber dem Vorstand dar. Dieser kann sich folglich nicht allein durch den Hinweis entlasten, der Vorstand sei seiner Berichts- und Informationspflicht nur ungenügend nachgekommen.^[2] Der Aufsichtsrat ist folglich verpflichtet, auf die Berichtserstattung seitens des Vorstands nachdrücklich hinzuwirken. Gleiches gilt für das Einsichts- und Prüfungsrecht in die Bücher und Schriften der Genossenschaft.^[3]

Auskunftspflicht des Vorstands

Dem korrespondiert eine umfassende Berichts- und Auskunftspflicht des Vorstands, die alle Mitglieder des Vorstands zur Mitwirkung an der Berichterstattung gegenüber dem Aufsichtsrat verpflichtet. Hieraus folgt zugleich, dass der Vorstand auf Verlangen des Aufsichtsrats verpflichtet ist, mit allen Mitgliedern an der Aufsichtsratssitzung teilzunehmen und die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.^[4] Die Satzung oder eine vom Aufsichtsrat beschlossene Informationsordnung kann darüber hinaus in bindender Weise bestimmen, dass der Vorstand den Aufsichtsrat zu festgesetzten Zeitpunkten über die Entwicklung der Genossenschaft und/oder den Stand der Unternehmensplanung schriftlich und/oder mündlich zu unterrichten hat.^[5] Dies entspricht zugleich den "Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Aufsichtsratstätigkeit", zumal sich die Gewährleistung eines den Erkenntnissen des Vorstands zumindest "angenäherten" Informationsstands der Aufsichtsratsmitglieder als notwendige Funktionsbedingung einer rationalen Entscheidungsfindung im Rahmen des Überwachungsorgans erweist.

Dies schließt es allerdings nicht aus, dass der Aufsichtsrat jederzeit eine weitere oder ergänzende Berichterstattung verlangen kann. Sieht man hiervon ab, so ist der Vorstand darüber hinaus verpflichtet, bei wichtigen Anlässen den Aufsichtsrat auch unaufgefordert zeitnah zu unterrichten.^[6]

Berichterstattung durch den Vorstand

Die Berichterstattung des Vorstands hat dabei den "Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft zu entsprechen" (§ 90 Abs. 4 AktG), sie muss folglich wahrheitsgemäß, vollständig und übersichtlich erfolgen. Soweit die Informationsordnung des Aufsichtsrats nichts anderes bestimmt, hat die Berichterstattung in Textform (§ 126b BGB), d. h. in der Regel schriftlich oder via E-Mail zu erfolgen. Möglich ist es auch, die Berichte auf einer passwortgeschützten Internetseite für die Aufsichtsratsmitglieder zur Verfügung zu stellen, so dass diese seitens der Aufsichtsratsmitglieder ausgedruckt oder gespeichert werden können.^[7] Desungeachtet, kann der Aufsichtsrat verlangen, dass der Vorstand seine schriftlichen Berichte in der Aufsichtsrats- oder Ausschusssitzung mündlich erläutert.

In analoger Anwendung von § 90 Abs. 4 Satz 2 AktG sind die Berichte des Vorstands an den Aufsichtsrat "möglichst rechtzeitig" zu erstatten. Da die Berichte der Vorbereitung der Aufsichtsratssitzung dienen, müssen diese den Mitgliedern so frühzeitig zugehen, dass eine ordnungsgemäße Vorbereitung durch die Aufsichtsratsmitglieder gewährleistet ist. Tischvorlagen scheiden – von dringenden Ausnahmefällen abgesehen – grundsätzlich aus. Der Aufsichtsrat kann durch Beschluss oder im Rahmen seiner Informationsordnung zudem festlegen, mit welchem Vorlauf die Berichte seinen Mitgliedern zugehen müssen. Da der Aufsichtsrat in die Unternehmensplanung einzubinden ist, muss die Berichterstattung noch in der Planungsphase und damit mindestens so rechtzeitig erfolgen, dass der Aufsichtsrat noch vor der Umsetzung der Planungen hierzu Stellung nehmen kann. Desungeachtet, ist der Vorstand gehalten, den Aufsichtsrat bei umfassenden Planungsvorhaben zum frühestmöglichen Zeitpunkt in seine Planungen einzubinden.

Soweit es den Inhalt der Berichterstattung seitens des Vorstands betrifft, erfasst dieser entsprechend § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG folglich auch "die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der Unternehmensplanung (insbesondere der Finanz-, Investitions- und Personalplanung), wobei auf Abweichungen der tatsächlichen Entwicklung von früher berichteten Zielen unter Angabe von Gründen einzugehen ist". Die Überwachung der Geschäftsführung durch den Aufsichtsrat erstreckt sich folglich auch auf die Unternehmensplanung unter Einschluss der Planungskontrolle.

Darüber hinaus umfasst die Berichterstattung seitens des Vorstands gem. § 90 Abs. 2 AktG sow...