Geschäftsführung einer Wohnungs- und Immobiliengesellschaft / 6.5.3 Geschäftsordnung für die Geschäftsführung

Rz. 523

Durch eine Geschäftsordnung sind Regelungen der inneren Ordnung des Gremiums und Verfahrensfragen möglich. Darüber hinaus können Rechte und Pflichten im Verhältnis zur GmbH bzw. zu deren anderen Organen, die den Regelungen des Gesellschaftsvertrags widersprechen, weder begründet noch geändert werden.^[1]

Rz. 524

Die Geschäftsordnung für den Geschäftsführer einer Wohnungsgesellschaft mbH enthält – neben dem Verweis bzw. der Wiederholung von relevanten Vorschriften im GmbH-Gesetz und dem Gesellschaftsvertrag für Wohnungsgesellschaften mbH – unter anderem eigenständige Regelungen bezüglich Geschäftsverteilung und Verantwortlichkeit sowie der Beschlussfassung.

Rz. 525

a) Anzahl der Sitzungen

Sitzungen sollten entweder im regelmäßigen Turnus bzw. nach Bedarf oder auf Verlangen eines Geschäftsführers stattfinden. Eine solche Regelung, die die Geschäftsordnung für den Geschäftsführer einer Wohnungsgesellschaft mbH nicht enthält, kann zur Klarstellung in die jeweilige individuelle Geschäftsordnung aufgenommen werden.^[2]

Rz. 526

b) Einberufung der Sitzungen

Konkrete Regelungen zur Einberufung der Sitzungen der Geschäftsführung, zum Beispiel zu Form, Frist und Tagesordnung, enthält die Geschäftsordnung für den Geschäftsführer einer Wohnungsgesellschaft mbH ebenfalls nicht. Die Planung und Vorbereitung der Sitzungen sollte unter Berücksichtigung der jeweiligen betrieblichen Besonderheiten zwischen den Geschäftsführern einvernehmlich erfolgen. Besondere Fristen und Formalien dürften zumindest dann wohl nicht erforderlich sein, wenn die Geschäftsführung nur aus hauptamtlichen Mitgliedern besteht und keine weiteren neben- und/oder ehrenamtlichen Geschäftsführer beteiligt werden müssen, die nicht regelmäßig in der Geschäftsstelle der Gesellschaft anwesend sind.

Rz. 527

c) Beschlussfähigkeit

Die Notwendigkeit einer eventuellen ausdrücklichen Regelung zur Beschlussfähigkeit der Geschäftsführung dürfte vor allem von der Größe der Geschäftsführung abhängen, das heißt von der Zahl der Geschäftsführer.

Rz. 528

d) Beschlussfassung

Die Geschäftsordnung für den Geschäftsführer einer Wohnungsgesellschaft mbH (§ 3 Abs. 2 Satz 1 GO-GF) sieht vor, dass die Beschlüsse mit der Mehrheit der bestellten Geschäftsführung zu fassen sind.

Rz. 529

Es kann sich anbieten, insbesondere wenn die Geschäftsführung aus einer größeren Zahl von Mitgliedern besteht, eine Regelung aufzunehmen, dass bei Stimmengleichheit ein Antrag als abgelehnt gilt und dass bei der Ermittlung des Abstimmungsergebnisses Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen nicht mitgezählt werden.^[3]

Rz. 530

e) Alternative Formen der Beschlussfassung

Es empfiehlt sich, als Alternative zur Einberufung von Sitzungen der Geschäftsführung– in der Regel wohl nur in Ausnahmefällen – die Möglichkeit vorzusehen, Beschlüsse der Geschäftsführer auch wie folgt herbeizuführen (§ 3 Abs. 2 Satz 2 GO-GF):

• schriftlich im Umlaufverfahren oder
• in Textform (bzw. darüber hinausgehend auch mittels Fernkommunikationsmedien^[4]).

Wichtig

Die alternativen Formen der Beschlussfassung kommen nur in Betracht, wenn sämtliche Geschäftsführer diesem Verfahren zustimmen (§ 3 Abs. 2 Satz 2 GO-GF).

Rz. 531

f) Protokollierung der Beschlüsse

Die Geschäftsordnung für den Geschäftsführer einer Wohnungsgesellschaft mbH sieht vor, dass wesentliche Ergebnisse der Beschlussfassung der Geschäftsführung schriftlich festzuhalten und von allen Mitgliedern der Geschäftsführung zu unterzeichnen sind (§ 3 Abs. 3 GO-GF).

Rz. 532

g) Zustimmungsbedürftige Beschlüsse

Die Geschäftsordnung für den Geschäftsführer von Wohnungsgesellschaften mbH sieht vor, dass Beschlüsse über die Vornahme von Rechtsgeschäften, die nach Gesetz, Gesellschaftsvertrag und dieser Geschäftsordnung der Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen, dem Aufsichtsrat zuzuleiten sind. Sie dürfen erst ausgeführt werden, wenn dessen Zustimmung vorliegt, es sei denn, dass Gefahr im Verzug ist oder die Belange der Gesellschaft ein sofortiges Handeln erfordern. In diesem Fall ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats hierüber unverzüglich zu unterrichten und die nachträgliche Genehmigung des Aufsichtsrats einzuholen (§ 3 Abs. 4 GO-GF).

Praxis-Beispiel

Der Sohn einer Geschäftsführerin möchte eine Wohnung der GmbH mieten. Der individuelle Gesellschaftsvertrag der GmbH enthält eine dem Gesellschaftsvertrag für Wohnungsgesellschaften mbH entsprechende Regelung, wonach die Gesellschaft Rechtsgeschäfte mit weiteren nahen Angehörigen unter anderem von Mitgliedern der Geschäftsführung nur abschließen darf, wenn der Aufsichtsrat dem zustimmt.^[5] Der Beschluss der Geschäftsführung, dem Sohn die Wohnung zum Gebrauch zu überlassen und den entsprechenden Mietvertrag abzuschließen, ist dem Aufsichtsrat zur notwendigen Einholung der Zustimmung zum Vertragsabschluss zuzuleiten.^[6]

Rz. 533

h) Befangenheit von Geschäftsführern

Es empfiehlt sich eine ausdrückliche Regelung in der Geschäftsordnung für die Fälle einer Befangenheit einzelner Geschäftsführer. Hier bietet sich in Orientierung an die entsprechende Rege...