Betriebsbegehungen: Vorbereitung und Durchführung

Was ist eine Betriebsbegehung? Ziele und Nutzen

Durch Betriebsbegehungen werden alle Bereiche eines Unternehmens in regelmäßigen Abständen systematisch auf die einwandfreie, vollständige sowie gesetzes- sowie normkonforme Umsetzung aller Arbeitsschutzmaßnahmen überprüft. Mit einer Betriebsbegehung wird analysiert, wo potentielle Gefährdungen bzw. Gesundheitsrisiken bestehen oder entstehen könnten und wie man diese beheben oder bereits im Vorfeld vermeiden kann.

Betriebsbegehungen sind auch zentraler Bestandteil von internen Audits. Unternehmen, die bereits Arbeitsschutzmanagement-Systeme eingeführt haben, können mittels der Betriebsbegehungen im Rahmen der internen Auditierung zusätzlich feststellen, ob bestimmte Arbeitsschutzprozesse im Unternehmen noch verbesserungsbedürftig sind, ob sie mit anderen betrieblichen Prozessen gut abgestimmt sind oder ob sie noch weiter optimiert werden können.

Gibt es Unterschiede zu Arbeitsplatzbegehungen und Betriebsbesichtigungen?

Betriebsbegehungen werden immer von Angehörigen des eigenen Betriebs durchgeführt. Dadurch unterscheiden sie sich von den überbetrieblichen Betriebsbesichtigungen der Berufsgenossenschaften und Gewerbeaufsichtsämter (Ämter für Arbeitsschutz).

Der Unterschied zu Arbeitsplatzbegehungen dagegen ist in erster Linie eine Frage des Aufwands. Die Vorbereitungen und Nachbereitungen für eine Betriebsbegehung sind wesentlich größer, denn sie untersucht den gesamten Betrieb, nicht lediglich bestimmte Bereiche oder Arbeitsplätze. Darüber hinaus werden bei einer Arbeitsplatzbegehung nur die offen sichtbaren Fehler festgestellt, beispielsweise die Überprüfung des Zustands der Maschinen oder ob alle Persönlichen Schutzausrüstungen (PSA) vollständig deponiert sind. Die Betriebsbegehung dagegen geht „tiefer“, es ist quasi die Qualitätssicherung des Arbeitsschutzes in einem Betrieb. In ihm werden auch alle organisatorischen Abläufe überprüft, die bei einer einfachen (und daher eher „oberflächlichen“) Arbeitsplatzbegehung nicht so schnell erkennbar wären.

Wann ist eine Betriebsbegehung durchzuführen?

Über zeitliche Vorgaben für die Durchführung einer Betriebsbegehung macht kein Arbeitsschutz-Regelwerk eine konkrete Aussage. Im Arbeitssicherheitsgesetz heißt es lediglich, dass diese auf regelmäßiger Basis („regelmäßig“) erfolgen müssen. Damit liegt die zeitliche Terminierung einer Begehung mehr oder weniger allein in der Verantwortung des Arbeitgebers, der sich dabei an der Größe seines Unternehmens und dem jeweiligen dort herrschenden Gefährdungspotenzial orientieren sollte.

Wer muss an der Betriebsbegehung teilnehmen?

Teilnehmer der Betriebsbegehung sind in der Regel die Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Betriebsarzt, eine Führungskraft aus der zu begehenden Abteilung und ein Vertreter des Betriebs- bzw. Personalrats. Es ist empfehlenswert, auch die Sicherheitsbeauftragten des Unternehmens hierbei einzubeziehen. In kleineren Unternehmen ist auch der Betriebsinhaber oft bei der Begehung dabei. Aus Motivationsgründen bzw. Imagegründen für den betrieblichen Arbeitsschutz ist es ratsam, diese Praxis auch in größeren Unternehmen anzuwenden.

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?

Wie in allen Bereichen des Arbeitsschutzes haben die Unternehmer bzw. Arbeitgeber auch die Hauptverantwortung für die korrekte und regelmäßige Durchführung der Betriebsbegehung. Es gibt für sie aber keine gesetzliche Verpflichtung, eine Betriebsbegehung in bestimmten zeitlichen Abständen durchzuführen oder selbst an ihnen teilzunehmen.

