Rz. 4
In der Buchführung sind alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge festzuhalten (Grundbuch) und nach sachlichen Gesichtspunkten kontenmäßig aufzuzeichnen (Hauptbuch). Die Erfassung der einzelnen Geschäftsvorfälle in der Buchführung hat zeitnah zu erfolgen. Das in der Buchführung erfasste und verarbeitete Zahlenwerk bildet die Grundlage für alle weiteren Aufgaben des Rechnungswesens, insbesondere für die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und die Vorschaurechnung.
3.1.1 Belegwesen
Rz. 5
Den Buchungen müssen ordnungsgemäße Belege zu Grunde liegen (Belegprinzip). Buchungsbelege können sowohl Urschriften oder Durchschriften (Kopien) der eingegangenen und ausgegangenen Schriftstücke sein als auch interne Belege (Eigenbelege, systemerzeugte Belege).
Rz. 6
Buchführung und Belegwesen müssen so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln können und hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit nachprüfbar sind.
3.1.2 Kontenrahmen und Kontenplan
Rz. 7
Für die Ausgestaltung des wohnungswirtschaftlichen Rechnungswesens hat der GdW den wohnungswirtschaftlichen Kontenrahmen herausgegeben.
Der wohnungswirtschaftliche Kontenrahmen stellt mit seiner Gliederung in Kontenklassen und Kontengruppen einen generellen Ordnungsrahmen für die Buchführung von Wohnungsunternehmen dar. Wohnungsunternehmen sollten im Grundsatz bei der Ausgestaltung ihrer betriebsindividuellen Buchführung den wohnungswirtschaftlichen Kontenrahmen zu Grunde legen. Auf seiner Grundlage sind unter Berücksichtigung des Geschäftsumfanges und der Betriebsgröße unternehmensindividuelle Kontenpläne zu entwickeln, um die Übersichtlichkeit, Klarheit und Nachprüfbarkeit der Buchführung zu gewährleisten.
Rz. 8
Abweichungen vom wohnungswirtschaftlichen Kontenrahmen oder die Verwendung eines anderen Kontenrahmens sollten nur erfolgen, wenn dadurch die Aussagekraft der Buchführung nicht beeinträchtigt wird bzw. wenn der verwendete Kontenrahmen dem wohnungswirtschaftlichen Kontenrahmen als gleichwertig anzusehen ist. Ein Kontenrahmen ist dann dem wohnungswirtschaftlichen Kontenrahmen als gleichwertig anzusehen, wenn die Kontenklassen und Kontengruppen nach dem Abschlussgliederungsprinzip geordnet sind, d. h.
- in Bezug auf ihre Inhalte muss die Reihenfolge der Konten mit der Reihenfolge der Bilanzposten bzw. der Ertragsposten und der Aufwandsposten übereinstimmen,
- die Inhalte von Kontengruppen bzw. Konten dürfen sich nicht mit den Inhalten von im Jahresabschluss ausweispflichtigen Posten überschneiden.
Rz. 9
Bei der Erstellung betrieblicher Kontenpläne sind folgende Grundsätze zu beachten:
- Alle Konten sind in ein Verzeichnis (Kontenplan) vollständig aufzunehmen.
- Die Einrichtung neuer Konten, die Änderung bzw. Aufhebung bestehender Konten sind unter Angabe des Zeitpunktes der Kontenänderung im Kontenplan kenntlich zu machen.
- Die Inhalte einzelner Konten innerhalb einer Kontenklasse, Kontengruppe oder Kontenart dürfen sich nicht mit den Inhalten von Konten innerhalb anderer Kontenklassen, -gruppen oder -arten überschneiden.
- Der Inhalt jedes Kontos muss einem bestimmten gesondert ausweispflichtigen Posten in der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung zuzuordnen sein.
- Die Bezeichnung der einzelnen Konten muss wahr und vollständig sein.
3.1.3 Haupt- und Nebenbuchführungen
Rz. 10
Je nach Größe des Unternehmens und Umfang des anfallenden Buchungsstoffes kann es zweckmäßig sein, bestimmte Teilbereiche – z. B. Hypothekenverwaltung, Mietenabrechnung, Geschäftsguthaben, Lohn- und Gehaltsabrechnung – in Nebenbuchführungen zu verselbstständigen. Bei der Einrichtung von Nebenbuchführungen muss sichergestellt sein, dass die einzelnen Teilbereiche organisatorisch ineinandergreifen und die richtige und vollständige Übernahme des Zahlenwerks der Nebenbuchführung in die Hauptbuchführung gewährleistet ist.