Dokumentation

Zusammenfassung

Eine Aufbewahrungsfrist der Dokumente von mindestens fünf Jahren ist nach Aussagen der Bundesarbeitsgemeinschaft Deutscher Kommunalversicherer, Köln^[1] empfehlenswert. Nach § 147 AO sind weniger wichtige Geschäftsunterlagen mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Nach der Schuldrechtsreform des BGB beträgt die Verjährung für Schadenersatzforderungen in der Regel drei Jahre nach Kenntnisnahme des Schadens bzw. Kenntnis des mutmaßlichen Verursachers des Schadens, sodass in der Regel eine Aufbewahrung der Originalverkehrssicherungsdokumente (Checklisten, Rechnungen, Protokolle) von fünf Jahren ausreichend sein wird, sofern in den Normen nicht abweichend auf längere Aufbewahrungsfristen verwiesen wird.^[2]

Die sogenannte "Bauakte" für die Standsicherheitsprüfungen ist nach den Empfehlungen der ARGEBAU 2006, für die Lebensdauer des Gebäudes aufzubewahren. Die Prüfung der Gasinnenleitungen sollte maximal alle zwölf Jahre, die Prüfung der Elektroanlage maximal ca. alle zehn Jahre erfolgen, ebenso die Prüfung der Entwässerungsleitungen für häusliche Abwässer. Entsprechend einem verlängerten Prüfintervall sind auch die Prüfunterlagen aufzubewahren.

[1] BADK Information 3/1992

[2] nach IFB, Damm F 817

1 Beispiele und Hilfsmittel zur Dokumentation

Sicherheitsbegehung im Bestand – viterra Wohnen und Unilog Integrata

Das Wohnungsunternehmen viterra Wohnen (die Viterra Wohnen AG ist zum 21.7.2003 rechtlich mit der Viterra AG in Essen verschmolzen) hat für seinen Bestand von rund 152.000 Wohnungen und Häusern mit den Schwerpunkten Ruhrgebiet und Rhein-Main zusammen mit einer EDV-Firma (Unilog Integrata, Essen) ein Kontrollsystem für eine zweijährige Sicherheitsbegehung mittels PDA (Personal Digital Assistant) und einer Anbindung an eine zentrale Datenbank (ORACLE) entwickelt. Die Daten zu den kritischen Bauteilen werden vor Ort mit dem P...