Betriebsbegehung als Teil der Gefährdungsbeurteilung

Eine Betriebsbegehung ist ein Instrument der vom Arbeitsschutzgesetz geforderten Gefährdungsbeurteilung. Das im Rahmen der Betriebsbegehung erstellte Mängelprotokoll ist integraler Bestandteil der Dokumentation über die Gefährdungsbeurteilung und deren Ergebnisse.

Während der Begehung werden alle Faktoren berücksichtigt, die am Arbeitsplatz zu einer Gefährdung für die Beschäftigten oder den Betriebsablauf führen könnten. Dabei kann es sich beispielsweise um mechanische, biologische oder chemische Gefährdungen handeln. Weiterhin werden die Arbeitsbedingungen und Arbeitsabläufe vor dem Hintergrund des Arbeits- und Gesundheitsschutzes betrachtet. Hierzu gehören inzwischen auch psychische Belastungen für die Beschäftigten.

Betriebsbegehung richtig durchführen: So ist der Ablauf

Die Betriebsbegehung besteht aus mehreren Schritten, inklusive der Vor- und Nachbereitung. Im Folgenden ein Überblick über die vier wichtigsten Prozesse:

Erstellung der Arbeitsdokumente: Im Vorfeld einer Begehung sollten unbedingt alle notwendigen Informationen vorliegen, beispielsweise über die rechtlichen Anforderungen oder branchenspezifische Checklisten, Gefährdungskataloge, Belastungskataloge und Arbeitsblätter für alle relevanten Arbeitsmittel im Betrieb. Auf dieser Grundlage müssen die begehungsspezifischen Arbeitsdokumente erarbeitet werden. Diese sollte die Teilnehmer der Begehung entweder von der Geschäftsführung oder in Unternehmen mit Arbeitsmanagement-Systemen vom AMS-Koordinator erhalten oder bei Fehlen selbst erstellen.

Folgende Arbeitsdokumente sollten vor Beginn der Begehung vorliegen:

• Prüfbericht zur Dokumentation
• Fragen-Liste für Interviews mit den Beschäftigten
• Formulare für die Berichterstattung über die Feststellungen
• Teilnehmerliste
• Liste aller eingesehenen Dokumente

Die Arbeitsdokumente können in analoger oder digitaler Form erstellt werden. Jedes Arbeitsdokument sollte auf seine Zweckmäßigkeit durch folgende Fragen geprüft werden:

• Welche Tätigkeit bei der Begehung ist durch welche Arbeitsunterlage abgedeckt?
• Welche Informationen werden für jedes einzelne Arbeitsdokument benötigt?
• Wie gestaltet man die Arbeitsunterlage so, dass sie spätere Nutzer problemlos anwenden und weiterführen können?

Befragung der Beschäftigten: Die anschließende Befragung von Beschäftigten in Interviewform ist vielleicht das wichtigste aller Instrumente der Begehung. Die Befragungen sollten im persönlichen Gespräch vor Ort durchführt werden, unter gewissen Umständen können aber auch mit Live-Schaltungen auf digitalem Weg die erforderlichen Informationen erfragt werden. Diese Punkte sollten die Teilnehmer vor und beim Interview mit den Beschäftigten beachten:

• Ausschließlich Personen für die Befragungen auswählen, die in Bereichen arbeiten, die Teil des geplanten Begehungsumfangs sind.
• Die Interviews nur innerhalb der Arbeitszeit der Informanten ausführen, nicht davor oder danach, damit diese möglichst ausführlich und bereitwillig Auskunft geben.
• Den Beschäftigten sollten ausschließlich Fragen hinsichtlich ihrer Aufgaben im Betrieb, ihrer Rolle im Arbeitsschutz-System des Unternehmens und bezüglich ihrer Einschätzung der Situation am Arbeitsplatz gestellt werden.
• Suggestivfragen möglichst vermeiden – Fragen also, welche die Antworten schon vorgeben oder zumindest in eine bestimmte Richtung lenken.
• Den Interview-Partnern sollte aus Transparenzgründen vor der Befragung offen und ehrlich erläutert werden, welchem Zweck die Befragung dienen soll.
• Die Ergebnisse der Befragung sollte das Begehungsteam zum Schluss kurz zusammenfassen. Dem Befragten sollte die Gelegenheit gegeben werden, diese Zusammenfassung zu bestätigen oder zu korrigieren.

