Identitätsfeststellung durch Notare und Immobilienmakler ... / 2.3.1 Identifizierung natürlicher Personen

Identifizieren nach § 11 GwG bedeutet, bei natürlichen Personen grundsätzlich durch angemessene Prüfung des vor Ort vorgelegten Dokuments^[1] aufgrund eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses^[2] festzustellen:

• den Namen (Nachname und mindestens ein Vorname)
• das Geburtsdatum
• den Geburtsort
• die Staatsangehörigkeit
• die Wohnanschrift.^[3]

Zur Überprüfung dieser Angaben sind festzuhalten die Art, die Nummer und die Gültigkeit der ausstellenden Behörde des mit einem Lichtbild versehenen Ausweispapiers.

Zur Vereinfachung ist eine Kopie des Ausweises (Vorder- und Rückseite, auf der Rückseite ist die ausstellende Behörde erkennbar) zu empfehlen.

Nicht ausreichend ist die Identifizierung durch andere Ausweise ohne Lichtbild oder durch Erkennungszeugen etc. wie nach § 10 BeurkG, § 26 DONot erlaubt. Die Vorlage eines Führerscheins mit Lichtbild ist nicht ausreichend.

Bei geringerem Risiko genügen allerdings gem. § 14 Abs. 2 Nr. 2 GwG alle im Rahmen von § 10 BeurkG zulässigen Mittel, etwa abgelaufene Ausweisdokumente oder Führerscheine, sofern sie noch eine Identifizierung ermöglichen, sowie durch Vorstellung durch vertrauenswürdige Personen.

Die Identifizierung kann auch anhand einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen.^[4]

Hat der Beteiligte seinen Ausweis vergessen, darf die Beurkundung trotzdem stattfinden.^[5] Der Verpflichtete muss aber darauf hinwirken, dass die Identifizierung nachgeholt wird.^[6] Er ist nach eigenem Ermessen berechtigt, Abschriften und Ausfertigungen solange zurückzuhalten sowie Vollzugshandlungen zu unterlassen.

Auf Verlangen der Aufsichtsbehörde muss der Verpflichtete darlegen können, dass der Umfang der von ihm getroffenen Maßnahmen im Hinblick auf das entsprechende Risiko angemessen ist.^[7]

Bei Staatsangehörigen eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Übereinkommens über den europäischen Wirtschaftsraum (Island, Liechtenstein und Norwegen) sowie Staatsangehörige der Schweiz wird die inländische Ausweispflicht ebenfalls mit einem von diesen Staaten ausgestellten Personalausweis oder Reisepass erfüllt. Ein nicht freizügigkeitsberechtigter Drittstaatsangehöriger kann die inländische Ausweispflicht hingegen grundsätzlich nur dann durch einen in Deutschland durch zwischenstaatliche Vereinbarungen per allgemeiner Verfügung des Bundesministeriums anerkannten ausländischen Pass oder einen von den deutschen Behörden ausgestellten Passersatz^[8] bzw. eine Bescheinigung über die Aufenthaltsgenehmigung^[9] erfüllen.

Zu beachten ist allerdings, dass Ersatzpapiere i. d. R. keine sichere Identifizierung zulassen. Soweit diese Papiere den Hinweis der ausstellenden Behörde enthalten, dass die Angaben auf den eigenen Angaben des Inhabers beruhen, besteht keine Gewissheit über die Identität des Beteiligten. Insoweit ist auch auf die DNotI-Gutachten 145516/15 und 154337/17 hinzuweisen.^[10]

Weitere Online-Hinweise zur Identifikation von Personen, Geldwäschebekämpfung: PRADO – öffentliche online-Register echter Identitäts- und Reisedokumente unter www.consilium.europa.eu/prado/de/prado-staat-page.html; Informationen der Bundesnotarkammer zur Geldwäschebekämpfung unter www.bnotk.de/intern/geldwäschebekaempfung-index.php.^[11]

Von der Identifizierung kann gem. § 11 Abs. 3 GwG abgesehen werden, wenn die Person dem Notar persönlich bekannt und wenn sie bei früherer Gelegenheit nach Maßgabe des Geldwäschegesetzes identifiziert worden ist. Der Name und der Umstand, dass bereits früher eine den Anforderungen des GwG entsprechende Identifizierung stattgefunden hat, sind aber jedenfalls in den Nebenakten festzuhalten. Bei Zweifel im Hinblick auf eine bereits durchgeführte Identifizierung muss eine erneute Identifizierung erfolgen. Ein "Ablaufdatum" der früheren Identifizierung gibt es nicht.^[12]

Wird ein Vertreter für den Immobilienmakler, ein Notarvertreter, Notariatsverwalter oder Amtsnachfolger tätig und ist eine frühere Identifizierung dokumentiert und die Ausweiskopie liegt noch vor, bedarf es keiner neuen Identifizierung. Aber auch hier wird Voraussetzung sein, dass einem Mitarbeiter der Betreffende persönlich bekannt ist. Der amtierende Vertreter sollte sich unbedingt die frühere Dokumentation vorlegen lassen.

Das GwG geht grundsätzlich davon aus, dass die Erfüllung der Pflichten auch unter Zuhilfenahme von Mitarbeitern erfolgen kann. Die Verantwortung für die Erfüllung trägt aber immer der nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete persönlich.

[1] § 13 Abs. 1 GwG.

[2] § 12 GwG; im Reisepass fehlt i. d. R. die Wohnanschrift. Grundsätzlich kann auf eine Verifizierung der Angaben des Beteiligten (etwa durch Vorlage einer Meldebescheinigung) verzichtet werden, sofern keine Zweifel an der Richtigkeit der angegebenen Adresse bestehen.

[3] Ausführlich: Grüner/Köhler, notar 2018 S. 105, Identitätsprüfung – oder: Was ist in der Beurkundung hinsichtlich der Identifizierung zu beachten, insbesondere dann, wenn amtliche Dokumente ohne Anschrift vorgelegt werden?

[4] § 12 Abs. 1 Nr. 2 und 3 GwG, § ...