Maßnahmen zur Optimierung von Betriebskosten – Betriebsk ... / 2.3 Zusätzliche Anforderungen an technische Bewirtschaftungs- und Dienstleistungsverträge

• Es ist zu prüfen ob die angebotenen Leistungsinhalte tatsächlich erforderlich oder gewünscht sind. Ggf. sind Zweit- oder Expertenmeinungen einzuholen.
• In den Verträgen sollten die vom jeweiligen Vertrag erfassten Anlagen und/oder Gewerke eindeutig definiert sein.
• Ebenfalls sind eindeutige Detailangaben zum vertragsgemäßen Leistungsumfang in die Verträge aufzunehmen – also auch die Verpflichtung des Auftragnehmers, alle erforderlichen Hilfsmittel (z. B. Werkzeuge, Messgeräte usw.) bereitzustellen sowie alle (zwingend dabei: ökologisch unbedenklichen) Hilfs- und Betriebsstoffe zu liefern bzw. aufzufüllen.
• Leistungsintervalle und -termine sind präzise festzulegen.
• Die zu liefernden und zu wartenden – ggf. instand zu haltenden – Aggregate und Anlagenteile sind genau zu beschreiben.
• Der Auftragnehmer ist zu verpflichten, alle Gesetze und Verordnungen, wie DIN-/EU-Normen, Vorgaben durch technische Überwachungsvereine/-ämter und/oder Landesämter für Verbraucherschutz usw. einzuhalten.
• Es sind eindeutige Regelungen für Notfallmaßnahmen – insbesondere Fristen und Termine – vertraglich festzulegen.

• Außerdem ist der Auftragnehmer vertraglich zu verpflichten,

  • die allgemein anerkannten Regeln der Technik, die gesetzlichen Bestimmungen und Schutzvorschriften, insbesondere Unfallverhütungsvorschriften, zu beachten,
  • Subunternehmen nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber einzusetzen,
  • erkannte Mängel und Schäden an den zu wartenden Aggregaten/Anlagen(teilen) unverzüglich an den Auftraggeber weitermelden und
  • Wartungsprotokolle unter Beachtung der vertraglich vereinbarten Wartungsintervalle anzufertigen.
• In den Bewirtschaftungsverträgen sind die Arbeitszeiten für die Durchführung der Wartungsarbeiten konkret festzulegen.
• Der Auftragnehmer ist zu verpflichten, eine Haftpflichtversicherung mit durch den Auftraggeber vorgegebenen Deckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden abzuschließen.
• Bei der Festlegung der Vergütung ist festzulegen, dass diese grundsätzlich alle Nebenkosten wie Fahr- und Transportkosten, Auslösungen, Tage- und Übernachtungsgelder, Notdienstpauschalen, Schmutz- und Erschwerniszuschläge, Arbeiten außerhalb betriebsüblicher Arbeitszeiten usw. enthält. Dadurch werden vertraglich zusätzliche Forderungen des Auftragnehmers von vornherein ausgeschlossen. Auch hier gilt: Keine "automatisch wirkenden" Preisanpassungsklauseln zulassen!

• Natürlich sind in die Verträge die allgemein üblichen salvatorischen Klauseln aufzunehmen, z. B.

  • Regelungen für Streitfälle sind zu treffen,
  • der Gerichtsstand ist festzulegen und
  • die Schriftform ist festzulegen.
• Soweit erforderlich, sind sonstige Vereinbarungen vertraglich zu vereinbaren.

Gerade für den Bereich der Verrechnung von Kosten aus Wartungsverträgen gegenüber den Mietern sind die mietpreisrechtlichen Anforderungen besonders zu beachten, da Betriebskosten nicht nur unter dem Gesichtspunkt der Kostenminimierung, sondern auch immer unter dem Gesichtspunkt ihrer Umlagefähigkeit betrachtet werden sollten.

Rund ein Drittel aller Rechtsberatungen im Mietrecht betreffen Betriebskosten. Das Thema ist streitträchtig und wird durch den Anstieg der Heizkosten seit Jahren verschärft. Dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit wird dabei immer größere Bedeutung beigemessen. Danach sind nur Betriebskosten umlegbar, die bei einer ordnungsgemäßen Wirtschaftsführung entstehen.^[1] Vom Standpunkt eines vernünftigen Vermieters ausgehend^[2] wird deutlich, dass es im Rahmen der Wirtschaftlichkeit um sachliche Gesichtspunkte geht und nicht allein um die billigste Lösung. Dem Vermieter steht im Rahmen des Wirtschaftlichkeitsgebots ein Entscheidungsspielraum zu.^[3] Maßgeblich ist ein objektiver Maßstab.

Insbesondere die oftmals zu sorglose Einstellung zu den Betriebskosten als "durchlaufende Posten" und die falsche Beurteilung ihrer Umlagefähigkeit führen zu eigentlich vermeidbaren Fehlern. Sehr oft ist das bei den sogenannten Wartungskosten der Fall, weil vielfach die Meinung vorherrscht, dass "Wartungskosten" generell als Betriebskosten umlagefähig seien.

Die Betriebskostenumlage ist von vornherein auf solche Kosten reduziert, die dem Gebot einer ordentlichen Wirtschaftsführung entsprechen. Schon in § 1 Abs. 2 Nr. 2 und § 2 BetrKV werden die umlagefähigen Wartungskosten stark eingegrenzt. Nur in § 2 Nr. 2, 4d und 5c werden sie direkt als solche bezeichnet, nämlich Wartung von Wassermengenreglern, Etagenheizungen bzw. Warmwassergeräten. Ansonsten werden die umlagefähigen Wartungskosten mit "Kosten der Überwachung" sowie "der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit" umschrieben (§ 2 Nr. 4a, 4b, 7, 15a und 16 BetrKV). Damit wird deutlich, dass es sich bei den als Betriebskosten genannten Wartungskosten ausschließlich um Kosten handelt, die für die Gewährleistung der Betriebssicherheit bzw. der Gefahrenabwehr bei bestimmten Anlagen entstehen. Eine Ausnahme bilden dabei wegen der herausragenden Bedeutung des Fernsehens die Wartungskosten für die Gemeinschaftsanten...