AMS-Dokumentation, Anforderungen gemäß NLA

Kurzbeschreibung

Die Anforderungen an die Dokumentation im Arbeitsschutz sowie des AMS hängen von verschiedenen Faktoren ab, z. B. von der Größe des Unternehmens oder der Komplexität der Betriebsabläufe. Deutliche Unterschiede bestehen zwischen dem nationalen Leitfaden für Arbeitsschutz-Managementsysteme (NLA) und der DIN ISO 45.001:2018. Die vorliegende Checkliste orientiert sich an den Anforderungen des NLA.

Checkliste

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gültig?
a) Was sollte dokumentiert werden?
[ ]	alle Festlegungen
	[ ]	die Arbeitsschutzpolitik
	[ ]	die Arbeitsschutzziele
	[ ]	Übersichten der für das Unternehmen gültigen öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen
	[ ]	die Organisation des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes (z. B. Organigramm)
	[ ]	die zugewiesenen Pflichten und Aufgaben im Arbeits- und Gesundheitsschutz (z. B. Pflichtenübertragung, Funktions-/Stellenbeschreibungen, Beauftragungen)
	[ ]	Dokumentationsregelungen (Festlegungen, wer was wie zu dokumentieren hat, wo es und wie lange es aufbewahrt wird)
	[ ]	Festlegungen zur Kommunikation und Zusammenarbeit im Arbeits- und Gesundheitsschutz
	[ ]	...
[ ]	alle geregelten Aktivitäten
	[ ]	die betrieblichen Prozesse, in die Sicherheit und Gesundheitsschutz explizit eingebunden sind (z. B. in Form von Prozessbeschreibungen, Ablaufplänen, Arbeitsanweisungen oder speziellen Betriebsanweisungen)
	[ ]	die arbeitsschutzspezifischen Prozesse (z. B. sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Betreuung, Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Prüfungen)
	[ ]	der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung
	[ ]	alle Betriebsanweisungen
	[ ]	...
[ ]	die Leistungen des Arbeitsschutzes
	[ ]	Nachweise der Einhaltung der gültigen öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen, wie z. B.
		[ ]	Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilungen
		[ ]	Gefahrstoffverzeichnisse
		[ ]	Lärmkataster
		[ ]	durchgeführte Unterweisungen
		[ ]	durchgeführte Prüfungen
		[ ]	durchgeführte arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen
		[ ]	...
	[ ]	Ereignisse (z. B. Verletzungen, Unfälle, Berufskrankheiten)
	[ ]	Ergebnisse der Überprüfung der Leistung und Wirksamkeit des AMS
		[ ]	Bewertung von Sicherheit und Gesundheitsschutz durch die oberste Leitung (insbesondere Wirksamkeit der Maßnahmen)
		[ ]	Begehungsprotokolle
		[ ]	Auditberichte
		[ ]	Protokolle der ASA-Sitzungen
		[ ]	Berichte der Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie des Betriebsarztes
		[ ]	...
[ ]	alle Arbeitshilfen
	[ ]	Vorlagen (z. B. für die Übertragung der Unternehmerpflichten, Bestellungen, Betriebsanweisungen)
	[ ]	Formblätter (z. B. Formular für Unterweisungsprotokolle, Erhebungsbögen)
	[ ]	Checklisten
	[ ]	Prüflisten für Sicherheitsaudits (interne AMS-Audits)
	[ ]	...
b) Anforderungen an die Gestaltung der "Dokumente"
[ ]	festgelegtes Layout (nicht "einfach" von anderen oder Musterlösungen übernommen → immer unternehmensspezifisch gestalten!)
[ ]	Kennzeichnung der Dokumente durch ein sinnvolles Nummernsystem
[ ]	Angabe eines Revisionsstandes (Dieser dient dazu, Veränderungen in der Anweisung zu ermöglichen und zu kennzeichnen. Ein Verfahren muss sicherstellen, dass den betroffenen Personen/-gruppen die aktuelle Version vorliegt.)
[ ]	Freigabevermerke für Dokumentationsvorlagen und Dokumente, die Festlegungen enthalten (z. B. Abschnitte des AMS-Handbuches; bewährt hat sich hierbei die Dreiteilung in Ersteller, Prüfer (z. B. AMS-Beauftragter) und Freigabe (z. B. oberste Leitung). Das Dokument erhält somit einen "offiziellen" Charakter und wird für die Mitarbeiter zur bindenden Vorgabe.)
[ ]	...
c) Anforderungen an die Aktualisierung der "Dokumente"
[ ]	geregelter Änderungsdienst (Wer pflegt die Veränderungen an einem Dokument? Verbunden hiermit ist eine eindeutige Zugriffsregelung auf das Originaldokument. Wie werden Veränderungen den Betroffenen mitgeteilt? Wie werden Dokumente und Änderungen dokumentiert und aufbewahrt?)
[ ]	regelmäßige Überprüfung der Dokumente (Wer?, Was?, Turnus?, z. B. spätestens alle 2 Jahre)
[ ]	...
d) Zugängigkeit der AMS-Dokumentation
[ ]	Zugang zur kompletten AMS-Dokumentation für
	[ ]	Geschäftsführung
	[ ]	Management
	[ ]	Betriebsrat
	[ ]	AMS-Beauftragter
	[ ]	Betriebsarzt
	[ ]	...
[ ]	Zugang zum allgemeinen Teil der AMS-Dokumentation plus den eigenen Bereich betreffenden Teil für alle Mitarbeiter
[ ]	Zugang zum allgemeinen Teil der AMS-Dokumentation für
	[ ]	Kooperationspartner
	[ ]	Kunden
	[ ]	Lieferanten
	[ ]	interessierte Dritte (Öffentlichkeit)
	[ ]	...
[ ]	Zugang zu ausgewählten Teilen der AMS-Dokumentation für
	[ ]	auch Zugang zu vertraulichen Informationen, wie persönliche und medizinische Daten
	[ ]	Kooperationspartner
	[ ]	Kunden
	[ ]	Lieferanten
	[ ]	interessierte Dritte (Öffentlichkeit)
	[ ]	...