Umsatzsteuer bei Haus- und Grundbesitz: Rechnungsausstellungs- und Aufbewahrungspflichten

Zusammenfassung

Überblick

Der Unternehmer – auch der Kleiunternehmer – ist verpflichtet, bei Leistungen an andere Unternehmer Rechnungen auszustellen. Bei Werklieferungen oder bei sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück besteht die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung auch gegenüber Nichtunternehmern.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§§ 14, 14a UStG mit Regelungen über die Ausstellung und die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen

§ 14b UStG zur Aufbewahrungspflicht von Rechnungen.

1 Rechnungsausstellungs- und Aufbewahrungspflichten

Leistungen an andere Unternehmer

Führt ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person aus, die nicht Unternehmer ist, so ist er verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen.^[1] Die Rechnung muss die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 Nr. 1 bis 9 UStG^[2] enthalten. Die Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht auch für Kleinunternehmer, wobei diese keine Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis erteilen dürfen.^[3] Stattdessen muss die Rechnung von Kleinunternehmern den Hinweis enthalten, dass die Rechnungstellung aufgrund der Regelung des § 19 UStG ohne Umsatzsteuer erfolgt.

Leistungen an Privatpersonen

Die Rechnungsausstellungspflicht besteht auch bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, wenn der Auftraggeber eine Privatperson ist (z. B. Mieter).^[4] Im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück besteht grundsätzlich also eine Rechnungserteilungspflicht. Eine Rechnung ist von leistenden Unternehmern auszustellen, wenn es sich um Bauleistungen handelt, bei denen der Leistungsempfänger unter den weiteren Voraussetzungen des § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG Steuerschuldner sein kann.

Zudem ist eine Rechnung für steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen, die der Erschließung von Grundstücken oder der Vorbereitung von Bauleistungen dienen, zu erstellen. Hierzu gehören insbesondere folgende Leistungen:

• Planerische Leistungen (z. B. von Statikern, Architekten, Garten- und Innenarchitekten, Vermessungs-, Prüf- und Bauingenieuren);
• Labordienstleistungen (z. B. die chemische Analyse von Baustoffen oder Bodenproben);
• reine Leistungen der Bauüberwachung;
• Leistungen zur Prüfung von Bauabrechnungen;
• Leistungen zur Durchführung von Ausschreibungen und Vergaben;
• Abbruch- oder Erdarbeiten.

Voraussetzung ist aber, dass die steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im engen Zusammenhang mit einem Grundstück steht. Dieser enge Zusammenhang ist gegeben, wenn sich die Werklieferung oder sonstige Leistung nach den tatsächlichen Umständen überwiegend auf die Bebauung, Verwertung, Nutzung oder Unterhaltung, aber auch Veräußerung oder den Erwerb des Grundstücks selbst bezieht. Bei insbesondere folgenden Leistungen besteht hier eine Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung:

• zur Verfügung stellen von Betonpumpen oder von anderem Baugerät;
• Aufstellen von Material- oder Bürocontainern;
• Aufstellen von mobilen Toilettenhäusern;
• Entsorgung von Baumaterial (z. B. Schuttabfuhr durch ein Abfuhrunternehmen);
• Gerüstbau;
• bloße Reinigung von Räumlichkeiten oder Flächen (z. B. Fensterreinigung);
• Instandhaltungs-, Reparatur-, Wartungs- oder Renovierungsarbeiten an Bauwerken oder Teilen von Bauwerken (z. B. Klempner- oder Malerarbeiten);
• Anlegen von Grünanlagen und Bepflanzungen und deren Pflege (z. B. Bäume, Gehölze, Blumen, Rasen);
• Beurkundung von Grundstückskaufverträgen durch Notare;
• Vermittlungsleistungen der Makler bei Grundstücksveräußerungen oder Vermietungen.

Der private Rechnungsempfänger ist in diesen Fällen verpflichtet, die ihm erteilte Rechnung, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen (z. B. Vertragsangebote, Ausschreibungen) 2 Jahre lang aufzubewahren.^[5] Bei Verstoß gegen diese Aufbewahrungspflicht kann ein Bußgeld von bis zu 1.000 EUR verhängt werden.^[6] Der Rechnungssteller muss in der Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des (privaten) Leistungsempfängers anbringen.^[7]

Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst ausgestellt hat, sowie alle erhaltenen Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren.^[8] Die Verletzung der Rechnungsausstellungspflicht sowie die Verletzung der Aufbewahrungspflicht sind Ordnungswidrigkeiten, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 EUR geahndet werden.^[9]

[1] Für nach dem 31.12.2008 ausgeführte steuerfreie Leistungen besteht in diesen Fällen keine Rechnungsausstellungspflicht mehr.

[2]

S. Umsatzsteuer bei Haus- und Grundbesitz: Der Vorsteuerabzug.

[3]

S. Umsatzsteuer bei Haus- und Grundbesitz: Der Unternehmer.

[4] § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG.

[5] § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG.

[6] § 26a Abs. 3 i. V. m. Abs. 2 Nr. 3 UStG.

[7] § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG.

[8] § 14b Abs. 1 UStG.

[9] § 26a Abs. 2 Nr. 1 und 2 UStG.