Dokumentation / 2 Auswahl der richtigen Software

Bei der Auswahl einer Software zur Überwachung der Verkehrssicherungspflichten sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Sind die wesentlichen Gefährdungspotenziale als Risiken aus Normen und Regeln hinterlegt?
• Werden die wesentlichen Regeln mindestens jährlich aktualisiert und hinterlegt?
• Bietet die Software eine handhabbare und praktische Hilfe zur Erfassung typischer Gefährdungspotenziale?
• Bietet sie die Auswahl zu jedem Gefährdungspotenzial aus verschiedenen Risikobewältigungsstrategien wie 1. vermeiden, 2. vermindern, 3. überwälzen und 4. selbst tragen?
• Bietet sie eine Unterstützung bei der Festlegung unternehmensspezifischer Inspektionsintervalle?
• Gibt es eine Terminvorlage für die erfassten Gebäude und zu überwachenden Bauteile?
• Gibt es eine zentrale Datenablage mit Schnittstellen ggf. zu immobilien-wirtschaftlichen Systemen?
• Bietet sie Auswertungssysteme zu statistischen Auffälligkeiten?
• Erfolgt die Dokumentation rechtssicher und langfristig?
• Können Arbeitsanweisungen und die Aufbauorganisation als Hilfsmittel hinterlegt werden?
• Ist eine Begehung mit mobilen Lösungen vor Ort möglich und reduziert dieses Vorgehen den Aufwand bei der Dokumentation?
• Können Kurzreports für die Leitung im Rahmen eines Risk-Managements generiert werden?
• Ist die Software durch aktuelle CAFM-Schnittstellen zum Betreiben von Immobilien zukunftssicher?
• Ist eine Georeferenzierung von zu überwachenden Anlagen im Innen- und Außenbereich möglich?

Wünschenswert ist eine Anbindung an das Instandhaltungsmanagement. Insbesondere zur sogenannten ungeplanten Instandhaltung gibt es wesentliche Verknüpfungspunkte. Durch die Einführung eines Kontroll- und Dokumentationssystems zu aufgetretenen Mängeln im Rahmen der Überwachungspflichten der Immobilien- und Wohnungswirtschaft lassen sich Effizienzvorteile erzielen.

Bei der GAG Köln konnte zum Beispiel die Summe der Kosten für die Instandsetzung der Spielgeräte durch die Einführung eines EDV-gestützten Dokumentationssystems reduziert werden, da Ausreißer auffällig wurden und die Instandhaltung entsprechend gesteuert werden konnte. Bei einer niedersächsischen Landesentwicklungsgesellschaft konnten durch die Einführung regelmäßiger Kontrollen der Gasinnenleitungen durch ein Spezialunternehmen mit Gasspürtechnik die Kosten durch die Abnahme aufwendiger kompletter Austausche von Gasleitungen reduziert werden. Durch die vorsorgende Kontrolle in einem ca. zweijährigen Intervall konnten größere Reparaturen zugunsten kleinerer Instandhaltungsarbeiten vermieden werden.

Ungeplante Instandhaltungskosten und Schäden entstehen aufgrund von Umwelteinflüssen, wie Kleinreparaturen, Vandalismus, Ausfall der Beleuchtung, Versagen von Türbeschlägen, Wind und Sturmereignissen u. Ä. Sie sind nicht planbar und nicht vom Lebenszyklus der Bauteile und technischen Anlagen ableitbar. Andere Branchen, wie z. B. die Versicherungswirtschaft, haben mit einer ähnlichen Problematik zu tun. Schäden in der Versicherungswirtschaft treten unplanbar, aber mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit auf, der so genannten "Schadenszahlverteilung". Die Grunddaten über Einzelkosten der auftretenden Schäden und Schadenszahlen stehen der Wohnungswirtschaft beim Einsatz eines Dokumentations- und Inspektionssystems zur Verfügung. Daraus lässt sich versicherungsmathematisch die Häufigkeit einzelner auftretender Schäden und bestimmter Schadenshöhen ableiten. Die RGM Gebäudemanagement GmbH in Dortmund hat dazu erste Studien im Instandhaltungsmanagement durchgeführt.^[1]

Wünschenswert wäre eine Weiterentwicklung von EDV- Dokumentationssystemen zu den Überwachungspflichten, die aufgrund von versicherungsmathematischen Modellen Instandhaltungsrisiken identifizieren und als Report darstellen können. Ziel eines solchen Systems und der Organisation der Überwachungspflichten in der Wohnungswirtschaft sollte es sein, nicht nur Risiken und Gefährdungspotenziale zu identifizieren, sondern den Nutzern auch Steuerungsinstrumente an die Hand zu geben, die das Restrisiko bestimmbar machen und damit helfen, risikoreiche Leistungsbestandteile sicherer zu kalkulieren. Dies könnte auch beim nächsten Gespräch mit der Versicherung des Wohnungsunternehmens von Vorteil sein, wenn es um die Höhe der Prämien geht.

Die Organisation der Überwachungspflichten sollte in erster Linie aber nicht nur die rechtliche Exkulpation zum Ziel haben, sondern auch der Einstieg in ein intelligentes Instandhaltungsmanagementsystem sein.

Der Branchenverband CAFM-Ring hat erklärt, dass mit der Notwendigkeit, der Betreiberverantwortung mittels gut dokumentierter FM-Maßnahmen entsprechen zu müssen, bzw. mit den erklärten Zielen in Unternehmen und Verwaltungen, nachhaltig zu wirtschaften, das CAFM (Computer Aided Facility Managemenet) heute auch auf der Entscheiderebene zu einer bekannten Größe geworden sei.

Ein Beispiel für den Inhalt eines Stufenplans zur Einführung eines CAFM-Projekts enthält der Leitfaden^[2] für CAFM-Projekte "CAFM-Systeme erfolgreich einführen":

Beispiel für den Inhal...