Da es aufgrund des begrenzten Zeitfensters für ein Begehung kaum möglich ist, alle möglichen Daten für die Auswertung zu sammeln und zu analysieren, sollte man sich auf eine Stichprobennahme beschränken. Die Stichprobe sollte möglichst 10-15 Prozent der in einer Abteilung arbeitenden Personen umfassen, in kleineren Unternehmen kann sie auch größer sein.

Risikoermittlung: Die im Rahmen der Begehung gesammelten Daten müssen dann anhand der im Vorfeld festgelegten Kriterien (zum Beispiel rechtliche Anforderungen) bewertet werden, um Feststellungen (zum Beispiel Konformität mit rechtlichen Anforderungen, Nichtkonformität, potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten, Mängel) treffen zu können.

Die festgestellten Mängel oder Risiken werden auch als Abweichung bezeichnet. Aus diesen Abweichungen ergeben sich je nach Thema und Tätigkeiten sehr unterschiedliche Risiken. So können einige Abweichungen lebensgefährliche Auswirkungen haben, andere dagegen sind vergleichsweise als risikoarm einzustufen. Man sollte daher diese unterschiedlichen Risiken nach einem im Vorfeld festgelegten Bewertungsschlüssel gewichten bzw. klassifizieren. Allgemein gültige oder gar gesetzliche Bestimmungen für eine korrekte Vorgehensweise gibt es hierzu nicht. In vielen Mängellisten bzw. Abschlussberichten werden die Klassifikationen „Major = Schwerwiegende Abweichungen“ und „Minor = Leichte Abweichungen“ benutzt.

Beispiele für mögliche Abweichungen aus sehr unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens sind:

• Überschreiten des Prüfzeitraumes bei Werkzeugen, Maschinen und Anlagen.
• Die Dokumentation der Unterweisungen erfolgt nicht regelmäßig.
• Für bestimmte Tätigkeiten wird nicht die dafür notwendige PSA zur Verfügung gestellt.

Risikobewertung: Die bei der Begehung festgestellten Mängel bzw. Risiken müssen in einem Mängelprotokoll dokumentiert werden, das in der Regel von der Fachkraft für Arbeitssicherheit geführt wird.

Bei der Mängel- bzw. Risikobewertung müssen zwei Kriterien berücksichtigt werden: „Eintrittswahrscheinlichkeit“ und „Schadensausmaß“. Dabei wird die Schadensschwere auf der x-Achse und die Eintrittswahrscheinlichkeit auf der y-Achse eingezeichnet.

Als Kategorien für die Schadensschwere kann man zum Beispiel folgende Kriterien heranziehen:

• Leichte Verletzung oder Erkrankung, zum Beispiel kleine Schnittverletzungen.
• Mittelschwere Verletzung oder Erkrankung, zum Beispiel unkomplizierter Knochenbruch.
• Schwere Verletzung oder Erkrankung, zum Beispiel Querschnittslähmung.
• Todesgefahr.

Die Beurteilung darüber, wie wahrscheinlich der Eintritt einer Erkrankung bzw. Verletzung ist und wie schwer die damit verbundene Gefährdung ist, erfolgt aber allein auf Basis des „gesunden Menschenverstands“ und der beruflichen Erfahrung der Begehungsteilnehmer. Aufgrund der Schadenschwere lässt sich schließlich die Priorität der Schutzmaßnahmen ableiten. Die Mängelliste wird nach Fertigstellung an die jeweiligen Abteilungen weitergeleitet. Diese bekommen Fristen gesetzt, bis wann sie diese Mängel abzustellen haben.