Dr. Klaus-Peter Hillebrand
Soweit es das Einsichts- und Prüfungsrecht des Aufsichtsrats betrifft, erstreckt sich dieses insbesondere auf folgende Unterlagen:
- Geschäftsbriefe
- Planungsunterlagen
- Vertragsunterlagen
- Kontounterlagen
- Angebote
- Berichte der Innenrevision
- Ausschreibungsunterlagen
- Protokollnotizen
- Organisationspläne
- Mitgliederlisten
Vorstandsprotokolle
Dies betrifft auch die Vorstandsprotokolle, doch liegt es im pflichtgemäßen Ermessen des Aufsichtsrats, ob und inwiefern er von seinem Einsichtsrecht Gebrauch macht. Insofern erweist sich das Verlangen des Aufsichtsrats, die Vorstandsprotokolle vorzulegen, mitunter als kontraproduktiv, mit der Folge, dass die Dokumentationsdichte der Unterlagen letztlich zum Schaden der Genossenschaft abnimmt.
Prüfung der Rechnungslegung
Darüber hinaus obliegt dem Aufsichtsrat die Bestandsprüfung sowie die Prüfung der Rechnungslegung. Insofern ist der Aufsichtsrat befugt und gegebenenfalls verpflichtet, die Bücher und Schriften sowie die Kassen- und Lagerbestände und die Finanzanlagen der Genossenschaft einer eigenständigen Prüfung zu unterziehen. Dabei ist er auch berechtigt, sich unter Vermittlung des Vorstands der internen Revision zu bedienen.
Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts
Ungeachtet der Prüfung durch den genossenschaftlichen Prüfungsverband, hat der Aufsichtsrat gemäß § 38 Abs. 1 Satz 5 GenG den Jahresabschluss, den Lagebericht und den Vorschlag für die Verwendung des Jahresüberschusses oder die Deckung des Jahresfehlbetrags zu prüfen; über das Ergebnis der Prüfung hat er der Generalversammlung (Mitgliederversammlung/Vertreterversammlung) vor der Feststellung des Jahresabschlusses zu berichten. Zu diesem Zweck sind gemäß § 33 Abs. 1 Satz 2 GenG der Jahresabschluss und der Lagebericht unverzüglich nach ihrer Aufstellung dem Aufsichtsrat und mit dessen Bemerkungen der Generalversammlung vorzulegen.
Zwar obliegt die Prüfung dem Gesamtaufsichtsrat, doch ist dieser berechtigt, die erforderlichen Prüfungsmaßnahmen einem aus seinen Reihen gebildeten Prüfungsausschuss (§ 38 Abs. 1a GenG) zu übertragen. Dieser hat dem Gesamtaufsichtsrat über das Ergebnis der Prüfung zu berichten. Die Beschlussfassung über den Prüfungsbericht liegt dabei zwingend in den Händen des Gesamtaufsichtsrats. Die Mitglieder des Prüfungsausschusses müssen zudem im Zeitpunkt ihrer Amtsübernahme auch außerhalb des Bereichs kapitalmarktorientierter Genossenschaften und CRR-Kreditinstituten (§ 38 Abs.1a Satz 2 GenG) über ein Mindestmaß spezifischer Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich des Rechnungswesens und der Prüfung verfügen. Insofern trägt der Aufsichtsrat die Verantwortung für die Qualifikation seiner Mitglieder und der damit verbundenen Schulungs- und Weiterbildungsmaßnamen.
Bei testatspflichtigen Genossenschaften kann sich der Aufsichtsrat auf das vom gesetzlichen Prüfungsverband erteilte Testat verlassen und davon ausgehen, dass der Jahresabschluss richtig ist und mit Gesetz und Satzung übereinstimmt und dass die Vorschläge über die Gewinn- und Verlustrechnung den Bestimmungen der Satzung entsprechen. Ohnedies ist der Aufsichtsrat verpflichtet, bei der Durchführung der Prüfung dem Prüfungsbericht des Prüfungsverbands Rechnung zu tragen.
Über das Ergebnis der Prüfung hat der Aufsichtsrat der Generalversammlung zu berichten. Der Bericht bedarf der Schriftform und ist mindestens eine Woche vor der Versammlung in den Geschäftsräumen der Genossenschaft oder einer anderen durch den Vorstand bekanntzugebenden geeigneten Stelle zusammen mit dem Jahresabschluss und dem Lagebericht auszulegen. Weichen einzelne Aufsichtsratsmitglieder vom Mehrheitsvotum des Aufsichtsrats ab, so ist ihnen Gelegenheit zu geben, ihre Bedenken gegenüber der Generalversammlung (Vertreterversammlung) vorzutragen.