Deutschlandweit werden jährlich betriebskostenrelevante Leistungen im Umfang von 40 bis 60 Milliarden Euro für die Bewirtschaftung der etwa 38 Millionen Wohnungen von den Eigentümern beauftragt und bezahlt. Seit vielen Jahren ist zu beobachten, dass steigende Betriebskosten zu einer immer stärkeren Belastung der Mieter führen.
Aktuelle Untersuchungen bestätigen die in der Wohnungswirtschaft weiterhin anzutreffende starke Bandbreite sowohl bei der gesamten Betriebskostenhöhe als auch in Teilbeträgen, wie den warmen Betriebskosten. Interessanterweise sind die kalten Betriebskosten der untersuchten Datenreihe vergleichsweise konstant. Dies gibt erste Hinweise, wo zukünftig noch Einsparungen zu erzielen sind.
Monatliche Kosten bei unterschiedlichen Energieträgern und unterschiedlichem energetischen Zustand
Quelle: Vogler, Ingrid: Untersuchung von mittel- und langfristigen Auswirkungen verschiedener Energie-Einsparstrategien von Wohnungsunternehmen auf die Wohnkosten, Kassel 2014
Die unternehmerische Wohnungswirtschaft hat diese Entwicklung erkannt in der jüngeren Vergangenheit verstärkt Maßnahmen eingeleitet, um dieser Kostenentwicklung – bei möglichst unverändertem Service gegenüber den Mietern und uneingeschränkter Betriebs- und Verkehrssicherheit aller technischen Einrichtungen in den Wohnanlagen – entgegenzuwirken, um diese Kosten im Interesse der Mieter so niedrig wie möglich zu halten. Vielfach wurde im Unternehmen ein Betriebskostenmanagement erfolgreich implementiert mit der Folge, dass die Kosten zumindest stagnieren.
Das Betriebskostenmanagement kann in Abhängigkeit von Unternehmensform und -größe unterschiedlich stark institutionalisiert sein. Kostentransparenz und -kontrolle sowie Management und Optimierung der Kosten sind die Schlagwörter in diesem Bereich. Sie reichen jedoch nicht aus, um die enorme Vielschichtigkeit des Betriebskostenmanagements abzubilden.
Um überhaupt mögliche Optimierungspotenziale erkennen zu können, ist es zunächst notwendig, sich die nötige Transparenz zu Kostenhöhe und -entwicklung aller Einzelbetriebskostenarten im Unternehmen zu verschaffen. Gegebenenfalls müssen hierfür erst die nötigen Datenbanken erstellt werden, um klassische Auswertungen wie Tabellen oder Diagramme zu generieren. Selbstverständlich ist dabei auch die Struktur des bewirtschafteten Bestandes zu berücksichtigen. Schließlich können Vergleiche und Schlussfolgerungen sinnvoll nur im Verhältnis zu benachbarten Objekten gleicher Bauart und Struktur bzw. zu einer vergleichbaren räumlichen Einheit gezogen werden.
Außerdem sollten die Zeitreihen der Betriebskostenpositionen hinsichtlich Menge und Preis analysiert werden. Gegebenenfalls sind auch interne Prozess- bzw. Organisationskosten zu hinterfragen. Die Ursachen für Abweichungen zu Vergleichseinheiten, Zielwerten oder aber auch zu globaleren Benchmarks sind regelmäßig Ansatzpunkte der Optimierung, wobei natürlich die unterschiedliche Beeinflussbarkeit der Parameter berücksichtigt werden muss. Mit Untersuchungen und den daraus hergeleiteten Instrumenten und Maßnahmen erfüllt der Vermieter nicht nur eine wesentliche Sozialfunktion gegenüber seinen Mietern, sondern er erarbeitet auch Reserven für die strategische Positionierung des Unternehmens.
Im Folgenden soll versucht werden, in strukturierter Form mögliche Einflussfaktoren und Ansatzpunkte darzustellen sowie Instrumente zu entwickeln, um auf der Ebene "Vermieter/Wohnungsunternehmen" eine Betriebskostenoptimierung im Rahmen eines permanent überwachten Betriebskostenmanagements zu erreichen.
Von ganz erheblichem und langfristigem Einfluss auf die Höhe der Betriebskosten sind die sogenannten "Bewirtschaftungsverträge". Daher soll im Folgenden hierauf im Einzelnen eingegangen werden.