Makler: Persönliche und fachliche Voraussetzungen / 3.4 Nachweis/Kontrolle der Weiterbildung

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Maklers und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Makler zunächst nur die Pflicht, die Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikate zu sammeln und zu archivieren. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von sich aus zu einem bestimmten Stichtag ihre Fortbildung belegen müssen. Hiervon war man schließlich abgerückt, weil die Behörden zum Stichtag mit Nachweisen überflutet würden.

Aufbewahrung/Archivierung

Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen gemäß § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV fünf Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt stets am Ende des Kalenderjahrs, in dem die Weiterbildungsmaßnahme durchgeführt wurde.

Praxis-Beispiel

Wann die Aufbewahrungsfrist beginnt

Der Makler absolviert am 14.5.2022 eine Weiterbildungsmaßnahme. Seine Teilnahmebestätigung muss er bis zum 31.12.2027 aufbewahren, da die Aufbewahrungsfrist mit dem 31.12.2022 zu laufen beginnt.

Aufbewahrt werden müssen die Unterlagen auf einem dauerhaften Datenträger in den Geschäftsräumen des Maklers. Als Datenträger eignen sich insoweit

• Papier,
• USB-Sticks,
• CD-ROMs,
• DVDs,
• E-Mails,
• Speicherkarten und
• Computerfestplatten.

Achtung

Bußgeld droht

Ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR droht nach § 18 Abs. 1 Nr. 11 MaBV i. V. m. § 144 Abs. 2 Nr. 6 GewO dann, wenn die Aufbewahrungsfrist missachtet wird.

Kontrolle

Die Kontrolle selbst erfolgt auf Initiative der Behörde. Sie kann nach § 15 Abs. 3 Satz 1 MaBV anordnen, dass der Makler eine Erklärung über die von ihm und seinen weiterbildungsverpflichteten Mitarbeitern absolvierten Weiterbildungsmaßnahmen abgibt. Die Erklärung erfolgt unentgeltlich, der Makler kann für den hiermit verbundenen Arbeitsaufwand also der Behörde nichts in Rechnung stellen. Ob der Makler ggf. damit rechnen muss, einen Gebührenbescheid bezüglich der von der Behörde vorgenommenen Überprüfung zu bekommen, bleibt abzuwarten.

Die Erklärung muss den Inhalt gemäß dem Muster in Anlage 3 zur MaBV umfassen und die Erfüllung der Weiterbildungspflicht in den vorangegangenen 3 Kalenderjahren dokumentieren. Der weiterbildungsverpflichtete Makler und seine weiterbildungsverpflichteten Mitarbeiter müssen diese Erklärung abgegeben. Das heißt, auch die weiterbildungsverpflichteten Mitarbeiter füllen die Anlage 3 aus oder geben eine ihr inhaltlich entsprechende Erklärung ab. Die Erklärung kann elektronisch erfolgen, daher genügt eine entsprechende E-Mail an die Behörde, der als Anhang das ausgefüllte Formular beigefügt wird.

MUSTER: Erklärung über die Erfüllung der Weiterbildungsverpflichtung nach § 34c Abs. 2a GewO i. V. m. § 15b Abs. 1 MaBV

Erklärung über die Erfüllung der Weiterbildungsverpflichtung nach § 34c Absatz 2a GewO i. V. m. § 15b Absatz 1 MaBV

Für den Zeitraum

Name, Vorname, ggf. Unternehmensbezeichnung des Gewerbetreibenden

bei juristischen Personen: Name, Vorname des gesetzlichen Vertreters

Straße, Hausnr.

PLZ Ort

Telefon* Telefax* Mobil*

Bezeichnung der Weiterbildungsmaßnahme, Datum, Inhalt, Umfang (Stunden)

in Anspruch genommener Weiterbildungsanbieter

* Angaben sind freiwillig

Ich bestätige, dass die nach § 34c Absatz 2a GewO bestehende Verpflichtung zur Weiterbildung eingehalten wurde.

Ort, Datum, Unterschrift des Gewerbetreibenden

Wichtig

Inhalt der Bestätigung oder des Zertifikats

Um die Teilnahme an einer Weiterbildungsmaßnahme nachweisen zu können, müssen Teilnahmebestätigung bzw. Teilnahmezertifikat folgende Angaben enthalten:

• Weiterbildungsumfang in Zeitstunden,
• Vor- und Nachname des Teilnehmers,
• Datum der Weiterbildungsmaßnahme,
• Inhalte der Weiterbildungsmaßnahme sowie
• Adresse und Kontaktdaten des Weiterbildungsanbieters.

Diese Angaben sind deshalb erforderlich, weil der Erklärung nach § 15b Abs. 3 MaBV keine Nachweise und keine Zertifikate beigefügt werden. Die Kontrolle erfolgt seitens der Behörde über eine Auskunft gemäß § 29 Abs. 1 GewO. Hiernach sind der Behörde auf Anforderung weitere Auskünfte und insbesondere Nachweise zu erteilen, also auch Teilnahmebestätigungen oder Teilnehmerzertifikate zu übermitteln.

Die behördliche Anordnung über die Vorlage der Erklärung in Form der Anlage 3 ist im Übrigen an keinen bestimmten Stichtag gebunden, kann also jederzeit nach Ablauf des ersten Dreijahreszyklus ab 2.1.2021 drohen. Wie bereits erwähnt, soll die Erklärung von allen weiterbildungspflichtigen Beschäftigten ausgehen, also auch von mittlerweile aus dem Unternehmen ausgeschiedenen Mitarbeitern, so sie im betreffenden Dreijahreszyklus der Fortbildungspflicht unterlagen.

Achtung

Bußgeld droht

Ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR droht nach § 18 Abs. 1 Nr. 11a MaBV i. V. m. § 144 Abs. 2 Nr. 6 GewO dann, wenn einer vollziehbaren Anordnung nach § 15b Abs. 3 MaBV zuwidergehandelt wird. Wer also auf Aufforderung der Behörde hin keine oder eine falsche Erklärung über absolvierte Weiterbildungsmaßnahmen abgibt, riskiert ein Bußgeld.